【営業事務の面接】営業事務の面接でよく聞かれる８つの質問と回答例を網羅的に解説！
はじめに
「営業事務として採用されたい」「営業事務に就きたいけれど、面接の質問に答えるポイントがわからない」などと考えていませんか。
企業が営業事務に求めている条件を理解し、優良な人材として採用される方法を知りましょう。
それには面接における正しい受け答えや態度が重要になります。
今回は営業事務志望の方に向けて、面接でよく聞かれるポイントへの正しい対処法をまとめました。
この記事を参考にすれば、面接で企業からの印象をよくする方法がわかります。
営業事務がどういった仕事なのかを確認したい方は以下の記事も参考にしてみてください。
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【営業事務の面接】よくされる8つの質問と想定回答例
営業事務の面接で想定される質問を8つ紹介します。
理想の回答例とともにチェックしてください。
自己PRや志望動機、前職での経験などさまざまなポイントがあります。
どれも仕事をしていくうえで大切な項目なので、真剣な受け答えが重要です。
具体的な回答例を参考にしながら、面接に合格する戦略を組み立てていきましょう。
自己PRに関する質問
まずは自己PRに関係した質問です。
この質問は、面接官が志望者の人間像を知るための質問です。
履歴書の内容に沿った忠実な回答をして、補足事項があれば一言だけ加えましょう。
具体的には自身の長所だけでなく、短所を問われることもあります。
特に短所の答え方は、慎重に言葉を選びましょう。
自己PRは面接の基本要素です。
これに関する答えで印象の大部分は決まるかもしれません。
長所と短所を自己分析し、印象が良い答え方を心がけましょう。
①自己PRをしてください
まずは自己PRに関する質問への回答です。
採用担当者がここで判断するのは、仕事への意欲や適性、コミュニケーション力などです。
志望者はそれを強く意識したうえで、自己PRとして、自身の強みを押し出してください。
営業事務ではデータ入力のようなパソコンを使った地味な作業が多いでしょう。
そのようなコツコツ進める作業が得意だったり、苦にならない性格だったりすることをアピールすると好印象です。
自己PRは長所をアピールする機会です。
企業が求める人材像に合わせながら、自身のよいところを伝えましょう。
回答例
「私の強みは任された仕事は、どんなに時間がかかっても最後までやり遂げられることです。
前職でもコツコツとした作業を任される機会があり、とき最後までやり遂げられるのかと、不安になることもありました。
しかしそのような状況でも、一秒でも早い解決法を考えつつ、地道に作業をやり抜いた経験があります。
この経験で私は前職でも高い評価を得て、プロジェクトのリーダーを任されたのです。」
②あなたの弱みや短所を教えてください
自己PRでは長所だけでなく短所も問われます。
面接官は志望者が自身を客観視していたり、企業が懸念している短所をもっていたりしないかを見極めているのです。
短所を正直に話せば、面接官からの印象が悪くなると不安に思う人もいるでしょう。
しかし実際は、短所を問われても、場合によっては営業事務で長所につながるような回答でクリアできます。
短所への対処法も示すと好印象につながりやすいでしょう。
一方で「細かい作業が苦手」という短所だと、営業事務には合わないと判断されます。
自己分析能力をアピールするためにも、短所はなるべく正直に答えてください。
しかしその場合でもとき長所につながる点を示すなど、言葉を選ぶ工夫も大切です。
回答例
「私の短所は仕事に没頭しすぎて、残業が続いてしまうことです。
しかしその分、仕事を最後までやり遂げるために、真剣に取り組んでいました。
その姿勢を評価してもらえたこともあります。
残業が続いてしまうことの対策としては、決められた時間に効率よく進める方法を考え、作業時間が無駄に延びないように注意しています。
これからも最後までやり抜くだけでなく、時間のロスを抑えるように工夫する所存です。」
志望動機に関する質問
面接では志望動機を問われます。
この質問を通して志望者は熱意を問われていると考えましょう。
具体的には営業事務職への志望動機に加え、「なぜ志望先を自社に決めたのですか？他のところではだめなのですか？」という類の質問も出ます。
志望先特有の理由を見出せないと、面接はうまくいかないでしょう。
ここでは志望動機を正しくアピールする方法の解説をします。
参考にすれば自身が就職・転職を目指す本当の理由に加え、相手に納得してもらえる志望動機の伝え方も見出せるでしょう。
③営業事務職を志望した動機を教えてください
営業事務職の志望動機はよく問われるパターンの1つです。
面接官はこの質問を通し、営業事務職に求められるスキルや素質を見ています。
志望者はスキルや素質をアピールするだけでなく、採用後に活躍できる可能性を伝えてください。
「家が近い」「土日休み」といった条件的な動機を答えてしまうと、仕事への熱意がないと判断されがちです。
営業事務を通して自分が活かせるスキルや、将来的なビジョンを答えれば、自己PRのような回答になります。
回答例
「私は以前から、パソコンを使った業務も多く、今ではExcelやWordにおける機能の大部分を使いこなせます。
縁の下の力持ちタイプなので、持ち前のパソコンスキルを活かしながら、営業事務で事業を支え続ける自信があります。
将来的には、営業部署において欠かせないサポーターとして、会社に貢献し続ける所存です。」
④どうして当社を応募したのか教えてください
志望先への応募理由も問われるます。
事前に答えを準備しておきましょう。
企業研究の成果が問われています。
企業は志望者に対して、自社に対する興味の度合いを探っています。
回答のポイントが企業研究の手段や材料、求人広告の概要の熟知、事業内容や仕事内容の把握などです。
以上を通して、自身がアピールしたいポイントを、うまく企業にマッチさせることが重要です。
志望先に対して、なぜそこでなければいけないのかという観点で、答えを考えましょう。
回答例
「私は御社が展開されているサービスを営業事務の立場からサポートしたいと考え、入社を志望しております。
企業研究の一環として、会社案内を拝見いたしました。
さらに公式サイトで製品・サービスの概略を読んでいるうちに、若手でも社長にメールでアイデアを提案できると知り、風通しがよくて問題を解決しやすい雰囲気があることに興味を覚えました。
この雰囲気なら、私の志望動機を実現し、御社の業績に貢献できると考えております。」
仕事内容に関する質問
仕事内容に関する質問は、主に前職を問うものです。
面接担当者はこの質問を通して、企業が求める経験値や、それを新しい職場で活かす方法を求めています。
特に前職も事務だった場合は、新しい会社との接点も多いでしょう。
前職が事務と関係ない場合でも、新しい会社との結びつきを考え、アピールしましょう。
事務と関係がある場合も、ない場合でも、新しい職場と何らかの関連性はあると思います。
自己分析の過程でぜひ探してください。
質問内容の詳細と、前職に応じた回答例を見ていきます。
⑤以前の会社でどんな仕事をしていましたか？
転職の場合、面接官は前職でどんな仕事をしていたかを問います。
志望者の答えを通して、企業が求める経験値や、それを新しい職場で活かす方法を見極めているのです。
前職でも事務だった場合は、少し多めに仕事内容を話すとよいでしょう。
前職と新しい職場の関連性が強いからです。
一方で異業種からの転職なら、システムの利用経験や他の従業員のサポートなど、営業事務に結びつく部分をアピールしましょう。
前職を通して、自身が有能であることを示す取り組みが重要です。
回答例（事務経験ありの場合）
「前職では一般事務として勤務していました。
電話全般の対応をしたり、専用システムによる発注履歴の入力作業などをしたりした経験があります。
社内では雑用を頼まれることも多く、積極的にコミュニケーションを取ったり、業務をスムーズに進めるためにスケジュールを調整したりもしていました。
こうした前職での経験から、次の営業事務でも御社のお役に立てると考えております。」
回答例（事務経験なしの場合）
「前職は5年間にわたり、工具販売の仕事をしておりました。
店舗では接客に限らず、専用システムで在庫管理や発注作業も経験しております。
この経験によりパソコンのExcelやWordなど、さまざまな機能を熟知しているので、事務仕事でも活躍できる自信があります。
後輩やアルバイトの育成も担当した経験があり、営業事務の立場からもこうしたサポートができるというのが私の考えです。」
⑥パソコンのスキルや資格はありますか？
営業事務ではパソコンのスキルや資格を問われます。
事務職である以上は、ブラインドタッチのスキルは必須です。
ほかにもWordやExcelにおいて、大部分の機能を使いこなせなければなりません。
また顧客や取引先とは、メールを使ったやり取りも多いでしょう。
そのため、パソコンのスキルに自信がないときは、事前に学んで身につけておくことが推奨されます。
以上からパソコンのスキルや関連資格に対する回答も重要になってくるでしょう。
回答例
入力経験がある場合は、以下のような形で答えるのがよいでしょう
「前職でExcelやWordにおけるデータ入力の経験があります。
そこでブラインドタッチのスキルも習得しました。」
入力経験なしなら、以下のような形でアピールしましょう。
「転職に備えて、自宅のタイピングソフトを使ってブラインドタッチの練習中です。」
「転職に向けてMOSの資格を取得いたしました」
前職についての質問
面接官によっては、前職に関する事柄を深く聞いてくる人がいます。
前の仕事の実態を知り、志望者が当時どのように業務にあたっていたのか、次の職場にどう活かせるかを見ているのでしょう。
この場合面接官は、志望者の過去の職歴から、営業事務としての適性を見極めます。
過去の職場の概要や、よかったところをあげ、自身がそこでの経験を新しい職場に結びつけられる可能性を考えてください。
以前勤務していた会社について正しく答える方法を解説します。
⑦以前にいた会社はどんなことをしていましたか
面接官は転職志望者に対し、以前勤務していた会社で何をしていたかを問います。
志望者自身に前職の会社について答えさせることで、キャリアにどれだけ真剣に向き合っているかを見極めているからです。
この場合は最初に過去の職場の概要を答えましょう。
続いて自身のこれまでのキャリアを簡潔に振り返り、営業事務の仕事に結びつけられる要素をアピールしてください。
間違っても「労働環境が悪かった」というような、前の職場の批判をするのはおすすめできません。
「他の要因のせいにして自身の責任を感じていない」と思われるからです。
過去の職場について、批判にならない程度に説明し、そこでの自身のキャリアを簡単に示しましょう。
回答例
「私は前職で3年間文房具販売の仕事をしていました。
そこで私は、お客様のパートナーとして長期的に使えるアイテムの提案を心がけていました。
その結果、3年間で150名ほどのリピーターに恵まれ、社内で高い評価を受けています。
また、他の従業員やアルバイトに商品の売り方をアドバイスし、より多く商品を売れるようにサポートしたこともありました。
営業事務では担当者のサポートが重要とされているかと思います。
その方々に寄り添った解決法を見出す自信があります。」
⑧前職の退職理由を教えてください
転職志望者に対して、面接官は前職の退職理由も聞いてきます。
退職回数が多いほど、採用で重視されやすいので注意しましょう。
退職理由が「残業が多い」、「人間関係がよくなかった」というネガティブな理由だと、印象はよくありません。
担当者はすぐに辞めてしまうか、継続的に働いてくれるかで転職志望者を見極めています。
そのため前向きな理由を答えてください。
「新しいチャレンジ」や「視野を広げる」というような、希望的な意味合いを含めるのです。
前職の退職理由を問われたときの対応方法を解説します。
回答例
「営業事務への転職を通し、仕事の幅を広げてみたいという思いがありました。
それを実践するなら今しかないと思い、現状に甘えず次のチャレンジに踏み出す決心をしたのです。
前職でもパソコンを使ったデータ管理の仕事をしているので、新しい環境にも十分に適応しつつ、人生の視野を広げられると考えております。
以上から今、営業事務への転職がふさわしいと思い、今回の応募につながりました。」
【営業事務の面接】面接の事前準備
面接の事前準備として大切なのは、面接に適した身だしなみ、志望動機、企業研究の3つです。
身だしなみは企業からの第一印象をよくするうえで大切です。
自身を好意的にアピールするための志望動機をまとめましょう。
企業研究で求められる人材を理解し、自身がそれに合うだけの理由を考えることも重要になります。
どれが欠けても、面接でうまく対応できません。
早い時期から準備を整えてください。
この章では、面接の事前準備の要点を見ていきましょう。
面接に適した身だしなみチェック
営業事務の面接に適した身だしなみを整えましょう。
どの職業でも清潔感のある服装は重要です。
事務職の場合はジャケットスタイルやスーツが適切とされます。
企業側から「私服で来てください」と言われるケースもあるようです。
しかしその場合でも、ジャケットに襟つきのシャツを基本とし、ボトムスはコットンのパンツやスカートを合わせるなど、オフィスカジュアルを心がけてください。
靴は男性なら革靴、女性ならパンプスを選びます。
このように面接で最低限ふさわしい見た目を整えましょう。
詳しくは、以下の記事も参考にしてください。
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履歴書で書いた志望動機をまとめ、プラスαを考える
面接では履歴書も重要になります。
志望動機をまとめるだけでなく、プラスαの内容を相手にしっかり伝えましょう。
事務職に限らず、多くの企業では面接のとき「なぜ我々の会社でなければいけないのか」、「なぜこの職業を選んだのか」という質問が想定できます。
これらの質問にうまく答えられるよう、自身の経験やスキルを志望先に活かせる理由を考えましょう。
自身がやりたいことに限らず、志望先への貢献につながるアピールポイントを見出してください。
企業研究を深める
面接対策として企業研究も重要です。
企業側は必ず理想の人材像をもっているので、公式サイトからその人物像をくみ取りましょう。
たとえすべての質問に立派な回答ができたとしても、その内容が理想の人材像に合わなければ不採用の可能性もあるのです。
コーポレートサイトから理念や社風を読みとり、企業が求める人材像を考えましょう。
相手が求める回答を想定しながら、自身がどのように会社に尽くせるかを考え抜いてください。
詳しくは「企業研究」の記事も参考にしてください。
【営業事務の面接】Web面接当日の流れから注意すべき点を解説
近年は企業側の事情から、志望者が会社を訪れるのではなく、Webで面接をするケースが見られます。
従来の面接とイメージが違うからこそ、それに合わせて入念に準備を進めましょう。
スタンバイの時間や身だしなみなど、具体的な注意点を解説します。
面接時間より前もって早めにPC画面前にスタンバイしておく
Web面接は、指定された時間より早めにスタンバイしましょう。
自宅でできると思って油断すると、面接時間までに担当者とのアクセスができず、遅刻をしたとして印象が悪くなります。
自宅からの移動時間がなくても余裕をもちすぎず、計画的に準備を進めてください。
面接時間が決まったら、その時刻の10分前までにパソコンの前でスタンバイを済ませておきましょう。
自宅完結だからこそ、早めの行動が重要です。
身だしなみを整える
Web面接でも身だしなみは重要です。
そのためなるべくスーツを着ましょう。
「カジュアルな服装で良い」と言われても、ジャケットやワイシャツといったセミフォーマルの服装が欠かせません。
パソコンのある部屋は、前日までにきれいに整えておきましょう。
Web面接でも、企業側からの第一印象がよくなる努力を忘れないでください。
通常の面接と同じ心がまえで挑む姿勢が重要です。
音が鳴る可能性のあるものはオフにする
Web面接では音の鳴りそうなものはオフにしてください。
たとえばスマートフォンの電源は必ずオフにしておきます。
ほかにもSlackやLINEなど、通知音が鳴りそうなものはすべて着信音をオフにしましょう。
念のためスマートフォンやパソコンの設定画面を一通り確かめ、音が鳴る可能性のある機能を切ってください。
音が鳴ってしまうと雰囲気を乱したとして印象も悪くなるので、面接開始前に不要な電源はすべてオフにしましょう。
画面に顔を近づけすぎない
Web面接では上半身が大まかに入り込むようにうつってください。
画面に顔を近づけすぎると圧迫感を与えてしまい、面接官を不快にさせてしまいます。
パソコンの画面からの距離感は大切にしましょう。
前日までに自身のカメラうつりをチェックし、適切な姿勢を確かめるのがおすすめです。
前のめりになりすぎず、正しい姿勢で相手と向き合うように心がけてください。
目線はカメラに向ける
Web面接中の目線は常にカメラに向けてください。
カメラに向かって真っすぐな高さがベストです。
念のため、このあたりも事前練習をしておきましょう。
Web面接では相手の顔に視線が向きがちです。
これは相手にとって顔以外のところを見ているようにとらえられます。
そのため顔よりもカメラに目を向けることで、真剣に向き合っている印象を受けるのです。
【営業事務の面接】企業が営業事務に求めていること
まずは企業が営業事務に求めている条件を知りましょう。
企業が面接で志望者を評価するポイントを学べば、正しい対策ができます。
コミュニケーションスキルやパソコンスキル、スケジュール管理など重要点を心得ましょう。
コミュニケーションスキルが高い人
営業事務として働き続けるには、コミュニケーションスキルが大切です。
この仕事は、お客様や社外の人たちとのやり取りが多いのです。
コミュニケーションスキルに欠けると、相手からの印象が悪くなり、社内での評価にもひびくでしょう。
相手の要求や要望を正確にくみ取り、理想の解決策を伝えることが使命です。
社内での連携をスムーズに進めるうえでも、相手と会話をかみ合わせることが重要になります。
コミュニケーションスキルは業務上、欠かせない能力なのです。
パソコンスキルが高い人
営業事務ではパソコンスキルも重要になります。
事務職の平均的な水準に比べると、パソコンのさまざまな機能を使いこなす腕前は高く求められているでしょう。
最低でもWordやExcel、PowerPointはものにしておきたいところです。
また顧客管理や営業支援といった専用ツールが必要なときもあります。
このように会社が用意した専用ソフトに、すぐに対応できる学習能力も重要です。
以上のこと基礎的なパソコンスキルは、スムーズな業務のために欠かせません。
スケジュール管理能力がある人
次はスケジュール管理能力です。
これは営業事務の仕事をスムーズに進めるために必要な能力です。
同じ部署だけでなくお客様のスケジュールも確かめながら、業務に支障がないように組み立てなければなりません。
たとえば見積書や契約書の作成だけでも、確認を修正という作業が絡んで1～2週間かかるケースがあります。
取り引きや手続きに対し、余裕をもったスケジュールで進めなければなりません。
業務に支障をきたさないようにスケジュールを管理し続けることも、営業事務の使命です。
臨機応変な対応力がある人
営業事務では臨機応変な対応力もカギになります。
営業部門はお客様の都合を優先した業務が多いのも特徴です。
お客様の要求や現場の状況によっては、マニュアルにないような対応を強いられたり、スケジュールも調整しながら仕事をこなしたりしなければいけません。
こうした対応を避けていると、営業事務として能力がないと評価されるおそれもあります。
一見、無茶に思える要求や仕事に直面しても、可能な限りスケジュールを調整しながらの対応が大切です。
このために問題をスマートに解決し、業務に支障をきたさずに済ませるスキルも問われます。
以上から営業事務では、状況に合わせて常に最適な判断のできる臨機応変な対応力も重要です。
社内の風土・文化に合う人
営業事務に限らず、社内の風土や文化に合う人材が求められます。
企業側にとっても採用した人には長く働いてほしいと思っているでしょう。
それ以上に、働く本人にとっても、企業の雰囲気が合わなければ、日々の生活に苦労してしまいます。
同じ営業事務でも勤める企業によって社風も異なるのです。
志望企業の公式サイトや口コミなどをチェックして、自身が就職したあとをイメージしてください。
このように、入社したあとのことまでしっかり想像することが、自身に合う志望先を決めるポイントです。
【営業事務の面接】営業事務に転職するために必要なこと
ここまで営業事務の面接に関する様々なことを紹介してきました。
最後に、営業事務への転職を志す上で重要になるポイントを紹介します。
それはキャリアプランを考えておくことです。
営業事務の面接では、キャリアプランについての質問をされることも多くあります。
詳しくは以下の記事を読んで参考にしてみてください。
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相談には転職エージェントがおすすめ
面接が不安な方や、効果的なアドバイスがほしいという方には転職エージェントの利用がおすすめです。
転職エージェントを利用することで、内定に繋がる効果的なアドバイスや面接対策など、転職に必要な要素の全面的なサポートを受けることができます。
営業事務のの仕事を志しているあなたには「アゲルキャリア」という転職エージェントがおすすめです。
アゲルキャリアは20代の営業関連の転職に特化した転職エージェントです。
内定率は驚異の95％と、かなり高い数字を誇ります。
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気になる方は是非この機会に利用を考えてみてください。
まとめ
営業事務に転職するには、面接の準備が重要です。
自身の長所や短所の分析ではなく、前職での経験も問われます。
履歴書だけでなく、面接での質問にも適切に答えられるように、本番までの入念な準備が大切です。
自己PRに加え、前職での経験が新しい職場でどう活かせるかをアピールしましょう。
近年はWeb面接も増えているので、それに対する準備も覚えておく必要もあります。
面接でよく聞かれるポイントを先に知り、入念な準備を進めていきましょう。
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