転職の面接後に送る質問メールの正しい書き方や7つのポイント、例文を解説
転職活動で面接を受けた後に、聞きそびれた質問やお礼のメールを送ろうと思ったけど、評価が下がらないか不安に感じたときがあるのではないでしょうか。
転職活動で面接をすると、逆質問で聞きたいと思っていた質問を緊張で忘れてしまうケースは少なくありません。気になっていた質問を聞きそびれてしまうと、次回の選考に影響が出てしまう可能性があります。
そこで本記事では、転職活動における面接後に送る質問メールの正しい書き方や7つのポイント、例文を解説します。面接後の質問メールで悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
【結論】転職の面接後に送る質問メールは問題なし
結論、転職活動における面接後の質問メールは、選考途中であっても問題ありません。ただし、一般的なメールとは異なり、ビジネスマナーが大切になるため、失礼のない内容で送る必要があります。
ビジネスメールの基本は、「簡潔にわかりやすく」です。長々とした文章で、いつまでも結論がわからない文章だと、採用担当者にストレスを与える場合があるため、評価が下がらないとは言い切れません。
ビジネスマナーが感じられない内容だと、社会人として仕事ができるのか不安要素を与える可能性もあります。面接で優秀な評価を得ても、不安要素を与えてしまうと、その後の選考で不合格になりかねません。
企業は組織であることを忘れてはいけません。企業で働く以上、社会人として一般的なマナーが身についていないと、入社後に苦労する場合があります。
転職活動をするということは、一度は社会人経験があると判断されます。採用担当者は、一般的なビジネスマナーがある前提で話しているので、面接後のメールは正しい内容で送らなくてはいけません。
面接後の質問メールで評価を下げないためにも、正しい内容の作り方を覚えましょう。
面接後の質問メールに含める内容
転職後の質問メールに含める内容は以下のとおりです。
件名
宛名と挨拶文
簡易的な自己紹介
終わりの挨拶文
署名
上記の内容を順番通りに記載すれば、簡潔にわかりやすく伝えられます。それぞれの項目でポイントを解説するので、書き方がわからない人は参考にしてください。
件名
件名は質問メールを送る上で重要な役割です。件名では以下のような内容を書きます。
「面接御礼の件」
「日時の詳細の件」
基本的に件名では、本文の内容を要約した情報を書きます。長々と書いてしまうと、本文を読む気にならないため、内容が一目見て判断できるように書きましょう。
また、件名に「〇〇です」と書く必要はなく、端的に記載しても問題ありません。ビジネスマナーは、本文の書き方が大切になるので、件名は特にこだわらなくて大丈夫です。
宛名と挨拶文
件名を書いた次は宛名と挨拶文です。大切なのは宛先の敬称です。宛名は以下のように正しく入れます。
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
株式会社〇〇 人事部 採用担当者 様
株式会社〇〇 人事部 御中
上記のように、担当者の名前がわかれば必ず書きます。もし、担当者の名前がわからない場合は、部署や採用担当をまとめた形式で書きましょう。
挨拶文は以下の定型文が一般的です。
「お世話になっております。」
宛名と挨拶文は、上記の内容が書かれていれば問題ないでしょう。
簡易的な自己紹介
簡単な自己紹介文は以下の内容を入れます。
〇〇 〇〇です。 〇月〇日に実施された面接にお伺いした者です。
名前はフルネームで書くようにしましょう。苗字だけにしてしまうと万が一、同じ名前の人が面接を受けていたときに見分けがつかない可能性があります。
メールにフルネームを記載するのは、一般常識になるので苗字だけにならないように注意が必要です。
質問内容を簡潔に記載
質問内容は、相手がすぐに判断できる内容を記載しましょう。質問内容には以下の内容を入れます。
「〇月〇日に実施された面接について、お伺いしたくご連絡いたしました。」
まずは何の質もなのか明確にします。その後、具体的な質問内容を書きます。
次回の面接の日時に、 〇月〇日（〇曜日）10:00～11:00と記載されていたのですが 〇月〇日（〇曜日）10:00～11:00と 〇月〇日（〇曜日）10:00〜11:00どちらが正しいでしょうか。
次回の面接の日時が異なっていた場合に質問をする例文でしたが、続けて文章を書くのではなく、箇条書きにして書くとわかりやすく簡易的に伝えられます。
終わりの挨拶文
終わりの挨拶文は以下の内容を入れます。
ご多用のところ恐縮ですが、ご回答いただければ幸いです。 何卒、よろしくお願い申し上げます。
上記以外にも「ご返信いただければ」「ご連絡いただければ」など、内容に合わせて使い分けるのもポイントです。
敬語が丁寧に使われていれば特に問題ありませんが、文章に沿っていない内容を書いてしまうと、失礼にあたるので注意しましょう。
署名
証明は以下の内容を入れます。
フルネーム
メールアドレス
連絡が取れる電話番号
上記の内容が最後に書かれていれば問題ありません。最後の文には、質問した内容を回答するための、メールアドレスや電話番号が書かれていると、探す手間が省けるので丁寧です。
「書くのが面倒くさい」と思うのではなく、「どうしたら丁寧に伝えられるのか」と考えると、正しいメールの内容が作れるでしょう。
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面接後の質問メールに送る7つのポイント
面接後の質問メールに送る7つのポイントは以下のとおりです。
ビジネスメールを意識する
件名で内容を伝える
質問しないといけないメールか確認する
件名と宛名は必ず記載する
営業時間内に送る
誤字・脱字の確認を必ず確認する
返信には24時間以内にお礼メールを送る
上記の内容は、面接後の質問メールで大切なポイントです。「何とかなる」と思うのではなく、表情や仕草で伝えられない分、丁寧な内容を心掛けるために覚えておきましょう。
ビジネスメールを意識する
前述で解説したように、転職中における質問メールは、日常の連絡とは異なりビジネスマナーが必要です。普段のメールだと思い込み質問をしてしまうと、失礼にあたる可能性が高いです。
ビジネスメールは社会人としての基礎になるため、ビジネスマナーが身についていないと、入社後の仕事で即戦力だと思われません。
企業は転職者に即戦力として活動してもらいたいと考えています。そのため、育成に時間をかけたくない企業は、入社後にビジネス研修が必要となる求職者を、不採用にする可能性が高いでしょう。
件名で内容を伝える
質問メールは、件名で内容が把握できるように伝えなくてはいけません。採用担当者は、転職者との面接以外にもさまざまな業務があり、社内外でメールのやり取りをしています。
そんな中、転職希望者からのメールが送られ、件名で判断できない内容だった場合、採用担当者はすぐに見るでしょうか。重要でないメールだと判断すれば後回しにする可能性が高くなります。
そのため、採用担当者に重要であると思わせるために、件名で内容を伝えなくてはいけません。返信しなければいけない内容だと判断されれば、すぐ返答がくる可能性が高いので、件名で内容を伝えることは大切だと言えるでしょう。
質問しないといけないメールか確認する
面接後の質問メールの中には、聞かなくてもいい内容を送ってしまっている場合があります。質問を送る内容は、採用担当者に負担を与えないためにも注意しなければいけません。
たとえば、次回選考の日時調整や応募職種の変更による質問は確認する必要があります。しかし、面接内容や調べればわかる内容のメールは、質問する必要がありません。
採用担当者は、転職希望者ひとりだけに時間を使ってるわけではないため、メールを送るときは負担を与えないように注意が必要です。採用担当者にストレスを与えてしまうと、評価が下がりかねないので、メールの内容は質問が必要か確認してから送りましょう。
宛名と署名は必ず記載する
宛名と証明はビジネスマナーだけでなく、一般常識として必要です。宛名と署名が記されていないメールは、誰から送られてきたのか判断できないため、返信をするのも難しくなります。
たとえば、自分が採用担当者の立場になって考えてみましょう。面接終了が終了した後に選考に関する質問メールが届いても、宛名と署名が書かれていないと不審に思う人は少なくありません。
不審に感じるメールは、返信しようと思わないため、無視されてしまう可能性が高くなります。そのため、どんな人物からメールが届いたのか把握するためにも、宛名と証明は必ず書くようにしましょう。
営業時間内に送る
転職における面接後の質問メールは、基本は営業時間内に送るようにします。営業時間内に送らないと、その日に確認できずメールが埋もれてしまう可能性が考えられます。
メールが埋もれてしまうと返信ができないため、採用担当者に伝わっているのか不安に感じる人が多いでしょう。そのため、採用担当者に認知してもらうために営業時間内に送る必要があります。
営業時間は、企業のホームページや採用情報に記載されている場合が多いので必ず確認しましょう。もし、ホームページや採用情報に書いていたい場合は、平日の10時から17時の間に送るようにすると、営業時間内に届けられます。
誤字・脱字の確認を必ず確認する
メールを送る際、誤字・脱字の確認は必ず必要です。誤字・脱字があるとメールを受け取った側は、書かれている内容を誤って認識してしまう可能性があります。
内容に違いが生まれると、返信内容も変わり聞きたい情報が確認できない場合も考えられます。また、聞きたい内容が確認できないと、再度メールを送らなければいけません。
何度もメールをすると採用担当者に負担を与えるため、印象が下がる可能性が高くなるでしょう。一度のやり取りで確実に聞くためにも、メールを送信する際は誤字・脱字がないか、何度か確認してから送る必要があります。
返信には24時時間以内にお礼メールを送る
メールの返信があった場合、基本的には24時間以内に返信が必要です。返信をする際は、前述で解説したように、営業時間内に送ります。
ビジネスマナーとして、質問した内容に対しての返信があったときは、即返答するのが大切です。自分のために時間を割いて返信をしてくれているため、後回しにせず優先して送りましょう。
また、返信が早いと仕事に対しても行動が早いのではないかと思われる可能性があります。そのため、質問に対しての返答があった場合は、すぐ返信できるようにしましょう。
低評価を受ける可能性がある質問メール3選
低評価を受ける可能性がある質問メールは以下のとおりです。
担当者名・企業名に誤字
改行や句読点がなく読みづらい内容
掲載情報で確認できる質問
上記に該当するメールを送ってしまうと、選考に悪営業がでる可能性があります。メールで評価を下げ、不合格にならないためにも上記の内容を把握しておきましょう。
担当者名・企業名に誤字
質問メールで担当者名・企業名に誤字があると、失礼にあたるため評価が下がる可能性が高くなります。企業によっては、評価が下がるだけでなく、不合格になる場合も考えられます。
自分が採用担当者の立場になった際、転職希望者から名前や企業名に誤字があるメールが送られてくると不快に思う人が多いのではないでしょうか。
誤字はビジネスマナーにおいて基礎です。転職の面接で良い評価を得たとしても、誤字によって評価が下がり不合格になると、チャンスを逃すことになりかねません。
面接後の質問メールで評価を下げないためにも、誤字がないように必ず確認してから送りましょう。
改行や句読点がなく読みづらい内容
質問メールは見やすさが大切です。たとえば以下の文章はどちらが読みやすいでしょうか。
突然のご連絡失礼いたします。 この度は、〇月〇日に面接の機会を設けていただき、誠にありがとうございました。 現在、選考を進めている職種に関して以下の質問がございます。 突然のご連絡失礼いたします。この度は、〇月〇日に面接の機会を設けていただきありがとうございました。 現在選考を進めている職種に関して以下の質問がございます。
上記の内容を比較して見やすいのは、改行や句読点がある文章だと答える人が多いのではないでしょうか。上記のように、1つの文章を言い切った後は、改行をしたりして読みやすいメールにするのが大切です。
改行や句読点に不安を感じる場合は、送信する前に声にだして読むのが重要です。自身で文章がおかしくないか、読みづらさはないかを確認してから送れば、問題がない内容になるでしょう。
掲載情報で確認できる質問
掲載情報で確認できる質問は、基本的にNGです。採用担当者は、忙しい時間を割いてメールを確認し、返信してくれます。
忙しい時間を割いてまで掲載情報で確認できる内容が送られてきたら、採用担当者からの印象はどうなるでしょうか。情報収集能力が欠けていると判断され、評価は下がり不合格になる可能性があります。
質問メールだけで評価を落とし不合格になると、いままでの努力がなくなってしまうので、メールを送る前に掲載情報で確認できる内容か判断してから送信しましょう。
自作メールでの見落としをなくすために
「誤字脱字を知らず知らずのうちに見逃していないか不安…」
「この文章の言い回しが本当にあっているのかわからない…」
これまで、低評価を受ける可能性のあるメールについてお話ししてきましたが、このようなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？
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転職者が見落としがちな4つの項目
転職者が見落としがちな4つの項目は以下のとおりです。
御社と貴社を使い分ける
返信文の「Re:」
はそのままにする
機種依存文字を避ける
PCアドレスで返信する
上記の内容は、よくありがちなミスに多く見受けられます。また、気づいていない可能性も考えられます。
ビジネスメールの作成が不安だという人は、ぜひ参考にしてください。
御社と貴社を使い分ける
「御社」と「貴社」の書きミスは多くの人がやりがちです。基本的に言葉で話すときは「御社」を使い、メールや履歴書による文中で企業を指す場合は「貴社」を用います。
御社と貴社の違いは、口語と文語による違いです。御社と貴社を転職におけるメールで間違えてしまうと、社会人としての基礎知識が欠けていると判断されるため、評価が下がる可能性があります。
気づかずに貴社と間違えて御社を使用している場合もあるので、使い方には注意しましょう。
返信文の「Re:」はそのままにする
メールソフトで返信をする際、「Re」という表記が表示されます。その後、質問の回答メールを受けるときに、件名の冒頭に「Re:」がつき「Re:（件名）」という表記になります。
これは、「件名についての返信」という文脈になるため、残す必要があります。「Re:」を消してしまうと、どんな内容でやり取りをしていたのかわからなくなるので注意しましょう。
機種依存文字を避ける
機種依存文字とは、該当の文字が同じ環境にあるPCや携帯からは確認できるが、別の機種では表示されない可能性がある文字です。
たとえば、「株式会社」を1マスにした「（株）」のような文字を指します。主に署名で使用される機会が多い機種依存文字は、メールソフトによって迷惑メールと判断されてしまうため、採用担当者のPCでは文字化けした状態で表示される可能性があります。
PCで変換したときは、横に「機種依存文字」や「機種依存」という表記がでるので、使用しないように注意しましょう。
PCアドレスで送信する
基本的に、返信をするときはPCアドレスで行います。近年、企業とのやり取りではチャットワークツールが使用される場合が増えています。
チャットワークツールは、企業内でやり取りをするケースが多いので、質問メールの場合はPCアドレスを使用しましょう。
PCアドレスであれば、社外の人からメールがきたと認識できるため、質問メールを送る際は、PCで使用しているアドレスの活用がおすすめです。
転職の面接後に送る質問メールのテンプレート例文
ここでは、転職の面接後に送る質問メールのテンプレート例文を解説します。質問メールのポイントや注意点の理解ができても、実際にどのように書くのかわからない人も少なくありません。
面接後のメール内容が不安な方は、本記事で解説するテンプレートを参考にしてください。
聞き逃した質問メール
聞き逃した質問があった場合のテンプレート例文は以下のとおりです。
件名：＜ご確認＞二次面接の開催場所の件 株式会社〇〇 御中 〇〇部 〇〇課 ～～ ～～ 様 お世話になっております。 先日、中途採用面接の実施をしていただきました～～～～です。 先日は、ご多忙の中貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 早速ですが、表題の件についてご確認をさせていただきたく、ご連絡いたしました。 二次面接の開始は〇月〇日10:00からとのことですが、面接場所の共有をいただけていませんでした。 訪問先は、貴社の下記住所でお間違いないでしょうか。 〒000-000 東京都〇〇区〇〇 〇-〇 〇〇ビル 〇階 ご多忙の中、お手数おかけし大変恐縮でございますが、ご確認いただきご教示いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 署名 ～～ ～～
質問に対するお礼メール
質問に対する返信があったときのお礼メールは以下のとおりです。
件名：Re:Re:二次面接の開催場所の件 株式会社〇〇 御中 〇〇部 〇〇課 ～～ ～～ 様 お世話になっております。 ～～～～です。 ご多忙の中、早速のご返信誠にありがとうございます。 二次面接の開催場所につきまして、 貴社3階のオフィスにて実施されるとのこと、承知いたしました。 〇月〇日の10:00に、貴社本社3階にお伺いさせていただきます。 取り急ぎ、回答の御礼を申し上げます。 当日は何卒よろしくお願い申し上げます。 署名 ～～ ～～
転職の面接後に送る質問メールはマナーを意識しよう
転職活動中における面接後の質問メールは問題はありません。ただし、評価が上がる場合が少なく、評価が下がる可能性があります。
採用担当者に送るメールは、友人や知人に連絡をする手段ではありません。転職者ということは、一度は社会人経験がある前提で話を進めています。そのため、基本的なビジネスマナーが必要です。
ビジネスマナーが身についていない場合、入社後にビジネス研修が必要になるため、工数を増やしたくない企業は、即戦力となる人材を採用します。そのため、ビジネスマナーがない転職者は、不合格になる可能性が高いと言えるでしょう。
転職活動中における面接後の質問メールは、ビジネスマナーに注意できていれば評価は下がりません。ただし、ビジネスマナーが身についていないと感じられる場合は、評価が下がることを理解した上で、質問メールを送りましょう。
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