【例文あり】転職における志望動機書のフォーマットや書き方を紹介！ポイントや注意点は？
転職の選考の際に、履歴書や職務経歴書とは別に志望動機書を求められるケースがあります。
しかし、志望動機書を作成したことがない場合、書き方やフォーマットについて悩んでしまうことも多いでしょう。
今回は、転職における志望動機書のフォーマットや書き方、ポイント、注意点を紹介します。
状況別の例文やポイントも紹介しているので、参考にしてみてください。
【転職における志望動機書のフォーマット】志望動機書とは？
志望動機書とは、応募先企業を志望する理由をまとめた書類のことです。
ほとんどの企業では、履歴書の志望動機欄に志望動機を記載するのが一般的ですが、履歴書とは別に志望動機書を求められるケースもあります。
履歴書の志望動機欄よりも、企業を志望する理由や志望度について詳細に記載するため、書類選考の段階から効果的なアピールができるでしょう。
志望動機書が新卒の就活で求められることは、多くありません。
第二新卒や中途採用の選考で求められる場合が多いため、企業の意図を理解し、それぞれの状況に合わせた志望動機書を作成することが大切です。
企業が志望動機書を求める理由
企業は、志望動機書を通して応募者の人間性や入社にかける熱意を読み取ろうとしています。
履歴書や職務経歴書には、スキル・経験といった事実を中心に記載するため、応募者の人となりや志望度などはわかりにくいでしょう。
そこで、書類選考から応募者のマッチ度が高いかを選別するために有効なのが志望動機書です。
多くの企業は、応募者に対してやる気やコミュニケーション能力、社会人としてのマナーがあるかを重視しています。
志望動機書を求める企業は特にスキル・経験以外の部分を重視している傾向が高いことを理解しておきましょう。
【転職における志望動機書のフォーマット】志望動機書のフォーマット
志望動機書には決まったフォーマットがありません。
そのため、企業からの指定がない場合は自由に作成し、自分なりの志望動機書を提出しましょう。
Web上にはテンプレートを提供しているサイトもあるので、雛形として活用するのもおすすめです。
また、特に指定がなければ手書きとパソコン作成のどちらでも問題ありません。
それぞれのメリット・デメリットについて詳しく解説していくので、自分が作成しやすい方法を選んでみてください。
手書きの場合
手書きで志望動機書を作成する場合、入社意欲や人間性がより伝わりやすいのがメリットです。
応募企業ごとに書くため時間はかかりますが、手間をかけた分の熱意が伝わり、好印象を与えられるでしょう。
しかし、誤字脱字があった場合には書き直さなければならないため、パソコンで作成するよりも集中力や時間が必要です。
字の大きさや丁寧さにも気を配るなど、注意点が多いのがデメリットと言えます。
応募先企業の社風を考え、手書きの方が好印象を与えられる場合は有用でしょう。
パソコンで作成する場合
パソコンで志望動機書を作成する場合、レイアウトの調整がしやすいため、採用担当者も読みやすい書類に仕上がります。
データを保存することもでき、応募する企業ごとに内容を変えながら活用できるでしょう。
また、PCスキルのアピールにもなるため、IT企業や事務職などに応募する場合はパソコンでの作成がおすすめです。
近年はオンラインでの選考が増えており、データで書類のやり取りをするケースも少なくありません。
一度パソコンで作成して、データを残しておくのも良いでしょう。
送付方法は2通り
送付方法も、メールか郵送の2通りがあります。
企業からの指定があれば従い、なければ適切な方法で送付しましょう。
手書きで作成した場合は、基本的に郵送で提出します。
パソコンで作成した場合であっても、印刷して郵送するケースがあるでしょう。
郵送する場合は、A4用紙で印刷し、他の提出書類と大きさを合わせるのがおすすめです。
メールで送付する場合は、WordやExcelからPDF形式に変換し、データの改ざんを防ぎましょう。
パスワードを付けて提出すれば、データの取り扱いに慎重なことをアピールできます。
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【転職における志望動機書のフォーマット】志望動機書の基本構成
志望動機をわかりやすく伝えるためには、構成に沿って作成することが大切です。
志望動機書の基本構成は、以下の順番で成り立っています。
- 結論（志望理由）
- 具体例（根拠となるエピソード）
- 貢献意欲（入社後のビジョン）
この基本構成を参考にして、わかりやすい志望動機書を作成してみてください。
それぞれ詳しく解説していきます。
1.結論（志望理由）
まずは、「貴社を志望する理由は〇〇です」と結論から述べましょう。
志望理由から述べることで、これからどんな話をするのかを端的に伝えられます。
逆に結論を先延ばしにしてしまうと、何を伝えたいのか読み取りにくくなってしまい、採用担当者に印象を残すことができません。
結論ファーストはビジネスの場面でも重要な要素です。
特にコミュニケーション力が必要となる職種では、相手にわかりやすく伝えるスキルも判断材料の1つになるため、普段から意識するようにしましょう。
2.具体例（根拠となるエピソード）
志望理由を伝えたら、根拠となる具体的なエピソードを記載し、なぜその結論に達したのかを伝えます。
具体例を出すことで、志望理由に説得感が増し、初めて見る採用担当者にも納得してもらえるでしょう。
具体例を書く時は、Web上に載っている例文などは引用せず、自分ならではのエピソードを書くことが大切です。
ありきたりな文章では、説得感がなくなるだけでなく、他者との差別化も図れません。
自己分析や他己分析をして、オリジナリティのあるエピソードを伝えましょう。
3.貢献意欲（入社後のビジョン）
最後に、入社後に何をしてどう貢献したいと思っているかを伝えます。
入社後のビジョンが明確であれば、採用担当者も応募者が入社した場合の姿がイメージしやすく、高評価につながるでしょう。
ポイントは、自分がしたいことだけでなく「企業に貢献できる点は何か」を伝えることです。
自分を採用するメリットを提示することで、積極性や自主性をアピールできます。
労力や時間、コストがかかる採用活動において、貢献意欲を伝えれば採用担当者に好印象を残せるでしょう。
【転職における志望動機書のフォーマット】志望動機書を作成する際のポイント
受かる志望動機書を作成するためには、熱意が伝わるようにポイントを押さえることが大切です。
ここでは志望動機書を作成する際のポイントとして、以下の5つを紹介します。
- オリジナリティを出す
- 応募先企業ならではの理由を伝える
- 企業の求める人物像にマッチした強みを伝える
- 自己分析・企業研究を行う
- 用紙の8割を目安に記入する
志望動機書の書き方次第で熱意の伝わりやすさは変わるため、ポイントを参考に作成してみてください。
それぞれ詳しく解説します。
オリジナリティを出す
志望動機書は、自分にしか書けない内容を伝え、オリジナリティを出すことが大です。
採用担当者は、普段からいくつもの応募書類に目を通しています。
その中でありきたりな内容を書いても、他者との差別化にならず、採用担当者の印象に残りません。
特に中途採用の場合、企業の求めるスキルを持っていたり、社会人として魅力的な経験を多く積んでいたりと、多種多様な人材が集まります。
他の応募者とは違う魅力を伝えなければ印象に残りにくいため、実体験をもとに自分なりの志望理由を考えるように意識しましょう。
中途採用の場合は、社会人経験の中でのエピソードを伝えるのがおすすめです。
応募先企業ならではの理由を伝える
志望動機書で大切なのは、応募先企業ならではの志望理由を伝えることです。
競合他社が多くいる中で、「なぜその企業でなくてはならないのか」を明確に伝えましょう。
応募先企業ならではの志望理由を伝えることで、「自社のことをよく理解している」と好印象を与えられたり、入社意欲がより伝わったりします。
反対に、どの企業でも当てはまるような志望理由や、使いまわししていると感じられるような志望理由だと「どこでもいいのではないか」とマイナスな印象を与えかねません。
転職理由や入社後のビジョンと一致するように、志望企業ごとに合わせた志望動機書を作成しましょう。
企業の求める人物像にマッチした強みを伝える
志望理由のエピソードや自分の強みを伝える際は、企業の求める人物像にマッチした強みを伝えましょう。
いくら強みや自分らしさを伝えても、企業の求める人物像とずれていては不採用になってしまう可能性があります。
企業のHPや募集要項に記載してある「求める人物像」をよく把握し、自分がマッチしている人材であるとアピールすることが大切です。
志望企業ごとに合った強みを伝えられるように、アピールする強みやエピソードは複数用意しておくと安心できるでしょう。
ただし、自分を良く見せようとして嘘はつかないように注意してください。
自己分析・企業研究を行う
上記のポイントを押さえるためにも、自己分析や企業研究を行い、自分と企業への理解を深めることが大切です。
自己分析や企業研究を行うことで、自分の大切にしている転職の軸なども明確になるため、失敗のない転職につながりやすくなるでしょう。
自己分析はWeb上に公開されているツールを活用したり、身近な人に聞いてみたりすることで客観的にも分析することができます。
企業研究は企業のHPやインタビュー記事、ニュース、SNSなどを詳細に調べることが重要です。
多方面からの情報を入手することで、競合他社との比較ができたり、オリジナリティのある志望理由を考えたりできるでしょう。
用紙の8割を目安に記入する
志望動機書を作成する際は、用紙の8割を目安に記載していきましょう。
用紙いっぱいに書いても要点がわかりづらく、空白が多いと「入社意欲が低い」と判断されかねません。
文字数の指定があれば従い、なければA4用紙に800字程度で記入するのがおすすめです。
特に手書きの場合は、文字数の大きさにも注意して均一に書く必要があります。
他人が読むことを意識して、読みやすさを常に意識しながら作成するように心がけましょう。
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【転職における志望動機書のフォーマット】志望動機書を作成する際の注意点
志望動機書の内容次第では、採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう可能性があるため、注意点もしっかり理解しておくことが大切です。
志望動機書を作成する際の注意点として、以下の5つを紹介します。
- 受け身の志望動機を書かない
- 待遇面の志望理由は避ける
- ユーザー目線の志望動機にならないようにする
- 「御社」と書かない
- 誤字脱字に気をつける
それぞれ解説していくので、参考にしてみてください。
受け身の志望動機を書かない
転職で謙虚な姿勢を見せるのは大切ですが、受け身だと思われるような志望動機は書かないように気をつけましょう。
たとえば、「学ばせていただきたい」「成長させていただきたい」などの表現はよく使いがちですが、主体性がないと思われてしまいます。
特に中途採用では、企業も即戦力になる人材を求めている場合が多く、応募者を育てることが目的ではありません。
成長意欲をアピールする場合は、「貴社で経験を積み、将来は〇〇に携わりたい」「研修制度を活用して、普段から資格取得に励みたい」など、自発的に行動できる人材であることを伝えましょう。
待遇面の志望動機は避ける
給与や待遇面についての志望動機は、仕事に対する意欲が低いと思われてしまうため、避けましょう。
待遇面についての志望動機では「待遇の良い企業ならどこでもいいのか」「もっと良い待遇の企業があれば転職するかも」とネガティブな印象を与えかねません。
転職先を決める際に給与や待遇、条件面はもちろん重要であり、判断基準の1つにもなります。
しかし、志望動機書は仕事に対する熱意を伝えるものであり、条件の良し悪しを伝えるのは控えましょう。
制度の魅力を伝える場合などは、「制度を活用して〇〇をしたい」などポジティブな表現を心がけてみてください。
ユーザー目線の志望動機にならないようにする
普段使っている商品やサービスを扱っているBtoC企業に応募する場合には、ユーザー目線の志望動機にならないよう注意が必要です。
よく使っている商品ほど、「使い心地が良い」「サービスが好きだから」と伝えたくなりますが、志望理由としては物足りません。
入社したら企業の一員になることをしっかりと理解し、ユーザー目線から抜け出すことを意識しましょう。
たとえば「普段使っていて便利に感じているが、この機能をさらに活用させたいと思う」「他社に比べてこの点が優れている」など、商品開発に携わりどのようになりたいかを伝えると、好印象を与えやすくなります。
「御社」と書かない
志望動機書に聞き慣れた言葉で「御社」と書いてしまう人もいますが、書面で書く際は「貴社」を使います。
ビジネスでもよく使う言葉のため、間違えてしまうと社会人としての常識がないと思われてしまうかもしれません。
面接や電話など口頭の場面では「御社」、メールや書面では「貴社」という使い分けを覚えておきましょう。
また、銀行の場合は「貴行」、組合の場合は「貴組合」、病院の場合は「貴院」など、応募先企業によって呼び方が変わる場合があります。
事前に調べておき、応募先企業ごとに正しい呼び方で記載するよう注意しましょう。
誤字脱字に気をつける
志望動機書は、誤字脱字や行間、読みやすさに注意して作成するように心がけましょう。
誤字脱字は仕事をするうえでの注意力にも直結し、読みやすい文章を書くことは社会人としても大切な要素です。
パソコン入力の場合、誤字脱字があっても中々気付けません。
完成したら必ず見直し、読みやすい文章になっているかも確認してください。
特に手書きの場合は、誤字脱字だけでなく大きさや丁寧さ、筆圧にも注意が必要です。
もし間違えてしまった際には修正ペンや修正テープの使用は避け、新しく書き直すようにしましょう。
誤字脱字を防ぐために一度下書きをしてから清書するのがおすすめです。
【転職における志望動機書のフォーマット】状況別の志望動機書の例文とポイント
ここでは、以下の状況別に志望動機書の例文とポイントを紹介します。
- 第二新卒の場合
- 経験職種への転職の場合
- 未経験分野への転職の場合
納得感のある志望動機書を作成するためにも、自分の状況に合わせた志望動機を伝えることが大切です。
志望動機書に決まったフォーマットはないため、例文を参考にして志望動機書を完成させてみてください。
第二新卒の場合
＜例文＞
この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございます。
私は、前職での販売経験を活かし、商品企画に携わりたいという思いから貴社の商品企画部を志望いたしました。
前職では店頭での接客をメインに行っており、お客様が喜ばれる姿を見てアパレル業界への興味が深まりました。
そして、自分でも売上やお客様の反応について分析するようになり、マーケティングについても自身で学んでおります。
貴社のブランドは独自性が高く、常に変化やお客様のニーズに対応して新しいアイディアを追及している点に魅力を感じております。
貴社に入社させていただいた際は、ファッションを通じてお客様に特別な体験を届けられるよう柔軟な発想を大切にし、貴社の成長に貢献したいと考えております。
何卒、よろしくお願いいたします。
ポイント
第二新卒ではポテンシャル採用となる場合が多いため、自身の経験や強みで活かせる点をアピールすると効果的です。
社会人経験が短い分、学生時代の経験を交えても構いませんが、転職理由と今後の展望が一致するように注意しましょう。
また、前職では叶えられない点を応募先企業では叶えられることを伝えると、志望理由に説得力が増します。
今後の成長や貢献できる点を伝え、長く働いていきたいとアピールすることが大切です。
経験職種への転職の場合
この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございます。
私が貴社を志望した理由は、顧客サービスに重点を置き、高い顧客満足度を実現している点に魅力を感じたからです。
前職では製造業界で営業経験を積み、新規ビジネスの開拓に携わっておりました。
そして、営業活動を重ねていく中で顧客満足度の重要さを実感し、さらに長く信頼関係を築いていけるような環境で成長していきたいと考えました。
貴社は既存クライアントと密な関係構築を目指し、長期的な取引を促進させ、ブランド価値を向上させていると感じております。
さらに持続的な市場調査と競合分析を通じて、常に新しいベネフィットの提供を行っている点にも惹かれております。
前職での営業経験を活かし、新規ビジネスのアイディアを生み出しながら、既存クライアントと長い信頼関係を構築し、貴社へ貢献していきたいと考えております。
何卒、よろしくお願いいたします。
ポイント
経験職種への転職の場合は、実務経験で身につけたスキルを応募先企業でどう活かせるのかを明確に示すことが大切です。
また、応募先企業ならではの志望理由を伝えることで、将来の展望もイメージしやすくなります。
求められることは年齢などによって異なりますが、即戦力になることをアピールするために、経験を活かして企業へ貢献できることを伝えましょう。
企業は新しい風として中途採用を行っていることもあるため、現社員にはないような強みをアピールすることも効果的です。
未経験分野への転職の場合
この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございます。
私は、広告について学ぶ中でWebデザイナーとして働きたいと考え、貴社を志望いたしました。
前職ではマーケティング部で広告運用を行っており、同時に自社のHP運営にも携わっておりました。
その中でデザインの与える印象の違いに興味を持ち、自身でも見やすく人が惹かれるようなデザインを作成したいと考えるようになりました。
貴社はデザインに力を入れているだけでなく、使いやすさも重視しており、クライアントに付加価値を提供している点に魅力を感じております。
仕事としては未経験ですが、現在HTMLやCSS、JavaScriptの学習を進めております。
前職で身につけた社会人経験や広告運用の知識を活用しながら、Webデザイナーとしても成長していき、貴社へ貢献したいと考えております。
何卒、よろしくお願いいたします。
ポイント
未経験分野への転職の場合は、前職での経験との共通点を見つけて、活かせる強みがあることを伝えましょう。
未経験分野へ挑戦するために現在自発的に行っていることも伝えることで、成長意欲があると思われ、高評価につながりやすくなります。
また、未経験分野へ活かせる点が少ない場合は、社会人経験をアピールするのも有効です。
社会人としてのマナーを心得ていて、人間性や熱意などを伝えることでポテンシャルがあると感じてもらいやすくなるでしょう。
【転職における志望動機書のフォーマット】志望動機書に関するよくある質問
次に、志望動機書に関するよくある質問について解説していきます。
ここでは以下の3つの質問を紹介するので、転職活動を進める際に参考にしてみてください。
- 複数の企業に第1志望と言っても良い？
- 職務経歴書に志望動機を書いても良い？
- 面接に進んだら気をつけることは？
1つずつ見ていきましょう。
複数の企業に第1志望と言っても良い？
志望動機書で第1志望と書いてしまうと、面接の際に深掘りされる可能性があるため、あえて記載する必要はありません。
ただし、本命の企業へ応募する際は、第1志望であることを伝えれば入社意欲が高いとポジティブな印象を与えることができます。
志望度が高くないと思われるような表現はNGですが、もし面接などで聞かれた場合は、「貴社の志望度が高いが、もう1つ迷っている企業がある」と正直に伝えるようにしましょう。
「第2志望」や「第3志望」といった伝え方は避けるように注意してください。
職務経歴書に志望動機を書いても良い？
中途採用の選考では。
志望動機書ではなく職務経歴書に志望動機を書く場合もあります。
職務経歴書に志望動機を書く際は、200〜300字で簡潔にまとめ、面接で詳しく話すのが一般的です。
小さい字でスペースいっぱいに書いても読みにくくなるため、5行程度で読みやすい文章を作成しましょう。
書くスペースが限られているからこそ、短い文章でもオリジナリティのある志望動機を書くことが大切です。
しっかりと応募先企業ならではの理由を伝え、結論ファーストでまとめるように心がけてみてください。
面接に進んだら気をつけることは？
書類選考が通過し、面接を受ける際には、一貫性のある回答をするように気をつけましょう。
特に志望理由や転職理由などは、面接でよく聞かれる質問のため、事前に応募書類の内容を再確認して面接対策を行うことが大切です。
面接官は応募書類を手元に置きながら面接を行う場合が多く、内容に齟齬があると違和感を与えかねません。
また、近年はオンラインでの面接が増えています。
オンラインでのコミュニケーションに慣れていない場合は、通信環境や部屋の照明を確認し、良い印象を与えられるように録画練習などを行ってみてください。
【転職における志望動機書のフォーマット】志望動機書の書き方に迷ったら転職エージェント
志望動機書の書き方に迷った場合は、転職エージェントを活用するのがおすすめです。
転職エージェントでは、志望動機書の書き方や添削だけでなく、企業紹介や面接対策、選考の日程調整までサポートしてくれます。
転職のプロからアドバイスをもらうことで、初めての転職でも不安を解消しながら進められるでしょう。
無料で相談が可能だったり、適職診断が受けられたりと、転職を成功させるための環境が整っているため、転職に悩んでいる人は一度相談してみてください。
第二新卒向けのエージェントや職種・業界に特化したエージェントなど種類も多岐に渡ります。
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まとめ
この記事では、志望動機書の書き方について、フォーマットやポイント、注意点、例文を紹介しました。
志望動機書には決まったフォーマットがないため、指定されていない場合は自由に作成して構いません。
ただし、「結論」「具体例」「貢献意欲」の構成に沿って、わかりやすい志望動機書を作成するように心がけましょう。
採用される志望動機書を作成するためには、応募先企業ならではの志望理由を伝え、オリジナリティのある文章を作成することが大切です。
この記事で紹介した例文を参考にして、自分の状況ごとに合った志望動機書を作成してみてください。
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