【面接対策完全ガイド】秘書になりたい女性へ！必ず聞かれる質問と解答例とポイントとは？

【秘書への面接対策】秘書の仕事内容とは

秘書の仕事内容は多岐にわたります。

しかし、上司の業務サポートをメインにおこなうため、上司に支障をきたすような働きをしてはなりません。

ですが、激務なことが予想される秘書の仕事は、どのようなものがあるのでしょうか。

ここからは、秘書の仕事内容について紹介します。

来客対応

秘書は社長や議員さんなどの上司に対する来客対応をしなければなりません。

来客対応はお客様のお迎えをはじめ、応接室の準備やお茶出し、お見送りまでの一連の作業に携わります。

企業の上司クラスであればそこまで格式の高い人物が来客することはありませんが、企業の役員クラスになると来客相手も役員クラスになることが多いです。

そのため、秘書は失礼がないような所作をしなければなりません。

お茶だしをするだけでも出す順番といったマナーがあるので、あらかじめ学んでおく必要があります。

交流面のサポート

役員や社長などの上司が関わっている交流関係がある部分をサポートすることも、秘書の仕事です。

冠婚葬祭関連の準備やお礼状の送付、お中元やお歳暮などの手配をしなければなりません。

例えば、冠婚葬祭のケースだと、上司とともに出席することはもちろんですが、時には上司の代理で参加することがあります。

その際には上司の代理なので、慶事や弔事に関する知識を身につけておかなければなりません。

そのため、秘書として全うするためには、冠婚葬祭に関するマナーやお礼状の書き方、ビジネスマナー、一般教養など、幅広く知識を身につける必要があります。

トータルスキルが備わっている秘書は上司の顔を汚さないことはもちろん、秘書としてのレベルも高く見られます。

上司のスケジュール管理

秘書の業務として、上司のスケジュール管理は最も重要な業務といっても良いでしょう。

役員や社長は企業に関する業務以外にも、取引先との会食やミーティング、出張など多忙な毎日を過ごしています。

このような多忙なスケジュールを正確に把握し、うまくタイムスケジュールを組み立てることで、上司の多忙なスケジュールをキレイに整理することが可能です。

しかし、時間を間違えていたり予定に間隔があったりすると、上司からの不満は絶えないでしょう。

自分の体調だけでなく上司の体調面もケアしながら、スケジュールを立てたり移動手段を決めたりしなければなりません。

よく聞かれる秘書面接の質問5選

秘書を募集している企業の業種はさまざまです。

社長・役員・政治家・弁護士など、誰の秘書になるかにより、業務内容は大きく異なります。

秘書に転職希望の際は、応募先企業がどのような人材を求めているかを事前に調査しましょう。

大抵の企業でよく聞かれる秘書面接の質問は、下記項目の5つです。

それぞれの模範的な回答例とおすすめできないNG回答例を紹介します。

例を参考に、自分の言葉で答えられるよう準備しましょう。

1.志望動機は何ですか？

志望動機は、どの転職面接でも聞かれる質問ですが、秘書面接の場合は秘書の業務内容を正確に理解した上で応募しているのかを確かめる目的もあります。

事前に、企業の社風やビジョンをある程度調べておきましょう。

2.あなたはどういう人ですか？

秘書業務に向いている人格特性を見極めるために用いられる質問は、秘書面接では多く聞かれます。

自分の長所や強みをただ伝えるだけでなく、秘書業務を理解した上で自分の性格が向いているとの熱意をアピールするようにしましょう。

3.想定外の状況への対応方法は？

一般的に、秘書業務を遂行する上で欠かせないのは、スケジュール調整や管理だといわれています。

きちんと前もってスケジュール調整していても、想定外の出来事が起こる可能性はゼロではありません。

規模の大きな企業ほど、予期せぬ事態が生じるケースが多々あります。

そのため、想定外の状況が生じた場合に対応できる柔軟性や順応性を持ち合わせているかどうかを確かめることが質問の目的です。

4.どのようなスキルを持っていますか？

スキルを聞かれた場合は、保有しているスキルが秘書業務にどのように役立つかを関連付けてアピールするようにしましょう。

実績を交えつつ回答すると説得力が増します。

パソコンスキルやビジネスマナー、マネジメント能力などは秘書に必要なスキルです。

5.重要な情報を他の社員に聞かれたら？

上司の近くで働くことが多い秘書は、企業の機密情報に触れる機会も多い立場です。

面接官は、知り得た機密情報をどのように扱うのか、守秘義務に対する正しい理解があるかを確かめたいと思っています。

たとえ同じ会社の役員や幹部であっても、重要な機密情報に関する守秘義務があることに変わりありません。

情報の取扱い方次第で、会社の経営や業務内容に大きな影響を与える場合があります。

そのため、秘書面接では重要事項の質問です。

採用の可否を大きく左右する可能性が高いため、言葉選びは慎重に行いましょう。

役員秘書面接での質問例＆回答例

秘書には、社長秘書・役員秘書・医療秘書・弁護士秘書など種類がさまざまあります。

種類により業務内容が若干異なり、求められる人材が異なるため、応募先企業のリサーチが必要です。

大企業でよく募集されているのは役員秘書です。

役員秘書は、通常役員個人を補佐し、業務内容は多岐にわたります。

役員秘書面接でよく聞かれる質問例7つは下記項目のとおりです。

代表的な回答例を参考に準備しましょう。

機密情報の取り扱いについて

機密情報に関する取り扱い方は、秘書にふさわしい人材かを見極める重要な要素です。

役員秘書であれば、重要な情報の取り扱いは珍しいことではありません。

他の社員から情報を尋ねられるケースを想定し、前もって対策を考えておくことが必要です。

役員秘書には、他の役員との関係を不必要に損なうことなく適切に対処できる、高いコミュニケーション能力が求められます。

加えて、機密情報は漏らさないとの固い決意を示す姿勢が必要です。

ソフトウエアスキルに関する質問

多くの役員秘書業務には、会議で使用するプレゼンテーション用資料の作成・経費をはじめとしたさまざまな報告書の作成・役員宛のメール選別および対応などが含まれます。

高いパソコンスキルを持っているほうが業務に掛かる時間を短縮可能です。

そのため、面接では、多岐にわたる膨大な業務を効率的にこなせる人材かを見極める質問がなされます。

予期せぬ日程調整の経験

役員は、数多くの人と関わりがあり、急な来客や会議が入ることも少なくありません。

事前にきちんとスケジュール調整していても、予期せぬ出来事のために再度調整を図る必要が生じます。

そのようなケースで適切な対応をするのが秘書の役割です。

役員のモチベーションを下げることなく、円滑な会社運営に寄与できるスケジュールマネジメント能力が必要とされます。

不在の経営幹部への面会要求への対応

役員が不在の場合に、面会を求めてくる人に対応するのも秘書の役割です。

面会者の中には、不在を告げた途端に不服な様子を見せる場合があります。

機嫌を損ねている人への対応いかんにより、今後の会社運営に影響を及ぼす場合があることを念頭に置きましょう。

面接官は、会社の経営幹部を上手にサポートしてくれる人材かを判断するべく、具体的なシチュエーションを考慮して質問する場合があります。

回答する際は、ひと言で終わるのではなく、具体的に答えるよう心がけましょう。

緊急の仕事の時間管理方法

どの企業でも、緊急の仕事が入るのは珍しいことではありません。

通常業務でも忙しい上に緊急の仕事が入る場合、プレッシャーやストレスがかかります。

厳しい条件下での冷静な対応は、スムーズな会社運営に不可欠です。

プレッシャーやストレスに立ち向かうために必要な、冷静さや落ち着きを常日頃から養うようにしましょう。

優先順位を定め、複数業務を期限内にこなせる能力をアピールできます。

経営幹部の要求の予測方法

秘書の優秀さは、上司の要求を事前に察知して先回りできるかどうかでも見極められます。

与えられる指示に従うだけでは、重宝される秘書とはいえません。

入社間もない時期は難しくても、できるだけ早い時期に上司の要求を察知できる能力が必要です。

そのためには、高いコミュニケーション能力や状況把握能力などが求められます。

自分が持つヒューマンスキルを上手に表現できるよう準備しましょう。

秘書としての役割について

大抵の企業では、ある程度の自尊心を持ち、熱意とやる気を持って働いてくれる秘書を必要としています。

自分に与えられた仕事や立場の意義を理解しているかがポイントです。

面接官は、応募者が秘書の役割をきちんと理解し、自社の円滑な運営に貢献してくれるかを判断したいと思っています。

事前に、応募先企業が求める秘書の役割を調査しておきましょう。

【秘書への面接対策】秘書の面接で聞いておきたい逆質問例

秘書の面接では、面接官から聞かれる質問対策だけでなく逆質問の対策もおこなうと良いでしょう。

しかし、やみくもに逆質問をするだけでは、面接官にとって有意義な時間にならないかもしれません。

そこで、ここからは秘書面接で聞いておきたい逆質問例について紹介します。

入社するまでに身につけておくスキル等はありますか？

「入社するまでに身につけておくスキル」についての逆質問は、入社してからの成長意欲が伝えられます。

仕事に関しての成長意欲は、面接官にとって好印象と捉えられるでしょう。

しかし、

なぜなら、秘書に関するスキルについて詳しくないと、面接官に「ただ聞いている」という印象を与えてしまうからです。

そのため、秘書面接前までには秘書に必要とされるスキルを把握しておくようにしましょう。

スキルについての逆質問の答えに対して、「〜な資格の勉強しています」という風に答えるだけで成長意欲の高い人材と見られます。

秘書面接の際には、秘書に関するスキルについて逆質問することが重要です。

御社の秘書として求められることは何ですか？

秘書面接の逆質問の際に、面接官に対して秘書として求められていることを質問してみましょう。

身につけておくべきスキルと同様に、秘書として求められることを逆質問することで意欲がある人材と見られるからです。

また、秘書として求められることを把握しておくと、これから秘書として入社する前に前もって自己学習が可能です。

あらかじめ秘書に関する勉強をしておくことで、実際に入社してもスムーズに業務へ入れるでしょう。

このように、逆質問の際には秘書として求められることを聞いておくことがおすすめです。

御社のHPに〜〜に書いてありましたが、より詳しく教えていただけますでしょうか？

「HPに〜〜と書いてありましたが〜」といった逆質問は、面接を受ける企業に対して興味を持っていることを面接官に伝えられます。

面接を受ける企業のHPに載っている内容について質問すると、面接官に入社意欲が高い人材という風に思われるからです。

HPに関する逆質問をする際には、企業の風土や事業部の取り組みなどHPを細かく見ましょう。

HPの内容に関する逆質問をする際に、その答えがHP上に載っている可能性があるからです。

もし、HP上に逆質問に関する答えが載っていると、面接官にとって「良く見ていない人」といった印象を抱えてしまう可能性があります。

そのようなリスクを負わないためにも、HPに関する情報について逆質問をする際は、細かく情報を精査しましょう。

秘書転職面接で重要視されるポイント

基本的に、業界・業種が異なる場合でも、秘書となるための特別な資格は必要ありません。

しかし、一般事務とは異なり、秘書ならでは重要視されるポイントがいくつかあります。

面接前にポイントを押さえておき、どのようにアピールできるかを準備しておくことは面接を成功させるこつです。

下記項目では、大抵の企業に共通している代表的なポイントを4つ解説します。

自分の状況やスキルに合わせて対策を講じましょう。

ビジネススキルの有無

ビジネスパーソンとして重要な役割を担う秘書は、ビジネススキルを常に磨くことが必要です。

基本的なビジネススキルは、大きく分けるとテクニカルスキル・ヒューマンスキル・コンセプチュアルスキルの3種類に分けられます。

具体的には、情報収集やパソコンスキル・コミュニケーション能力や交渉力・冷静かつ論理的に考える能力や柔軟性などです。

最初から全てを兼ね備えることは難しいものの、基本的なスキルを培えるよう日頃から努めましょう。

ビジネススキルの向上を目指した前向きな姿勢は、話し方や言葉遣いに表れます。

人生経験が豊富な面接官は見抜けることを忘れないようにしましょう。

臨機応変な対応力

上司の要求に応えたり、緊急な予定変更に合わせたりするためには、臨機応変な対応力が必要です。

決まったスケジュールにしっかりと付き従うだけでは物足りません。

上司となる社長や役員の業務内容は煩雑なケースが多く、交友関係や行動範囲も多岐にわたります。

サポート役の秘書は、急なトラブルや出来事の調整を任されることが一般的です。

上司の意向に沿ったスケジュール管理やマネジメントをする上で、型にはまらない柔軟な見方や判断力が求められます。

同時に、プレッシャーやストレスに耐えられる対応力が必要です。

優先順位を定めたマルチタスク管理には、関係する人との良いコミュニケーションも必要とされます。

基本的な秘書スキル

秘書面接の際に、面接官は基本的な秘書スキルがあるかどうかを観察します。

例えば、振る舞い・話し方・ビジネスマナーなどです。

話し方には、正しい敬語の使い方も含まれます。

また、秘書は取引先の名前および肩書を覚える必要も多々あり、必要な情報を上司に伝えるのも役目のひとつです。

そのため、相手の顔を見て話す態度や書類の管理方法、ある程度の記憶力なども観察されています。

几帳面さが伝わるような振る舞いを意識しましょう。

場合によっては、商談に行く際に手土産を準備したり、会食で利用するレストランの手配もする必要があります。

情報収集力は重要なポイントです。

清潔感

外見が人に与える印象は大きいことも覚えておきましょう。

メイク・髪型・服装など、自分が思っている以上にチェックされています。

派手過ぎることも地味過ぎることもなく、応募先企業に見合った雰囲気の服装や身だしなみが大切です。

何よりも、清潔感が感じられる雰囲気が重要なポイントとされます。

さまざまな種類の人物に対応する可能性が高い秘書は、会社の顔として相手の印象に残ることが一般的です。

清潔感あふれる服装や身だしなみは、きちんとした安定感のある会社との印象を与えます。

上司の評判を上げることにも寄与し、ひいては商談成立など重要な場面にひと役買う可能性も高いことを覚えておきましょう。

【秘書への面接対策】秘書への転職で有利に働く資格

秘書として転職を目指す際に、どのような資格があると有利に働くのでしょうか。

そこで、ここからは秘書への転職で有利に働く資格について紹介します。

ビジネス実務マナー検定

ビジネス実務マナー検定は、秘書の業務に関連する試験です。

ビジネスパーソンとして行動力や会話力などを図る試験で、ビジネス社会において適切な人材かどうか問われます。

ビジネス実務マナー検定は1〜3級まで用意されており、ビジネスパーソンとしての表面的な知識から深掘りした内容も。

また、ビジネス実務マナー検定は併願も可能で、複数の級を一度に獲得することも可能です。

秘書として活かせる内容となる試験なので、秘書を目指している方は取得しておきたい資格でしょう。

級	受験料
1級	6,500円
2級	4,100円
3級	2,800円

TOEICは、英語力を広く問う試験です。

合格のようなスタイルではなく、点数が表示されるスコアスタイルです。

秘書として長年働いていると、外国人との応対をおこなうケースもあります。

その際に英語が使えないと、上司とその外国人が円滑にコミュニケーションを取ることができなくなるかもしれません。

TOEICは年に10回（2月・8月を除く）開催され、日本全国で受験可能です。

また、自分で受験する場所を自由に選択できるので、公式HPをもとに自分が受験しやすいところでチャレンジしましょう。

受験料	7,810円
受験後、1年以内の再受験（3ヶ月間）	7,150円

秘書検定

秘書の業務に関する資格として、秘書検定という試験があります。

公益財団法人実務技能検定協会が実施している資格試験で、一般知識やマナー、接客対応などのスキルが問われます。

ビジネス実務マナー検定と近しい部分がありますが、試験内容で知識が問われる部分と実技が問われる部分がある点が大きな違いです。

また、1〜3級（準1級あり）まで用意されており、知識と実技が問われるのは3級からです。

秘書に活かせる内容となっているので、秘書の方にはぜひとも取得したい資格です。

級	受験料
1級	6,500円
準1級	5,300円
2級	4,100円
3級	2,800円

日商PC検定

日商PC検定は、PCスキルを問う資格試験です。

しかし、日商PC検定は簡単なPC資格試験ではなく、企業や責任者の補佐として働けるレベルの試験内容です。

そのため、役員や社長の秘書として働いている方には必ず取得しておきたいところ。

日商PC検定は、文書作成やデータ活用、プレゼン資料の作成の3つの試験に分かれています。

スキルや受けたいものに応じて検定級は異なります。

社長の秘書を担っている方であれば、1級の資格が必要です。

しかし、いきなり1級の受験をしても不合格になる可能性が高いので、順を追って受験することをおすすめします。

級	受講料
1級	10,480円
2級	7,330円
3級	5,240円

CBS（国際秘書）検定

書としてレベルの高い人材を目指すのであれば、CBS（国際秘書）検定の資格取得を目指しましょう。

CBS（国際秘書）検定では日本語と英語でのコミュニケーション能力、実務処理能力が問われる検定試験で、秘書に関する資格試験でもレベルの高い資格となります。

また、CBS検定は2種類の試験があります。

一つ目は準CBS検定で、誰でも受けられる「プライマリー試験」に合格した者だけが受けることが可能です。

二つ目はこれまで紹介したCBS検定で、準CBS検定に合格した者だけが受験可能です。

このように、条件を満たした者だけが受験できるCBS検定は、秘書として人材価値を上げられる資格といってよいでしょう。

名称	受験料
プライマリー試験	9,980円 ※再試験は6,050円
ファイナル試験	20,000円 ※再試験は1科目6,000円

面接対策方法と意識すべきポイント

秘書への転職を検討している場合、十分な事前の対策が必要です。

面接官がどのような点をチェックするのかを意識しておくなら、採用に前向きに検討してもらえる可能性が高くなります。

また、自信を持って面接に臨むためにも適切な準備と対策は重要です。

全体的に熱意と意欲が感じられる良い面接となるよう、意識すべきポイントを押さえておきましょう。

言葉遣いとマナー

正しい言葉遣いやマナーは、秘書に求められる大切なポイントです。

意識していなければ、正しい日本語ではない言い回しや表現が身に付いている場合があります。

敬語と思って使用していても、間違っている場合も少なくありません。

普段の生活で、正しい言葉遣いを意識しましょう。

また、相手の質問に対する的確な答えができるかも重要です。

質問の意図を理解し、簡潔で分かりやすく伝える必要があります。

直属上司だけでなく、社内外問わずさまざまな相手と良好な人間関係を築くには、基本的なマナーが必要です。

明るい声や笑顔でのあいさつを忘れないようにしましょう。

事務能力をアピール

一般事務とは異なり、秘書業務ではマルチタスク能力が高い人が重宝されます。

これまでの事務に関する実務経験を述べる際は、どれほどの量をどのくらいのスピードでこなせるかが分かるように、具体的な数字を挙げられるよう準備しておきましょう。

実績が分かるエピソードや受賞した評価制度などがあれば、事務能力の証明として提示できます。

MOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）の称号があれば、事務能力の高さをアピール可能です。

スケジュール管理や調整に関する経験や短期間に数多くの業務をこなした経験などがあれば、端的に説明できるよう準備できます。

聞く力と相槌の重要性

面接の際は、自分の回答内容ばかりに注意を集中するのではなく、面接官の説明にきちんと耳を傾ける姿勢を示すことが大切です。

早く回答しようと思うあまり、面接官の質問が終わらないうちに話始めるのであれば、聞く力がない人とみなされてしまいます。

面接といえども、人と会話していることを忘れないようにしましょう。

会話は、キャッチボールのようであり、一方通行であってはいけません。

相槌を打ちながら、面接官の話をよく聞く姿勢が大切です。

相槌は、自分の話したいことばかり考えておらず、相手を理解したいとの気持ちを伝えるのに役立ちます。

簡潔な回答の整理法

コミュニケーション能力が高い人は、よく話をする人とは限りません。

自分に投げかけられた質問の意図を正確に把握し、簡潔で分かりやすい回答ができるのであれば、コミュニケーション能力に優れていると評価されます。

面接官に好感を与える簡潔な回答とは、一般的に30秒~1分程度の長さです。

面接官から聞かれるのでない限り、最初は要点だけを伝えます。

聞かれないうちから長すぎるエピソードを話すのは、逆効果です。

最初に結論を述べ、その後簡単なエピソード、結論の順で話します。

ひとつの質問に対して、アピール要素はひとつに絞りましょう。

まとめ

秘書業務への転職は、ハードルが高いと感じている人は多いのではないでしょうか。

しかし、事前にきちんと準備して対策を練っておけば安心して面接に臨めます。

秘書の業務内容を調査し、必要とされる人材に関する理解を深めておくことは大切です。

秘書面接ならではの質問がなされる場合が多くあります。

質問例や回答例を参考に、自分のスキルや応募先企業が求める人材を考慮に入れて、オリジナリティーあふれる回答を準備しましょう。