【例文4選】未経験から事務職へ転職！履歴書の志望動機はどう書く？効果的な書き方を解説

転職活動において、応募先企業の志望動機を考えることは必須です。

履歴書や職務経歴書でも必ず志望動機欄が設けられており、面接でも質問されます。

数ある求人の中からなぜその企業に入りたいと思ったのか、それを言語化することで応募先企業への入社意欲を伝えるためです。

特徴のある職種では書きやすいものの、一般的な職種は少し難しく感じるかもしれません。

なかでも事務職は、必要な資格もなく誰でも応募しやすい職種であり、どの企業も似たり寄ったりの仕事内容を任せられます。

そのため、志望動機を書くことに苦戦する人も少なくありません。

そこで、この記事では志望動機の例や書き方、面接での伝え方を解説していきます。

これから事務職に転職したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

【事務未経験者の志望動機】事務の仕事内容とは

はじめに、事務の主な職務内容についてご紹介します。

任せられる仕事は会社ごとによって若干差があるものの、基本的には書類作成や請求書作成などデスクワークが中心です。

事務職の主な仕事内容を3つご紹介します。

書類作成

事務職の仕事の大半は書類作成です

経理事務や営業事務など、事務職の種類によって扱う書類は異なるものの、以下のようなさまざまな種類の書類を作成します。

事務職は基本的に会社の各部署のサポート業務が中心ということから、それぞれの社員が業務に必要な書類作成を担います。

たとえば営業事務だとすると、営業社員が顧客へ商品を提案するために必要な見積書から契約する際の契約書、その後は発注書から請求書まで、さまざまな書類が必要です。

会社ではどの部署の業務でも書類が必要なので、事務職がいかに縁の下の力持ち的な存在であるかが理解できるでしょう。

顧客管理や対応

事務職の中心業務はデスクワークですが、顧客管理や顧客対応も多くあります。

たとえば会社にクライアントから電話がかかってきたときに、基本的には社内に常駐している事務スタッフが電話を取り次ぎます。

また、問い合わせがあったときには顧客名や用件を伺い、担当の社員に取り次ぐことです。

会社にはさまざまな種類の問い合わせがあるため、ある程度は会社が抱えている案件や担当者を把握しておく必要があります。

さらに、取引先や顧客といった社外対応だけではなく、社内でも必要なやりとりを行います

部署が多い会社の場合、たとえば経理事務なら各部署の経費精算のために部署間を回ってコミュニケーションをとることも少なくありません。

社内外との連携が必要なのも営業事務の大きな特徴でしょう。

製品やサービスの管理

事務は、製品やサービスの管理も行います。

たとえば、メーカーや勝者など商品がある場合には在庫管理を行うこともあります。ときには出荷に関わることも少なくありません。

そのため、会社が扱っている商品についての知識も最低限は必要です。

急ぎであれば出荷自体を事務が行う可能性もあるため、出荷も一人でできるようになったほうが業務はスムーズに進みます。

もし、顧客が注文する商品を間違えた場合にも知識があれば気付いて対応できるでしょう。

また、商品がなくてもサービス内容の知識は必要です。

顧客から電話などでサービスについて質問されることもあり、その度に営業を頼ることはできません。

事務職はあくまでサポート業務ではありますが、動きによっては売り上げに直結する可能性があります。

【事務未経験者の志望動機】事務に必要なスキル

事務職に求められるスキルとして代表的なのが、PCスキルです。

しかし、優れたパソコン技術よりもコミュニケーション能力やスケジュール管理能力など、人の性格的に強みを持っている部分も活かされます。

技術者や営業職のように何かに特化した職業ではないため、ある程度マルチに対応できる能力は非常に重宝されるのです。

この項目では事務に求められる主なスキルを解説していきます。すでに持っている自分のスキルと比べてみてください。

コミュニケーションスキル

まずは、コミュニケーションスキルです。

事務は意外にも顧客や同部署のメンバーとのやりとりが多く、決して受動的な職種ではありません。

さまざまなタイプの人とコミュニケーションをとるシーンが多いため、どんな人でもそれなりの対応ができる一定の社会人マナーとコミュニケーション能力は必須です。

さらに、商品を取り扱っている場合には社内の物流部門といった現場との連携も発生し、コミュニケーションを取らなければ成り立たない作業が多くあります。

事務には、最低限のコミュニケーションスキルが必要と考えておきましょう。

事務作業スキル

事務職はデスクワークのプロですから、書類やパソコンに抵抗がないことは必須と言っても過言ではありません。

書類の作成やデータ入力など、地味な作業も必要です。

惰性で業務に取り組んで平凡な毎日を繰り返してしまう人もいますが、正確さだけではなく、早さも求められます。

特に営業事務などイレギュラータスクが多い職業では、顧客に提案する資料を急遽作成することも珍しくなく、こういった場合には事務作業スキルが必要になるでしょう。

かといって極端に特化したスキルが必要ということではないため、ほとんどの場合は業務に就いてから身につくものです。

PCスキル

事務職は基本的にExcelやWordなどを使った業務が中心です。

そのため、ある程度パソコンが使い慣れていることが採用されるか否か、大前提のポイントです。

極端に高い難易度が求められることは珍しいですが、基本操作は把握しておかなければいけません。

特に、最近ではGoogleドライブなど、複数人でデーターを共有するクラウド上のファイルも多いため、知識がなければ他の人に迷惑をかける可能性があります。

また、PowerPointやKeynoteなど、プレゼン資料を作成するソフトを使えるとより良いでしょう。

スケジュール管理スキル

事務職が仕事を任せられるとき、基本的には納期が設けられています。

たとえば営業事務がプレゼン資料作成を頼まれたとき、「来週の商談までに」と期日を指定されます。

経理事務なら毎月月末に経費精算や売上計算をするので、納期漏れがあると会社に多大な迷惑をかけてしまいます。

そのため、抱えている仕事がどれだけ多くても終わらせられるよう、スケジュール管理能力が必要です。

【事務未経験者の志望動機】事務に向いている人の特徴

続いて、事務職に向いている人の特徴をご紹介します。

ただし、今からご紹介する4つの特徴に当てはまらなくても、「向いていない」と決められるものではありません。

あくまで、どういう人が求められているのかという指標なので、参考として読み進めてみてください。

複数人での仕事が得意

事務職は、未経験の方から見て「淡々と仕事をする」「シンプルな仕事」と思われがちですが、実際は同僚たちと多くのコミュニケーションをとりながら仕事をしています。

そのため、協調性を大事にできるタイプの人に向いています。

誰かの仕事が遅れていたら、それをカバーできるように声がけしたり助けあったりすることが大切です。

チームで一つの仕事を進めているという自覚を持ちながら、周りと協力し合うことが求められるのです。

書類作成など一人で進める作業が中心ですが、その合間に同僚たちとのやりとりが入ることも少なくありません。

個人プレー型の人より、もともと複数人で仕事をするのが得意だったり好きなのであれば、事務の仕事も向いていると考えられます。

スケジュール管理が得意

先述したとおり、事務職は納期を与えられながら仕事を進めていきます。

そのため、スケジュール管理能力は必須です。

仕事におけるスケジュール管理に慣れていなくても、たとえばプライベートで絶対に遅刻しないタイプの人だったり、時間の使い方が上手な人は事務職が納期管理をする上でその性格的な強みが役に立つでしょう

自発的に動くのが得意

事務職は相手に指示をされたタスクをこなすことが中心ですが、言われてから動くより自分で考えて行動することも大切です。

資料作成や顧客への連絡など、上からの指示をもらって動くという形でも問題はないものの、先回りしておけばスムーズに業務が進みます。

社員がこの先必要になるであろう資料を先に作成しておいたり、自発的に動くことも時には重要です。

ただし、勝手に動いてよい業務ばかりではないため、同僚との連携をおろそかにしてはいけません。

そういう意味では、先ほどお伝えした協調性があることが前提と言えます。

相手に気遣いながらも主体的に行動できるタイプなのであれば、事務職に向いていると言えるでしょう。

書類や資料作成が得意

ここまでも何度か出てきていますが、事務職は書類や資料の作成を行います。

そのため、パソコンを使った書類作成などが得意であれば事務の仕事が向いているでしょう。

書類は請求書や契約書などさまざまなものがありますが、ほとんどは企業のフォーマットがあるため大きな心配はいりません。

あくまで、間違いなく正確に、そして早く作成できるかがポイントです。

また、資料に関してはPowerPointなどを利用することが多く、ある程度の知識と慣れが必要です。

事務は書類や資料作成が多い業種になるため、細かい作業が苦手なのであれば向かないかもしれません。

もし、いままでに書類や資料作成をした経験がなくても、抵抗がないのであれば身につけられるスキルです。

【事務未経験者の志望動機】履歴書での志望動機の書き方

この項目では、事務職に転職したいときに抑えておくべき、志望動機の書き方を解説します。

大きな枠で考えると難しくなるため、いくつかの項目に分けてからまとめることが重要です。

このあとご紹介する4つのポイントを押さえて、順を追って実践してみましょう。

事務に転職したい理由

まずは、なぜ「数ある職業の中から事務に転職したいのか」の理由を考えてみてください。

ここではまだ志望動機としてまとめているわけではないため、率直な理由で問題ありません。

例えば、「前職でパソコンを使った経験があるから」「事務の仕事にやりがいを感じたから」など、ざっくりとで構いません。

こういった理由があれば、「興味」「やりがい」をキーワードに志望動機につなげられます。

なお、「楽そうだから」「なんとなく」という理由は志望動機として適さないので、ポジティブなワードに置き換えられるように考えてみましょう。

企業はあくまで「なぜ事務を志望しているのか」という部分を聞きたいのであり、向上心の感じられない動機は求めていません。

とにかく自分が事務に転職したい理由を全て書き出し、ポジティブワードにつなげられる部分がないか探ってみてください。

事務に活かせるスキル

続いて、事務に活かせるスキルを考えてみましょう。

現職や前職など、事務の仕事で必要なパソコンスキルやサポート力がないか確認してみましょう。

自分ができることや事務職として適正であると思われる能力面を洗い出ししてみて、活かせそうなことがあれば志望動機に盛り込めないか考えてみてください。

ただし、いずれも具体的に書くことが大切です。

書類選考の時点ではすべて文面で評価されるため、どういった理由でそのスキルがあるのかを説明しなくてはいけません。

まずは、事務に関わるスキルがあるかを洗い出し、転職したい理由との流れを意識してみましょう。

応募した理由も含める

志望動機はその会社に入社したい理由を書く項目ですから、その会社ならではの応募理由をまとめなければなりません。

これは「事務職」というくくりではなく、なぜ数ある企業のうち応募先企業の事務をしたいのかを明確にします。

ただ「事務の仕事がしたい」という志望動機で終わってしまえば、「他の企業もでもよいのでは？」と思われてしまい、履歴書の時点で不採用になってしまいます。

志望動機が薄いと、企業もあなたに魅力を感じません。

その企業ならではの魅力を盛り込んで伝えるのであれば、「取り扱い商材に興味がある」「企業の方針に惹かれた」といった内容がおすすめです。

少し難しく感じるかもしれませんが、求人内容や企業情報を見ておけば困ることは少なくなります。

「なぜこの企業で事務をしたいのか」という部分を明確にすることで、志望動機として十分通用する内容になります。

まとめる

最後に、ここまで洗い出しした内容をまとめていきます。

まずは、いきなり全文を書こうとするのではなく、先ほどまでのフェーズで出てきたワードを羅列させてみましょう。

前段で洗い出した、今までの経験やスキルから事務に活かしたいことに加えて、なぜこの企業を選んだかを含めていきます。

履歴書における志望動機は長すぎても面接官の気がそれてしまうため、300文字までがおすすめです。

これくらいの文章であれば、書類だけではなく面接でもちょうど良い長さに仕上がります。

また、ポイントは簡潔に伝えることです。

同じ内容が繰り返す文章にならないように注意してください。

この3つをまとめれば、順番が前後してもおかしな文章にはなりません。

【事務未経験者の志望動機】面接での志望動機の伝え方

ここまでは、主に履歴書での書類選考向けの志望動機の書き方を解説してきました。

しかし、書類選考を突破したら終わりではなく、面接が待っています。

基本は書類の内容と同じで問題ありませんが、面接官は履歴書を見ながら面接しているため、履歴書の内容にプラスアルファの変化を持たせましょう。

採用担当者は事務に向いているかを見極めようとしているため、役立つスキルを持っていることやキャリアプランを伝えるとより具体的に話します。

さらに、なぜこの企業を選んだのかを含めていきますが、先述の通り待遇面などでは他の企業でも同じことであり良い印象にはなりません。

あくまで、この企業でなければいけない理由が必要です。

企業理念や雰囲気、取り扱っている商材など、「この会社で事務をしたい」という理由と熱意を伝えましょう。

熱意は履歴書よりも面接でのほうが伝わりやすく、はっきりと働きたい意思表示をすることも大切です。

【事務未経験者の志望動機】履歴書で書ける志望動機の例文

履歴書で効果的な志望動機を作成するためには、例文を参考にしながら書き方に対する知識をつけることも大切です。

また、事務を経験している方と未経験者で異なる部分があるため、自分の現状に合わせて参考にしてみてください。

事務職から事務職（経験者）の場合

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ブランクから復帰して事務へ転職する場合