退職を伝えるタイミングはいつ？退職を伝える際のポイントから伝えたあとの対応まで詳しく解説

はじめに

今の会社を退職するときは、必ず上司に退職の意思を伝えなければなりません。

しかし退職を考えたときに「いつどのようなタイミングで伝えると良いのだろう」と悩む人は多いのではないでしょうか。

上司が忙しいときに退職の話をしても、取り合ってもらえないことが多々あるので、退職を伝えるタイミングは非常に大切なポイントです。

適切なタイミングで上手に伝えなければ、相手の心証を悪くさせて、その後働きづらくなってしまう可能性も考えられます。

また単に退職を伝えるタイミングだけでなく、伝える場所やマナーについても理解を深めておくことが重要です。

今回は、退職を伝えるタイミングについて詳しく解説していきます。

タイミングのほか、退職理由を伝えるときのポイントや退職理由に関する例文も紹介しているので、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

【退職を伝えるタイミング】退職を伝えるタイミング

退職を伝えるタイミングは原則1カ月前ですが、次のとおり状況によって異なります。

それぞれについて、順に詳しく見ていきましょう。

退職を伝えるのは退職の1カ月前がベスト

退職を伝えるのは、退職の1カ月前がベストだとされています。

なぜなら、上司に伝えてから退職日の調整をして、引継ぎや取引先への挨拶をしなければならないことを考えれば、最短でも1カ月かかることが予測されるからです。

法律上は「退職日から2週間前に申し出すること」とされていますが、実際には社内の就業規則が優先されることがほとんどでしょう。

多くの企業の就業規則では、1カ月前から3カ月前に退職を伝えることとされています。

退職の時期については就業規則に記載がないときは、遅くても1カ月前には上司へ伝えるようにした方が良いでしょう。

転職活動中なら内定承諾後に退職を伝える

既に転職活動をしている状況であれば、必ず内定承諾後に退職を伝えるようにしましょう。

内定通知書を受け取った段階では正式な内定とならず、取り消しになって再び転職活動をしなければいけない可能性もゼロではないからです。

内定が出ない状態で、上司へ退職を伝えてしまうと、そのまま退職の運びとなり、職歴に空白期間ができてしまうことがあるかもしれません。

必ず内定を承諾してから退職を伝えるようにして、口頭だけで内定を受け取った場合は、必ず転職先に書面を郵送してもらうように依頼しましょう。

伝えるときは繁忙期を避ける

退職を伝えるときは、繁忙期を避けるようにしましょう。

繁忙期は人手が不足しがちな状況もあり、退職を申し出ても取り合ってもらえない可能性が高いからです。

忙しい時期に何度も退職を申し出ると、社内の雰囲気を悪くしてしまう可能性もあります。

自社の繁忙期をスケジュールに落とし込み、伝えてから引継ぎや退職の手続きを進めやすいタイミングはどこなのかを確認するようにしましょう。

常に繁忙期で忙しいという職場なら、仕事納めになる決算月や年度末のタイミングに合わせて申し出るようにすれば、スムーズに話が進むこともあります。

上司へ伝えるときは忙しくない時間にする

上司へ退職を伝えるときは、その人が忙しくない時間帯を見つけて切り出すようにしましょう。

上司が営業へ出かける前や商談を始める前に伝えても、きちんと話を聞いてもらうことは困難です。

退職の申し出は重要な話でもあるので、双方とも精神的余裕がある方が望ましいとされています。

上司のスケジュールをあらかじめ確認しておき、相手が忙しくないタイミングで退職を伝えるようにしましょう。

【退職を伝えるタイミング】退職を伝えるときのポイント

退職を伝えるときに重要なのは、タイミングだけではありません。

次のようなポイントを押さえて、退職を切り出すようにしましょう。

必ず直属の上司に伝える

原則として、退職は必ず直属の上司に伝えるようにしましょう。

組織で働く以上、自身を管理している立場の直属の上司へ真っ先に伝えることが礼儀でもあり、最低限のマナーでもあります。

また上司を飛ばして先に人事部や役員に伝えてしまうと、思わぬトラブルにつながってしまうおそれがあるので基本的にNGです。

直属の上司とじっくり話し合って、課長や部長などの上位役職者に伝えていくのが退職を伝えるときの基本的な流れとなります。

円満退職を目指す意味でも、必ず直属の上司から話を進めるようにしましょう。

事前に話す時間を作ってもらう

上司へは、事前に話す時間を作ってもらうようにお願いしておきましょう。

退職の申し出はすぐに承諾されるものではなく、多くの時間を費やすこととなるので、まとまった時間が必要となるからです。

規模の大きい会社に勤めていて、日常的に上司と対面する機会が少ないという場合は、電話もしくはメールで約束を取り付けるようにすると良いでしょう。

上司の仕事の邪魔にならないように配慮しながら、最適な方法でアポイントメントを取ることが大切です。

ほかの人がいない場所で話せるようにしておく

退職を伝えるときは、タイミングはもちろん話す場所も重要となります。

使っていない会議室や控室など、ほかの人がいない静かな場所を指定して、落ち着いた空間で話をするようにしましょう。

退職の話は業務連絡の一環であるため、終業後のプライベートな時間ではなく、できる限り業務時間内かつオフィス内で話をするのがポイントです。

【退職を伝えるタイミング】上手な退職の伝え方

退職を伝えるときは、角が立たないような配慮も重要となります。

次に上手な退職の伝え方について順に見ていきましょう。

話すことを整理しておく

どのようなことを上司へ話すのか、事前に内容を整理しておきましょう。

話がまとまっていない状態で上司を呼び出してしまうと、無駄な時間を費やしてしまい、相手の時間を奪ってしまうことにもつながりかねません。

退職について話すときは、次のようなことについて情報を共有できるようにしておきましょう。

これらを順序立てて話を進めることで、上司の耳に入りやすくなり、退職する意思の強さをアピールできます。

やみくもに退職を伝えようとするのではなく、しっかりと事前準備をして、話を整理しておきましょう。

また伝える際は、時間をもらっていること、お世話になったことについても感謝を伝えておくことが大切です。

話してはいけないことに注意する

退職を伝える際は、話してはいけないことには細心の注意を払うようにしましょう。

伝えなくて良い情報を伝えてしまうと、上司の心証を悪くしてしまうだけでなく、退職まで働きづらくなってしまうおそれがあるからです。

具体的には、次のような情報は退職を伝えるときに不要なものだと言えるでしょう。

不要な情報は思わぬトラブルに発展することもあり、引き留めされてしまう原因にもなりかねません。

退職を伝えるときは、話しておかなければならないこと、言わなくて良いことを事前に整理しておくことも大切です。

退職理由について話せるようにしておく

先ほども触れたとおり、退職理由については必ず話せるようにしておきましょう。

相手が納得できるきちんとした理由を伝えることができれば、上司も退職を受け入れやすくなります。

逆に曖昧で不明瞭な退職理由になってしまうと「仕事を辞めたいだけではないか」という懸念を持たれてしまい、悪い印象を持たれてしまうこともあります。

例えば「キャリアプランを考えた結果やりたい仕事が見つかった」「自分の持つ専門性を活かして働きたい」といった前向きな理由であれば、上司も退職を受け入れやすくなるでしょう。

「人間関係がつらい」「仕事が自分に合っていない」といったネガティブな退職理由は、上司へマイナスな印象を与えてしまうのでNGです。

【退職を伝えるタイミング】退職理由例

退職を伝えるに際し理由が大事だと言いましたが「どのような退職理由を伝えれば良いのかわからない」とお悩みの人も多いと思います。

そこで次に、退職理由例を次の3つでご紹介していきます。

退職を伝える予定の人は、ぜひこちらも参考にしてみてください。

退職理由例①：関心を抱く業界があることを理由にする退職の場合

特定の業務に携わっていくうちに、他の業界に興味・関心が出てきたという退職理由を伝えている例文です。

勉強させてもらったことへの感謝の気持ちを伝えつつ、次の職場で頑張っていきたいという前向きな気持ちが伝えられています。

さらにスキルアップのために勉強中である、留学を考えているといったエピソードがあれば、その業界に興味・関心を持った理由の裏付けができ、さらに良い退職理由となるでしょう。

退職理由例②：家庭の事情を理由とする退職の場合

家庭の事情を詳細に伝えることで、やむを得ない事情で退職することを伝えている例です。

ハイパフォーマンスで仕事ができないという部分を話すことで、前向きな気持ちが伝わってくるような内容となっています。

また引継ぎについても考慮していることを伝えており、上司が引き留めできないような流れを上手くつくっています。

具体的なエピソードにすることで、誠意や納得感のある退職理由となります。

退職理由例③：体調不良を理由とする退職の場合

体調不良のため、やむを得ず退職を申し出る際の例文です。

仕事を続けたいという強い気持ちを伝えつつも、医者から退職を勧められているという話をすることで、退職する理由として納得感がある内容となっています。

また引継ぎに関しても触れられているので、退職するにあたっての誠実さも表れています。

義務ではありませんが、医師からの診断書があれば退職する理由について説得力が増します。

【退職を伝えるタイミング】退職を伝えたあとの対応

退職を上司に伝えて承諾されたあとは、会社にお世話になった気持ちを込めて誠実な対応が求められます。

次のような対応を心がけるようにしましょう。

退職日の調整をする

まず上司と話し合って退職日の調整をしましょう。

すでに転職が決まっていて、入社日が確定している状況であれば、国民健康保険や国民年金の手続きの関係もあり、入社日の前日を退職日とするのが一般的な流れです。

もし転職先が決まってない場合は、現在の職場の状況を優先して、引継ぎ期間や業務が落ちつく月などを考慮しながら上司と相談して決めると良いでしょう。

就業規則で定めがある場合は、そのルールに従って退職日を決めるのも一つの手段です。

退職届を準備する

退職日が確定したら、退職届を準備しておきましょう。

退職届とは、退職することが確定したあとに準備する書類のことであり、提出が必須となります。

退職日には退職したい旨を次のように記載して、退職希望日を添えるようにしましょう。

なお退職届と書いたところから1行あけ、一番下に私儀（書き出し）と記載するのがマナーです。

退職届は企業によって書式が定められていることもあるので、必ず事前に確認しておくようにしましょう。

業務の引継ぎをする

会社に迷惑がかからないようにするために、きちんと業務の引継ぎをすることが大切です。

後任が退職後に困ることがないよう業務の引継ぎマニュアルを作成しておくようにしましょう。

業務内容に関することだけでなく、業務で起こりうるトラブルや対処法についても記載しておけば、イレギュラーな対応が発生した際もマニュアルを見ながら対処ができます。

書類やデータを整理しつつ、あらゆる状況を想定しながら、マニュアルを作成し、後任者へ渡すようにしましょう。

また自分が担当している取引先やお得意様の名刺や連絡先についてもまとめて、マニュアルと一緒に準備しておくことがポイントです。

しっかりと引継ぎをしておくことで誠意が伝わり、円満退職が目指せます。

社内・取引先への挨拶をする

退職までに社内と取引先へ挨拶をしましょう。

社内と取引先では、それぞれ挨拶するタイミングが異なります。

社内の場合は最終出勤日にメールで挨拶し、自身が所属する部署については、個別に対面で挨拶すると良い印象を残すことができます。

規模の大きな職場であれば、メールを一括送信して挨拶しても構いません。

一括送信の際も、お世話になった気持ちを込めて感謝の言葉を伝えるようにしましょう。

また社外に向けては、引継ぎをしているタイミングで伝えておくことがポイントです。

関係の深い取引先に対しては、訪問して挨拶した方が良いケースもありますので、上司と相談しながら状況に応じて挨拶回りをするようにしましょう。

その際、相手へ迷惑がかからないように、いつ退職するのかを明確に伝えておくことが大切です。

退職の手続きをする

最後に、退職の際に必要な手続きがあれば完了させておきましょう。

雇用保険や健康保険の加入手続きについては、内定先の企業が手続きをしてくれるので、特段の準備は不要です。

その際、企業から雇用保険被保険者証の提出が求められることがあるので、しっかりと準備しておくようにしましょう。

なお転職先が決まっておらず、失業保険を受け取る際は、最寄りのハローワークへ求職の申し込みが必要です。

【退職を伝えるタイミング】退職を伝えるタイミングについてのQ&A

最後に退職を伝えるタイミングについてのQ&Aをまとめました。

退職を伝えるタイミングにお悩みの人は、ぜひこちらも参考にしてみてください。

会社に引き留められたときはどうする？

退職を伝えると、状況によっては会社に引き留められることもあります。

退職する意思が固まっているのに話が進まない場合は、お世話になったことに対して感謝の気持ちを述べて退職届を提出しましょう。

原則として、退職の意思表示をしてから2週間で辞めることが法律上で認められています。

退職届を受理してもらえないときは、さらにその上の上司に相談して、指示を仰ぐようにしましょう。

退職をうやむやにされそうなときはどうする？

「今は人手が足りないから認められない」「その話は後日に改めてしよう」と言われて、退職をうやむやにされそうなときは、上司の上司に相談してみましょう。

それでも話が前に進まないようであれば、社内の人事部の責任者や労務関係の担当者に話をするようにしてください。

また社内でも解決が難しいときは、労働基準監督署や転職エージェントなど外部機関に相談してみるのも一つの手段です。

退職を伝えるのはメールでも良い？

民法上問題はありませんが、退職をメールで伝えるのはあまりおすすめできません。

文章による退職の申し出はマナー違反として考えられる可能性が高く、上司からの心証を悪くしてしまうおそれがあるからです。

退職を伝える際は可能な限り対面を心がけて、誠意ある対応に努めるようにしましょう。

まとめ

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

今回は退職を伝えるタイミングについてお話をさせていただきました。

退職を伝えるのは、引継ぎや挨拶の期間も考えると退職予定日の1カ月前がベストです。

また既に転職活動をしていて、内定がもらえそうな状況であれば、必ず内定を承諾したあとに退職の意思を伝えるようにしましょう。

そして退職を伝えるときのマナーとして、直属の上司へ一番先に伝えておくことがポイントです。

時間を割いてもらうこととなるので、必ず話す内容を整理して、必要な情報を端的に伝えられるように準備しておきましょう。

退職理由を上手く伝えられないとお悩みの人は、今回ご紹介してる退職理由例を参考にして、自分の言葉で伝えられるように工夫してみてください。

誠実さや前向きな気持ちが伝われば、きっと上司も退職を受け入れてくれるでしょう。

今回の記事が、転職活動を考えている方の参考になれば幸いです。