【例文つき】一般事務・事務職などバックオフィス職に転職したい人の志望動機の書き方

転職市場のなかでも人気の職種である一般事務などのバックオフィス業務。

選考の競争率も激しく、転職試験を勝ち抜くためにはしっかりと志望動機を作り込まなければいけません。

しかし、中には志望動機をどうやって書けばいいのだろうと不安に思っている人も多いはずです。

今回は事務職へ転職を希望する人に向けて、好感を持たれやすい志望動機の書き方や構成について解説していきます。

志望動機の例文やNGポイントなどもまとめていますので、事務職の志望動機の書き方でお悩みの方はぜひ参考にしてください。

【事務職転職の志望動機】3つのプロセス

志望動機を作る上で、大事な3つのプロセスがあります。

志望動機は選考上、合否に関わる判断基準になります。

そのため、できるだけ具体的な内容にしなければなりません。

志望動機に具体性がないと説得力に欠け、「うちの会社なくてもいいんだ」と採用担当者に思われてしまう可能性もあるのです。

そこで大事にしたいのが、前述した3つのプロセス。

このプロセスを踏んでいくことで、具体性を持った志望動機を作りやすくなります。

ここからは、それぞれのプロセスについて詳しくみていきます。

【事務職転職の志望動機】職種について知る

まず職種や業界について知っていくことが大事です。

というのも職種によって求められる人物像やスキルが異なり、自分自身にその資質があるかどうかを見極めなければなりません。

そこで、まずはどのような仕事をしなければならないのか、具体的に働くイメージを持つようにしましょう。

そのための、〈職種を知る〉ということなのです。

同時に職種に応じた適性だけでなく、業種や業界に応じた適性も求められます。

職種理解・業界研究・企業研究を十分に行った上で、志望動機を作るように心がけましょう。

一般事務・事務職の業務内容とは？

事務職とは、書類作成やデータ入力、電話対応、来客対応などの業務をメイン業務する職種です。

最近ではバックオフィスと呼ばれることもあります。

事務職は顧客と関わることが少なく、直接利益を生み出す職種ではありません。

しかし、企業活動において事務職は企業活動の根幹である「ヒト」「カネ」「モノ」といった経営資源に関わっていて、企業活動において必要不可欠な存在です。

営業職やマーケティング職などのように直接顧客とやりとりし、ダイレクトに売上を出す訳ではありませんが、事務職は円滑な事務処理や運営改善をすることで、企業の利益を創出している部門でもあります。

また、事務職に転職するといっても、事務職にも一般事務、営業事務、秘書、庶務、総務などの種類があり、それらの職種によって業務内容も全く変わってきます。

つまりは、転職したいと思っている企業で募集されている事務の職種によって、求められる人物像も変わってくるということ。

転職時の志望動機では、企業が求めている人物像を的確に理解し、自分自身の強みをアピールすることが重要です。

そのためにも、事務職にはどのような職種があり、どのような業務を任されているのか把握していきましょう。

一般的に事務職は下記のように職種を分けることができます。

では、それぞれの職種について細かくチェックしていきましょう

一般事務

一般事務では、社内外で必要な書類作成やデータ入力、伝票作成、郵便物の仕分け・発送、電話応対、来客応対、備品管理などの業務を行います。

会社によっては、一般事務が営業や人事のサポートをする場合もあり、勤怠管理や経費生産、請求書作成などの業務が含まれることもあります。

事務職のなかでも、幅広い事務職の業務を任され、特別なスキルや経験が必要になるケースはあまりありません。

基本的なPCスキルやビジネスマナーなどが備えていることを前提に、コツコツ作業が好き、タスク期限を守れる、ホスピタリティがあるといった人物像が求められることが多いです。

営業事務

営業事務は、データ入力や伝票作成、メール・電話対応、書類作成、売上管理、在庫管理、顧客管理などを行います。

一般事務と業務内容は類似しますが、明確に違うのはサポートする部署が営業に特化していることです。

営業に関わる業務のサポートになるため、商品知識はもちろんのこと、経理的な知識が必要になることも。

顧客やエンドユーザーとのやりとりが発生するケースもあるので、コミュニケーション能力も重要です。

求められる人物像としては、人とコミュニケーションすることが好きな人、目に見える成果に対してやりがいを感じて働きたい人などが挙げられます。

秘書

秘書は、代表取締役や役員など企業の経営陣のサポートがメイン業務です。

一般事務同様に来客対応や電話対応、文書作成・管理などを行い、上司の社内業務のサポート、スケジュール調整、各種手配業務といった上司をサポートするための業務も専任的に行います。

秘書職の募集があるかは、社長が秘書のサポートを必要としない場合もあるため、企業によって異なります。

管理職のサポート業務である以上、やりとりする先方も幹部クラスの方となってきます。

そのため、ビジネスマナーや一般教養が身についてあることはもちろん、サポート役に徹することができる人、細かい気遣いができる人、口が堅い人などが向いています。

また、上司から割り振られる業務はさまざまなので、管理能力が高い人が求められる傾向にあります。

貿易事務

貿易事務は、海外から商品を仕入れたり、日本の商品を海外へ輸出したり、貿易に携わる事務職です。

書類作成や手続き処理、メール対応といったメイン業務になりますが、専門的な知識が問われます。

「インボイス」「パッキングリスト」「船荷証券」「信用状」といった、貿易書類の作成、確認方法や貿易に関する法律の知識も覚えていかなければなりません。

もちろん、取引先と他国語でやりとりが発生します。

貿易事務においては、取引先が使用する言語の語学力をはじめ、専門領域に対する学習の姿勢などが求められます。

また、海外とのやりとりでは、少しのミスやズレが大幅な業務遅延を生み出すことも。

スケジュール管理能力や調整能力がある人が望ましいでしょう。

経理

経理は会社の日々のお金の流れや取引の流れなど会社の会計を管理し、数字として記録を残していきます。

主に、毎日の売上や仕入れの処理、売掛金の管理、給与支払い、各種請求周りの支払い、決算処理などがメイン業務です。

経理業務は会社経営をするうえで、欠かせない業務のひとつです。

健全な企業経営には、お金の流れを正確に把握し、経営状況の把握と不正防止を行っていかなければなりません。

細かい数字をみていかなければならないため、細かいデータの処理が得意な人、丁寧かつ正確に仕事に取り組める人、計画を立てて物事を進めることが好きな人が向いているといえます。

財務事務

財務事務は経理が作成した帳簿や財務諸表をもとに、予算や資金の管理、資金調達を行う仕事です。

こちらも会社のお金にまつわる業務で企業経営には欠かせない重要な役割をになっています。

経理事務との違いでいうと、経理は過去会計であることに対して、財務は未来会計です。

お金を管理するという点でどちらも一緒ではあるものの、今後の企業のお金をどのように調達して予算組みしていくかを決めていかなければなりません。

企業運営の動き方に関与してくる部分でもあるため、経営・企画サイドに近い業務となります。

データを取り扱い動きを決めていく仕事ですので、数字に強い方、地道な作業も丁寧に取り組める方、折衝能力がある方が求められます。

総務

総務は一般的に総務部に所属する事務職のことを指します。

一般事務との違いとしては、一般事務は各部署に事務ポジションを置かれていることが多いのですが、総務事務はあくまで総務部署に所属します。

どこに籍をおいているのかというところがポイントであるため、実際のところ一般事務と業務はほとんど変わりません。

社内外で必要な書類作成やデータ入力、伝票作成、郵便物の仕分け・発送、電話応対、来客応対、備品管理などの業務を行います。

求められる人物像も総務同様に、ホスピタリティの高い人、タスク期日を確実に守れる人、

コミュニケーション能力が高い人などが挙げられます。

人事事務

人事事務は労務事務や人事アシスタントともいい、採用、労務管理、給与支払いといった人事部が担当する業務のサポートを行います。

具体的には入社や退職に伴う手続き、給与計算と支払い、制度変更に伴い社内周知作業、来客対応、社員情報の管理などを任されます。

今注目のHR領域での仕事となり、また会社の財産である「ヒト」に関われる業務でやりがいも十分にあるでしょう。

社員情報を取り扱う業務ですので、他人の秘密を守ることができる人がとくに向いています。

そのほかに細かい気配りができる人や単純な作業の繰り返しが苦にならない人が求められる人物像に近いでしょう。

医療事務

病院やクリニックなどの医療機関の事務スタッフを医療事務といいます。

主に患者の方を対応する受付・会計業務や医療費の計算、保険者に診療報酬（レセプト）請求する業務を任されます。

病院に診察にいった際に、受付や会計をしてくれる人を想像するとイメージしやすいでしょう。

診療報酬の請求業務は請求期日があるため、業務処理を正確かつ迅速にこなし、タスク期限を守れる人が医療事務に向いています。

そのほかに受付業務を「病院の顔」として行うため、接客スキルやどんな時でも笑顔で応対できるような人柄の方が、求められます。

金融事務

銀行や証券会社などの金融機関で、金融業務関連の事務を行います。

窓口対応、電話やメールでの顧客対応、文書・データの作成など一般業務と仕事内容は似ていますが、大きく違うのは金融業界に特化していること。

銀行であれば口座開設や解約の手続きをしたり、ローンや定期預金を顧客に紹介したりします。

また、保健会社であれば、顧客への保健商品の紹介、見積書の作成、保険金の支払い手続きなどを任されます。

このように金融業界と一括りしても企業によって任される業務の内容は変わってくるのです。

金銭を取り扱う業務になるため、正確な情報処理能力がある人や責任感を持って業務に臨める人が求められる人物像に該当してきます。

応募する企業の職種・業務内容を正確に把握しよう

ここまで事務職の種類についてチェックしてきましたが、配属される部署、勤める企業によって事務業務の内容は変わってきます。

応募する企業での事務職において、任せられる仕事の内容、求められる人物像、あると好ましいスキルを的確に把握して、選考に望むことが失敗しない転職にも繋がってくるのです。

企業研究については、会社のホームページを確認したり、募集要項を熟読したりしましょう。

採用に注力している企業だと、採用コンテンツも豊富です。

募集職種のその企業での1日のスケジュール、先輩社員の声が掲載されていることも。

ほかにも社内インタビューなどは目を通し、社内の雰囲気を掴んでおくのも重要です。

「職種特性」×「企業特性」を上手に汲み取って、求められる人物像をしっかりイメージしましょう。

【事務職転職の志望動機】自分について知る

企業研究と必ずセットで行っていただきたいのが、自己分析です。

転職における自己分析は、履歴書や職務経歴書を書くための作業と思われがちですが、それだけではありません。

自分自身の経歴や強みを知ることで、「なぜ転職したいのか」「なぜこの企業に惹かれたのか」「応募した企業でどう活躍できるのか」といった志望動機と自己PRにつながってきます。

自己分析で明らかにしておきたい項目は下記です。

これらが志望動機を書く際、どのように必要になってくるのかを詳しくみていきましょう。

転職の軸を再確認

「転職の軸」は、転職する上で譲れない条件のことです。

自己分析を進めて、自分にとっての譲れない条件を明確化することで、企業選びの基準にします。

志望動機を作る上でも、企業を選んだ理由につながってくるので、軸がぶれないように再確認しておきましょう。

転職の軸の確認方法としては、「転職理由（なぜ転職するのか）」「職業観（どのような仕事をしたいのか）」「待遇面（どんな条件がいいか）」「働きたい環境（どんな雰囲気の職場で働きたいか）」を洗い出してみましょう。

そして、洗い出した項目の中から事務職に転職することで叶えたい要素を5つ選び、必須条件か希望条件かを振り分けてください。

さらに、必須条件としてあげた項目で、「なぜ大事にしたいのか」を3回繰り返してみると、自分における転職の軸が見えてきます。

資格や経験を把握しよう

次に自分のキャリアを棚卸ししましょう。

先ほど「転職の軸」について話しましたが、転職活動は競争でもあります。

「働きたいから」という理由で転職できるほど、甘くはありません。

とくに人気職である事務職へ転職したいのならば、なおのことです。

自己PRにもつながりますが、志望動機においても採用するメリットを伝えていくと、選考を通して一貫した主張が完成します。

キャリアの棚卸しの方法については、時系列に沿って経験を書き出してみましょう。

ここでのポイントは、就職や異動などのターニングポイントだけではなく、「〜〜が起こった」などの記憶に残る経験もかくと良いです。

というのも、壁にぶつかった経験などを振り返ることで、自分自身はどのようにその壁を乗り越えてきたかが見えてくるからです。

今自覚できている強みや経験に加え、まだ自覚できていない強みを把握することで、失敗しない転職をするための材料を揃えていきましょう。

事務職でアピールできる資格

事務職への転職でアピールできる資格を紹介します。

転職を成功するためにこれから取得するのもいいでしょう。

事務職でアピールできる経験

事務職への転職でアピールできる経験を紹介します。

【事務職転職の志望動機】構成が重要

これまで揃えた「職種理解（企業分析）」と「自己分析」をもとに、志望動機を作りましょう。

採用担当者に印象が残る志望動機をつくるには、インパクトが大事です。

あなたにとっては一社しかない企業であっても、採用する側の目線から考えると、あなたのように応募してきている人はたくさんいるのです。

数ある応募書類の中でも、興味をひきつけ読みたくなるよう仕掛けるには、【結論先行で書き出す】ことがおすすめです。

結論から伝えることで、採用担当者に自社を選んだ理由を知りたいと思わせることができます。

これは応募書類であっても、面接であっても同様です。

結論を先行して出すことを前提にすると、志望動機の流れは以下の構成がおすすめです。

この順序で伝えていくことで、情報が整理されて読みやすく、説得力も出てきます。

さらに、ここからは志望動機を書くうえで盛り込みたい内容について解説します。

組み立てのコツ：事務職を志望している理由

なぜ事務職を志望しているのかは、明確に書きましょう。

事務職を経験したことがある人の場合、これまでのキャリアを活かして転職したいなどあるでしょう。

しかし、未経験の場合はとくになぜ他のキャリアから、事務職の道を選ぼうとしているのかと経緯を知りたくなります。

志望動機には事務職を志した理由を盛り込むようにしましょう。

組み立てのコツ：応募した企業である必要性

なぜこの応募した企業で働きたいのかも明記しましょう。

数多くある事務職の求人の中から、応募した企業の求人を選んだ理由はあるはずです。

たとえば「社員の定着率が高く、長く働ける環境がある」など惹かれた理由を書きましょう。

その企業特有の理由をあげることで、採用担当者も「採用したら長く働いてくれそう」「志望度が高そう」といった印象を持ってもらいやすくなります。

組み立てのコツ：どのように貢献できるのか

志望動機には、あなたを採用するメリットとして、どのようなスキルを持って企業に貢献できるのか盛り込みましょう。

そこで活きてくるのが企業研究。

企業が求める人物像や入社後に任せられるであろう業務内容を把握した上で、親和性ある経験やスキルを伝えられると、より効果的です。

たとえば、貿易事務であれば、事務業務は未経験であっても、語学力を徹底的にアピールしても良いでしょう。

また、これまで得た経験やを伝えるときは、改善率や達成率、資格のレベル、得点など数値という指標を持って伝えると、あなたの強みが第三者にとってもわかりやすくなります。

【事務職転職の志望動機】経験別の志望動機サンプル

では実際に、事務職に転職しようと考えている方に向けて志望動機のサンプルを紹介します。

今回は経験者の場合と未経験の場合、2つのパターンを用意しました。

未経験の場合

事務職として人を支える業務に専念したいと考え、事務職への転職を志望しました。

現在の企業では営業職として従事しており、営業活動から事務処理作業までひとりで担当しています。

この経験を通じ、人とのコミュニケーションとサポートが自身の強みであると気づきました。

継続的に人を支える仕事に魅力を感じている中で、今回御社の求人を拝見し、企業理念や教育体制が充実されていところに惹かれ、応募しました。

これまで営業と営業事務両方の業務に関わってきた経験と人間関係構築力を生かし、バックオフィスとしてマルチタスクをこなし、円滑なコミュニケーションで、社内メンバーのサポートに尽力したいと考えています。

経験がある場合

語学力を活かして国際的な舞台で仕事をしたいと思い、貴社の貿易事務職を志望しています。

現在の企業では、文書作成、データ処理などを行う一般事務として従事しています。

元々人のサポートをすることが好きで事務職を志望したものの、今後のキャリアを見据えて専門性ある業務に従事したいと感じるようになりました。

その中で貿易事務の業務は、私の強みである語学力と事務職経験を活かせる仕事なのではないかと感じています。

TOEIC820点の英語スキルとアメリカへの長期留学経験があり、ビジネス英語も現在学習中です。

入社した際には貿易知識を習得するための努力を怠らず、働く人々が働きやすい業務のサポートに徹していきたいと考えています。

【事務職転職の志望動機】志望動機におけるNGポイント

どのようなプロセスを踏んで、志望動機を作ればいいかについて説明してきました。

ここからは、志望動機を作る上でやらない方がいいことについてフォーカスしていきます。

【NGポイント】

「あぁすればよかった」ということがないよう、作った志望動機にNGポイントが入っていないか確認してみてください。

給与など待遇面ばかり重視すること

給与や福利厚生、勤務条件など待遇面ばかりを志望動機に盛り込まないようにしましょう。

もちろん転職の理由や志望する理由で、自分にとっての理想の環境であるというのは大部分を占めるでしょう。

しかし、待遇面ばかりを記載してしまうと、これ以上に待遇がいい企業があれば、そちらに流れてしまうと思われかねません。

早期退職のリスクがあると判断されることもあるので、福利厚生だけではなく、企業が持つ理念やカルチャーなども盛り込むようにしましょう。

前職の悪口

転職を決断する理由として、前職への不満があったであろうことは採用担当者も重々承知しています。

だからといって、前職の悪口とも捉えられるような内容は、あなた自身そのもののネガティブキャンペーンになり、記載は控えるべきです。

あくまで悪口にならないことが重要ですので、転職の経緯では事実ベースで伝えるか、ポジティブな言い換えをするように心がけましょう。

関係のない資格のアピール

資格やスキルをたくさん持っていることは、非常に素晴らしいことです。

しかし、関係のない資格やスキルの押し売りはTPOを弁えていないようにも受け取られます。

極端な話、事務職であるのに、調理師資格をアピールされてもどうしていいか分からないですよね。

一見関係の内容に見える資格でも、どのようにして活かせるのかが説明できれば問題ありません。

まったく無関係の資格はアピールしないようにしましょう。

志望動機の使い回し

転職活動時にやってしまいがちなことではありますが、志望動機の使い回しは正直バレてしまいます。

採用担当者は、何人もの応募者の選考をしてきたプロです。

「転職の目的」などはどの企業でもぶれない内容ではありますが、志望動機では応募する企業ならではの内容に仕上げましょう。

【事務職転職の志望動機】困ったら転職エージェントに相談を

事務職に転職するための志望動機はどう作った方がいいのか、3つのプロセスをメインに説明してきました。

しかし、なかには「この内容でいいのかな」「やり方はわかっても不安」という方もいると思います。

そんな方は転職エージェントを活用するのはいかがでしょうか。

プロ目線で志望動機をチェックしてもらえ、どこを手直しすべきか明確にアドバイスをもらえます。

より魅力的な志望動機を作りたい、事務職での転職を成功させたいという方は、ぜひ転職エージェントの活用を検討してみてください。

まとめ

今回は事務職へ転職する際の志望動機の作り方を説明してきました。

選考では、必ずと言っていいほど志望動機はチェックされますので、入念な作り込みが大事です。

本記事で紹介したことを参考に、志望動機を作ってみてください。

そして、事務職への転職を成功して、新しいキャリアをスタートさせましょう。