【職種別例文8選】事務職への転職で効果的な自己PRを作成するコツ

これから事務職への転職活動を進めている人がまずやるべきことは、履歴書や職務経歴書の作成です。

これらの書類作成において、応募先企業にアプローチできる重要項目として押さえておきたいのが自己PRです。自分なりにアレンジして作成するのは簡単ではありませんので、多くの人が悩む項目でもあります。

今までの自分の経歴やスキルに対してどの程度アピールすれば良いのか、特に転職が初めての方は悩むのではないでしょうか。

今回のコラムでは、事務職に転職を検討している人が内定率をアップさせるために押さえておきたい自己PR作成のコツをご紹介します。

事務職として何が評価されやすいのかも含め、例文付きでご紹介しているので、ぜひ履歴書・職務経歴書作成前の参考材料としてご覧ください。

【事務転職で効果的な自己PR】評価されるポイント

自己PR作成に取り掛かる前に、まずは企業の採用担当者が見ているポイントを抑えておきましょう。

あなたのどういった経験やスキル、人柄が評価されるのかを知っておくことで、効果的な自己PRを作成することができます。

事務としての経験

事務職へ転職をするのですから、まず見られるのは事務の経験がどの程度あるかです。

事務職として就業した経験がなくても、どの程度のレベルでPC作業や社内の事務作業が可能なのかを見られます。

例えば、販売スタッフとして働いていた人なら、バックヤードでパソコンを使った業務をしていたと思います。

営業として働いていた人なら、ExcelやPowerPointなどのツールや、Salesforceなどの営業管理システムを利用していたことでしょう。

その業務のなかでどのようなシステムを利用していたのかを見ており、どの程度のパソコンスキルを有しているのかを判断しています。

なお、事務の経験がなくてもスキルとしてアピールできるものは以下が代表的です。

これらのスキルの他にも、パソコンのタイピング速度を見られる場合もあります。

自己PRを作成するときはできるだけレベルがわかりやすいよう、『寿司打』などのレベルを提示するのも良いでしょう。

コミュニケーション能力

事務職は基本的にデスクワークですが、一日中パソコンにかじりついているというわけではありません。

社内外の人とのコミュニケーションも多く発生します。

そのため、コミュニケーション能力も求められるのです。

特に営業事務や医療事務などは顧客とのコミュニケーションが必須です。

相手に不快感を与えないよう、親しみやすい印象とある程度の会話力がないと務まりません。

また、社内の人とのコミュニケーションも多くあります。

事務職は会社の業務の事務業務全般を担っているため、他部署の人から依頼された書類作成をすることも少なくありません。

そのため、円滑なコミュニケーションが取れないと業務が滞ってしまうことになりかねません。

営業職ほどのコミュニケーション能力は必要ありませんが、人と接することに抵抗がない程度の能力は必要です。

入社後のビジョン

入社後のビジョンを知ることで、採用担当者はあなたがどの程度長く働いてくれるかと、どういうステップで成長してくれるかを測ります。

事務職に転職をする人の中には、「なんとなく楽そうだから」「プレッシャーが少なさそう」というイメージを持って面接を受ける人もいます。

入社後に何のビジョンも持っていないと、採用しても会社はどう成長させていけば良いかわかりませんし、すぐ辞めてしまうというリスクも想定します。

2年後、5年後などにどういうスキルを身につけていたいか、どういう自分になっていたいかを言語化して伝えることができれば、成長意欲を提示することにもつながります。

仕事に取り込む姿勢

スキルに自信がなかったり経験が浅い人は、自分の性格的強みから仕事に対する姿勢をアピールするのもおすすめです。

例えば、事務職で求められるタイプの人は、納期に対する責任感や業務遂行力を持っていることがあります。

基本的にはどの事務職でも与えられたタスクに納期が設定されており、遅れることは許されません。また、一つ一つのタスクに対して正確性も求められます。

今までの職業がどんなものでも、与えられた職務に対してどの程度達成できる意欲があるのか、性格的な側面を言語化してみましょう。

事務職にはさまざまな職種がある

「事務職」と一口に言っても、その種類は様々です。

一般的には一般事務や営業事務がメジャーな事務職ですが、医療事務や貿易事務など専門的な業種の事務職も存在します。

それぞれ与えられる仕事もスキルも様々ですので、転職先をまだ選択していない人は、それぞれの業種と自分の適性に合わせて選ぶと良いでしょう。

ここからは、8つの事務職とそれぞれの仕事内容についてご紹介します。

メジャーな事務職に加えて、あまり知られていない事務職についても網羅的にご紹介するので、これから企業選びをする方はどういう業界に行きたいかも含めて検討してみてください。

一般事務

一般事務は「OA事務」とも言われており、日本のほとんどの企業で存在する事務職です。

担当している業務は幅広く、請求書作成や伝票作成、社内共有資料作成、来客対応などを複合的に担当します。

さらに、規模の小さい企業では営業事務や経理事務などの専門性のある事務職が存在しない場合があり、一般事務がそれらの業務をまとめて担当することもあります。

そのため、マルチタスクが得意で与えられたことになんでもチャレンジできる行動力のある人に向いていると言えるでしょう。

やることが多く大変なイメージがありますが、専門性がない分採用基準が低い傾向にあり、事務職として未経験でスタートしたい方に多く選ばれている職種です。

パソコンスキルはもちろん必要ですが、基本的にはExcelやWordなどの初歩的な使用ができれば問題ありません。

会社の縁の下の力持ち的な存在なので、あとはコミュニケーション能力を持って面接にのぞめば、採用される確率が上がるでしょう。

営業事務

営業事務は、文字通り営業職の事務作業を担当する事務職です。

基本的に営業はフロントマンとしてお客様の前に立ち、営業活動や商談をして受注します。

その過程では様々な資料が必要であり、これらの資料を作成するのは営業事務の仕事です。

例えば、見積書の作成や提案書類の作成など。

営業は営業活動に専念して行動しなければ数字を上げることはできませんので、かわりに営業事務が事務作業を担うというわけです。

また、資料や書類作成以外にも、顧客への電話対応など、コミュニケーションが必要なシーンも多く存在します。

そのため、黙々と作業するタイプよりも人と接することが好きでコミュニケーション能力に自信がある人はぜひ自己PRしましょう。

なお、会社によっては営業が抱えている担当顧客へフォロー架電を行ったりなど、営業と同様の業務をすることもあります。

営業アシスタント的に営業活動をすることもあるため、営業職に懸念を持つ人は、求人情報の仕事内容をよく読んだ上で応募するか検討しましょう。

経理事務

経理事務は、会社の経理業務を担当する仕事です。

毎月末に各部署から送られてくる領収書をまとめて経費精算をしたり、帳簿の作成や伝票の仕分け処理を担当します。

部署としては「経理部」に配属されることが一般的ですが、中小企業やベンチャーなどは一人の経理事務が会社の経理業務全般を担当することもあります。

なお、経理事務として働くためには基礎的なパソコンスキルを有しているだけでは難しく、日商簿記や会計に関する資格・スキルを保有していることが求められます。

人事・労務事務

人事・労務事務は、会社の採用活動や社員の労務関係の事務処理を担当しています。

採用活動の際はエージェントと打ち合わせをして採用プランを考えたり、会社説明会や面接日の調整などを行います。

最近はSNSで採用広報をする会社も増えているので、採用専門のSNSアカウントを保有している会社ならSNS運用も人事・労務事務の仕事です。

また、在籍している社員の労務管理では、勤怠状況の確認や給与計算、シフト管理、社会保険の手続きなどを行います。

保険関係の手続きは少し複雑で、社員が病気になった時の傷病手当申請や業務中の事故の労災申請なども担当します。

入社するために特別な資格は要りませんが、前職で採用活動やシフト調整に携わった経験など、何らかの形で人事に携わった経験があれば尚良いでしょう。

総務事務

総務事務は総務部に配属される事務職で、比較的規模の大きな会社に存在します。

そのため、転職の難易度は他の事務職よりも少し高いと言えます。

総務事務の仕事内容は多岐に渡り、会社の経営において必要な広報活動や備品・設備管理、各部署から送られてくる稟議書の承認業務、社内イベントの企画などを総合的に担当します。

一般事務と似ていますが、総務事務は一般事務のような現場寄りの仕事ではなく、「会社の運営のための事務」というイメージです。

総務事務になるために必要な資格は特にありませんが、マルチタスクな仕事なので、転職者の場合はビジネスの現場で通用するある程度の社会経験が必要です。

医療事務

医療事務は、クリニックや総合病院などで事務を担当する職業です。

病院の受付で来院受付をしたり、会計業務を行なったりするため、他の事務職に比べるとコミュニケーションが多くあります。

また、事務としてパソコンを使って作業する内容としては、「レセプト業務」が代表的です。

レセプト業務とは、患者の自己負担分以外の費用（保険適用額の診療費用）を健康保険組合に請求する業務です。

なお、診療費用は病院で行われる医療行為の種類によって細かく決められているため、専門的な知識が必要です。

そのため、医療事務として働くには以下のような資格を取得しておくことをおすすめします。

法務事務

法務事務は、会社と取引先間で行われる法的な手続きを担当する事務です。

代表的なのは契約書のリーガルチェックなど。法務事務が法務の資格を保有している必要はありませんが、顧問弁護士に依頼をして契約書に不備がないかを慎重に確認する必要があるため、ある程度専門的な知識が求められます。

多数の取引先との契約で応用できるような契約書の雛形作成や、社員の雇用契約書の作成などがあるため、労務などの知識も兼ね備えていると良いでしょう。

また、大手企業だと特許申請を行なったり、知的財産権の管理なども法務事務が担当します。

人とコミュニケーションをとることよりも、パソコンで書類作成をしたり入念に読み込んだりと、正確性の求められるタスクが大半です。

法律に関してのある程度の知識が必要なので、全くの未経験から転職するのは少し難しいでしょう。

大学時代に法学部だった人や、法律関係の仕事に何らかの形で携わった経験があれば、自己PRにはぜひ大々的に盛り込むと良いでしょう。

貿易事務

貿易事務は、主に商社などに存在する事務です。

輸入や輸出に関する全般的な手続きを行うことが多く、通関手続きや船便・空便の手続き、保管倉庫の手配などを担当します。

また、総合商社では海外企業や現地法人とやりとりすることが多いため、英語や中国語を使うシーンもあります。

そのため、TOEICのスコアを武器に転職活動をすることが好ましいでしょう。

大手商社ならTOEIC800以上、中小企業ならTOEIC700以上が目安です。

事務職への転職で自己PRになる資格＆スキル

事務職への転職は未経験からでも可能ですが、未経験者が多いからこそ人気職でもあります。

そのため、転職活動では多くのライバルと戦うことになるでしょう。

多数の応募者の中からあなたを選んでもらうためには、他の応募者よりもワンランク上のスキルを保有した上で応募することがおすすめです。

そこで押さえておきたいのが、事務職の転職で有利になる資格やスキルです。

ここからご紹介する4つの資格は、数多くの事務系資格の中でも比較的取りやすいと言われているので、転職活動期間にある程度余裕のある人はぜひ受けてみてください。

MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）

MOSとは「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の略で、ExcelやWord、PowerPointなど事務職で必要なあらゆるツールの実務レベルを証明する資格です。

難易度は低いと言われているものの、マイクロソフト社が運営する資格であるため、実は世界で通用する事務系資格でもあります。

また、MOSの資格取得はスピーディであることもメリット。

受験したその日に合否がわかるため、すぐに履歴書に記載することができます。

転職活動中で時間的にあまり余裕がない人に最もおすすめの資格と言えます。

日商簿記

日商簿記は経理事務などに役立つ資格。

財務や会計、税務、経理などに役立つあらゆる知識を保有していることを証明する資格です。

2級・3級とありますが、最初は難易度の低い3級から受験するのがおすすめです。

参考書を開くと専門用語などが出てきて「難しい」と感じる人も多いですが、過去問題や簡単な用語集などを一通り覚えれば独学でも合格することができます。

なお、日商簿記は経理事務だけでなく一般事務や総務事務など複合的な業務をする事務職にも役立ちます。

特に規模の小さな会社では一般事務職が経理業務も兼務することがあるため、日商簿記を保有していると重宝されるでしょう。

秘書技能検定

秘書技能検定は、一般常識やビジネスマナーなどの社会人としてあるべき姿の程度を証明する資格です。

事務職に限らず、あらゆる職業で役に立ちます。

秘書技能検定は特にブランクのある人におすすめな資格です。

出産や子育てから復帰して転職活動をしている人は、社会人としての空白期間にマイナスイメージを持たれてしまうこともあるので、そんなときにビジネスマナーの保有を証明できる秘書技能検定の存在が役立つでしょう。

ITパスポート

ITパスポートとは、文字通りIT業務の一般的な知識を保有していることを証明する資格です。

IT企業への転職以外でも、一般企業のシステム部門などで役立ちます。

ITの知識というとプログラミングなど高度な専門知識をイメージする人も多いと思いますが、ITパスポートはあくまで「基礎的」なIT知識を証明する資格であるため、難易度はそこまで高くありません。

また、経済産業大臣が実施する情報処理技術者試験であるため、国家資格でもあります。

今後10年20年と長いキャリアを考えても重宝される資格といえるため、持っておいて損はないでしょう。

【事務への転職】職種別｜効果的な自己PR例文8選

自己PRをより効果的なものに仕上げるためには、職種ごとに求められるスキルや性格的特徴を把握した上で、その職種に合わせた内容をまとめると良いでしょう。

ここからは、先ほどご紹介した職種別に効果的にアプローチできる自己PRの作成方法を、例文付きでご紹介します。

会社の採用意向に合わせて、効果的な自己PRを作成しましょう。

一般事務

一般事務に転職をする場合、マルチタスクが得意なことや柔軟な対応力を自己PRにすると良いでしょう。

一般事務は会社の総合的な事務業務を担当するため、できることが多ければ多いほど好印象です。

営業事務

営業事務に転職するときにアピールしたいことは、コミュニケーション能力やサポート力です。

営業事務は取引先とのやりとりや、担当営業との意思疎通が必要な仕事です。

そのため、柔軟に対応できる人材であることをアピールすると良いでしょう。

経理事務

経理事務への転職は、基本的に経理に関わる資格や経験が求められます。

もし経験がなくても、何かしらの形で経理に関わった実績があればアピールになるでしょう。

もちろん、日商簿記などの資格を保有していれば自己PRに盛り込むことをおすすめします。

人事・労務事務

人事・労務事務に転職するときは、人材採用に携わった経験などをアピールすることができます。

販売職で店舗のアルバイト採用やシフト管理の経験がある方や、人材系の会社で働いていた経験があればぜひアピールしましょう。

総務事務

総務事務への転職で自己アピールできる点は、スケジュール調整力やマルチタスクの管理能力です。

常に様々な仕事を同時進行させなければならない総務事務ですから、これらのスキルは十分なアピール材料になります。

また、総務事務は社外の人と接する機会があまりないため、接客スキルや営業スキルをアピールするのはあまり向いていません。

携わっていた業務に対し、どのようにスケジュール管理をしてこなしていたのかをアピールしましょう。

医療事務

医療事務は1日の業務量や対応患者数が多いため、仕事をスピーディにこなす力が求められます。

また、レセプト業務が中心となるため、正確性も重要です。

前職で作業効率を上げられた実績があれば、ぜひアピールしましょう。

法務事務

法務事務はある程度の法務知識が必要なため、どの分野の法務に携わってきたかを具体的にまとめましょう。

貿易事務

貿易事務は語学力が自己PRの鍵とも言える職業です。

そのため、自分が持っている語学力がどの程度なのかを具体的に記載しましょう。

TOIECや外国語の検定を保有していれば、その資格も盛り込んでまとめると良いでしょう。

事務職への転職で役立つ！効果的な自己PR作成のポイント

事務職への転職で効果的な自己PRを作成するには、ある程度の文章構成力を身につけておくと良いでしょう。

事務職はビジネス文書の作成能力を見られることも多いため、文章構成スキルをアピールするためにも、ぜひここからご紹介するポイントを押さえておいてください。

今までの経験やスキルを具体的に文章でまとめつつ、何をどのくらい出来るのか、定量的な話も盛り込むと相手に伝わりやすくなります。

それでは、効果的な自己PR作成における3つのポイントをご紹介します。

経験業務を具体的に記載する

前職で何をやってきたのかを具体的にすることで、採用担当者があなたの仕事に取り組む姿をイメージしやすくなります。

「こういう業界にいました」という抽象的な表現ではなく「この業界のこの職種で、自社では主にどんなものを扱っていた」など、一文で分かる内容にしましょう。

また、経験業務をただまとめるのではなく、その経験が次の転職先でどう活かせるかも具体的に記載するのもおすすめです。

レイアウトをきれいにする

文章作成の基本である、「結論→理由→具体例→結論」にならって、自己PRの記載欄でも結論から先に書くとわかりやすいです。

この構成はビジネスの分野において重要視されており、クライアントワークの職業などでも商談シーンで活用されています。

例えば以下のような流れでまとめるのが、美しい文章とされています。

構成がまとまっていないと、結局何が伝えたいのかが分かりにくい自己PRになってしまい、本当にアピールしたいことの魅力が半減して見えてしまうかもしれません。

もし文章構成力に自信がない方は、キャリアアドバイザーなどに添削を依頼すると良いでしょう。

数字を使ってまとめるとわかりやすい

エピソードを具体的に伝えることは前提として、数字も盛り込むとよりリアルが伝わります。

どんな職業をやっていて、どのくらいの量を担当していたのか、どのくらいの期間やっていたのかなど、数字を盛り込むことで、その人の力量が伝わりやすくなります。

例えば、以下のように定量的な内容にまとめた自己PRにすると良いでしょう。

事務職への転職を成功させるコツ

最後に、自己PRの作成以外にも事務職への転職を成功させるために押さえておきたいコツをご紹介します。

転職活動でやっておくべき選考対策は多岐に渡りますが、今からお伝えする3つのコツを押さえて行動すればスピーディに効果的な選考対策ができるはずです。ぜひ押さえておきましょう。

自己分析をする

自己分析とは、文字通り自分を分析することです。

性格的特徴や強みを言語化できるため、効果的な自己PR作成に役立ちますし、面接でも堂々とあなた自身をアピールすることができます。

また、行きたい業界がまだ決まっていない人は、自己分析をして自分の強みを知ることで適性がわかるため、転職先選びにも役立つでしょう。

過去の経験から紐解いて自分の得意分野や価値観を知ると、相性が良さそうな会社の雰囲気も見えてくるでしょう。

改めて自分を知ることでポジティブな気持ちになれるので、厳しい転職活動の励みにもなるはずです。

なお、自己分析は大手転職サイトで無料で展開しているツールを使ったり、自分でノートに書いたりと様々な方法があります。

詳しくは「【転職成功】自己分析とは！超簡単にできるやり方から本格的な方法まで徹底解説」の記事を参考に自己分析してみてください。

業界研究をする

行きたい業界が決まったら、次にやっておきたいことが業界研究です。

業界研究とは、文字通りその業界に対して研究することです。

その業界が何を扱っていて、どういった市場価値があるのか、将来的な需要はどうかなどを調べましょう。

業界研究のやり方はとくにこれと決まったものはなく、ビジネス系ニュースサイトを網羅的に調べたり、その業界のトップ企業のホームページを読んでみるなど、様々なやり方があります。

転職エージェントへ登録する

最後にやりたいことは転職エージェントへの登録です。

行きたい業界が決まれば、その業界でどういう事務職につきたいのかを伝えることができますし、自己分析の結果どういう職場が合いそうかも伝えられるでしょう。

要望を細かく伝えることで、転職エージェントの担当から相性の良さそうな企業を紹介してくれます。

また、履歴書や職務経歴書の作成も添削してくれるので、自己PRの作成に悩んでいる方にもおすすめです。

給与交渉や面接設定などもサポートしてくれますし、転職に関するあらゆる悩みが解決できることでしょう。

まとめ

今回の記事では、事務職への転職に役立つ自己PR作成をするポイントをはじめ、各職種の仕事内容などを網羅的にご紹介しました。

事務職は様々な業界に存在する職業であり、業界ごとに求められる人材のタイプが異なります。

人気職の一つでもあるため、他の応募者に勝つためには各業界・職種に求められるスキルやタイプを知った上で自己PRをするのが効果的です。

今回ご紹介した業界別の自己PR例文にならい、行きたい業界に合わせて効果的な自己PR作成をしましょう。