【転職面接】採用担当へ失礼のないメールでの質問方法を解説！

転職活動をする際は、企業とさまざまなやり取りを重ねることがあります。

その際は連絡手段としてメールを用いることが多いですが、メールでやり取りする際は、メールで質問や問い合わせをしても問題ないのか気になるところです。

メールのやり取りで何らかの失礼な行為・マナー違反があれば、最終的に転職の選考に影響することもあり得るでしょう。

そこで今回は、転職の面接におけるメールでの質問について、さまざまな知識を共有していきたいと思います。

メールでの連絡方法や基礎的なマナー、注意したいNG行為などを主にまとめています。

「転職の面接についてメールで質問をしても大丈夫？」「質問するときに注意すべきマナーやルールとは？」と不安・疑問を抱いている人は、ぜひ参考にしてみてください。

【メールでの質問方法】メールで質問をするのは問題ないのか？

転職活動を進める際は、企業に対して、募集内容や条件についてさまざまな疑問を持つことがあります。

その際は質問して確認することが望ましいですが、連絡手段としてメールを用いることは問題ないのか、実際に連絡するときは気になるものです。

「突然質問メールを送って、失礼に感じられないだろうか」と不安を抱くことも多いでしょう。

結論からいうと、企業に対して質問のメールを送ること自体は問題ありません。

実際に直接志望先企業や気になっている企業に質問メールを送り、エントリーの前後にやり取りを重ねている人は少なくありません。

そのため転職の面接に際して質問しておきたいことがあるときは、メールでの問い合わせを積極的に検討してみましょう。

ただし、メールで質問するときは、基本的なメールマナーや言葉遣い、質問内容などに注意する必要があります。

明らかに失礼な行為で迷惑をかけてしまうと、その後の選考に影響したり、応募しにくくなってしまったりする可能性があります。

メールを送ること自体に問題はありませんが、何も関係のないところからいきなりメールを送るのですから、マナーには十分に注意しましょう。

また、詳細は後述しますが、内容的に質問してOKなことかどうかもよくチェックしたいところです。

【メールでの質問方法】メールで連絡する際の注意点とは？

転職の面接に際してメールで企業に質問することは問題ありませんが、いくつか注意しておきたいポイントがあります。

特にこれまでの経験で企業にメールを送ったことがあまりない人は、一般的なビジネスメールのマナーや言葉遣いに注意したいところです。

当然ですが、親しい友達や家族に送るようなメールではないため、ビジネスメールではある程度のフォーマルさを意識した文面が重要になります。

具体的な注意点は、以下の6つです。

このように、ビジネスメールには基本的な注意点として気をつけるべきことがたくさんあります。

では、詳細を一つひとつ整理したうえで、転職活動の失敗やミスを防いでいきましょう。

メールを送る時の基礎マナー

転職の面接の前後で質問メールを企業に送る際は、まず基礎的なメールのマナーを覚えましょう。

一般的にビジネスメールを送るときは、「丁寧でわかりやすいこと」を意識する必要があります。

そのため以下のようなふるまいは、ビジネスメールではNGとなるため注意しましょう。

また、内容が長くなるときは最初に伝えたいことの要点を述べたうえで、詳細を次のセクションで詳しく述べるなどの配慮も必要です。

大まかな流れは「挨拶→用件（質問）→締めの挨拶」が基本のため、友達にメールを送るような感覚でいきなり質問から入らないように気をつけてください。

また、難しい言葉遣いを用いる必要はありませんが、フォーマルさのある丁寧語・敬語はビジネスメールでは基本となります。

敬称は「〇〇さん」ではなく、「〇〇様」が基本的には望ましいでしょう。

会社や部署に対して「様」ではなく「株式会社〇〇御中」と書きます。

また、ビジネスメールでは「貴社」と「御社」の違いにも注意が必要です。

主にビジネスメールをはじめとした文面では、「貴社」の表現を使います。

一般的にビジネスメールでは「御社」とはいわないため、間違いには注意しましょう。

なお、「御社」は主に話し言葉で使われる言葉であり、転職・就職の場では主に面接の際に使用するのが特徴です。

これは絶対NG

次に、ビジネスメールで絶対に避けたいNG行為を紹介していきます。

ビジネスメールのふるまいに慣れていないとやってしまいがちですが、以下の行為は絶対に避けるようにしましょう。

ビジネスメールでは、友達同士のメールではやりがちな件名を書かないという行為はNGになります。

誰からのメールなのか、何のメールなのか明らかにするためにも、件名はしっかりと書くようにしましょう。

そもそも件名なしでメールを送ると、迷惑メールと判定されてしまう恐れもあります。

また、ビジネスメールはフォーマルなふるまいが基本のため、絵文字や顔文字を使用することもNGです。

関係性のある相手とは状況によって絵文字や顔文字、記号（！、♪など）を使用することもありますが、基本的にはNGとなります。

また、文字化けして読めなくなる可能性があるため、機種依存文字（㈱、㍉、①、Ⅱなど）の使用も避けましょう。

ほかには、挨拶やお礼のないメールも明らかに失礼にあたります。

前述した基礎マナーとあわせて、明らかにNG行為になるふるまいは、ビジネスメールでは積極的に避けるようにしましょう。

誤字脱字の確認

転職活動の際に、企業にメールで質問するときは、誤字脱字にも十分に注意が必要です。

誤字脱字があったからといって、1か所のみで失礼にあたるわけではありませんが、誤字脱字のある人とない人ではやはり印象は異なります。

メール内に誤字脱字があると、「慌てて確認せずにメールを送っている」という印象にもなりやすいため、あまり良いイメージは持たれません。

「そそっかしい人」「軽いミスが多い人」という印象にもなりかねないため、誤字脱字は送信前にしっかりチェックしましょう。

誤字脱字の確認は、基本的にメールの読み返しが大事です。

ただし、黙読すると意外に見落としてしまう箇所が出てくるため、できるときは軽く小声で音読して確かめることをおすすめします。

送り先と宛先の確認

転職活動の中で企業に質問のメールを送るときは、送り先・宛先に注意しましょう。

万が一宛先が間違っていたり不必要に省略されていたりすると、「ビジネスマナーが欠如している」「ミスをしやすい」という印象を与えてしまいます。

具体的に気をつけたいポイントは次のとおりです。

企業によっては問い合わせ先のメールアドレスを複数公開している場合があるため、別のメールアドレスに送ってしまわないように注意が必要です。

また、採用担当者や特定の部署の個人メールと直接やり取りしているときも、宛先のメールアドレスの間違いにはくれぐれも注意しましょう。

宛先となる人の名前や部署名も、間違いがないように事前によく確認する必要があります。

なお、担当者名や担当部署がわからず、宛先の書き方に迷ったときも注意しましょう。

宛先の部分は何も書かないのではなく、「人事部 ご担当者様」や「採用ご担当者様」と記載するのが一般的です。

こんな質問はNG

転職活動を進める中で、企業に質問メールを送ること自体はOKですが、質問内容には注意しましょう。

たとえば以下のような質問を送ると、質問内容的に失礼・非常識だと感じられたり、悪い印象を持たれたりします。

わざわざメールで聞かなくてもわかることは、質問しないほうが良いでしょう。

「しっかり確認していない」と思われてネガティブな印象を持たれる要因になります。

そもそも「しっかり確認していない」ということは、エントリーするにあたってその企業のことを入念に研究する気がない、つまりは「本気度が低い」という印象にもつながりかねません。

そういったスタンスの人を、企業はわざわざ中途採用したいとは考えないでしょう。

質問するときは、公式ホームページや各種資料などをよく確認し、自分自身で調べられることではないか事前にチェックしましょう。

また、採用基準に関わることをあえて質問するのもNGです。

メールで質問しても採用基準を明確に教えてもらえることはありませんし、そのような失礼なメールを送ってくる人には、企業もマイナスな印象を持つものです。

メールを送るタイミングとは

転職活動の中で質問メールを企業に送るときは、メールを送るタイミング（時間帯）にも注意しましょう。

ビジネスメールでは、送信する時間帯も十分に気をつけるべきマナーの一つです。

連絡するタイミングとして望ましいのは、その企業の業務時間中です。

具体的には平日9時～18時頃のタイミングの中で送信するのが一番でしょう。

それ以外の時間帯、たとえば早朝や深夜、土日などに連絡してしまうと、失礼にあたる可能性があります。

最近は社外から個人のメールチェックをすることも少なくありません。

早朝や深夜でもメールの通知は受け取れる可能性があるため、プライベートの時間に相手に不快な思いをさせてしまう恐れがあります。

時間内でしかメールを見ない人ももちろん多いですが、メールが送信された時間はわかるため、非常識な時間帯に送信したとわかれば「マナーがない」と思われてしまうかもしれません。

そのため質問メールを送るときは、タイミングにも十分に注意したいところです。

また、メールのやり取りをしているなかで返信するときは、送られてきたメールに対して24時間以内をめどに返信するように心がけましょう。

【メールでの質問方法】メールの正しい書き方とは？

ここからは、転職の面接前後でメールを企業に送るにあたって、事前にチェックしておきたいメールの正しい書き方を紹介していきます。

ビジネスメールには基本的なマナーと基本的な構成があるため、それらを意識して書くことが重要になります。

マナーがあり、構成がしっかりしていてわかりやすいメールを送れば、ビジネスマナーが備わっているとして良い印象につながることも考えられるでしょう。

先ほども軽く触れてきましたが、ビジネスメールの基本的な構成は次のようになります。

上記の構成が基本となるため、メールで質問するときも、基本的には上の構成に沿って本文を作成しましょう。

構成通りに書かれていれば、メールの内容は非常にわかりやすくなるのが特徴です。

では、次の項目からはそれぞれの正しい書き方を紹介していきます。

件名の書き方

企業に質問のメールを送るときは、件名を空欄にしたり内容と関係のないことを書いたりするのは避けましょう。

ビジネスメールでは、件名はわかりやすく簡潔に用件を記載するのが望ましいです。

たとえば質問のメールの場合は、以下のような用件の書き方がおすすめです。

件名には、上記の例のように自分の名前も記載しておきましょう。

誰からのメールなのかメール一覧ですぐにわかるため、怪しいメールと判断されにくくなります。

相手がメールの内容をすぐに把握できるようにする配慮ともいえるため、印象アップにもつながるでしょう。

なお、メールを返信するときは「Re:」をつけた状態で返信します。

冒頭に「Re:」があると「受け取ったメールに対する返信」という状態がわかるため、返信時は「Re:」を消さないように注意してください。

宛先の書き方

宛先もビジネスメールでは、マナーに注意したい重要なセクションです。

宛先はたとえば以下のように書きます。

例：株式会社〇〇 △△部 □□様

ビジネスメールでは「会社名＋部署＋名前＋敬称」という書き方で宛先を書くのが基本です。

なお、敬称は最後にのみ持ってくるため、たとえば「株式会社〇〇御中 □□様」といった二重表記はしないように注意しましょう。

また、初めて企業に質問のメールを送るときは担当部署や担当者の名前がわからないことがあります。

そのときは以下のように記載しておきましょう。

例：株式会社〇〇 採用ご担当者様

このように記載すれば採用関係の問い合わせだとすぐにわかるため、担当者がわからなくても問題ありません。

宛先や担当者がわからないときは宛先を省略してしまいがちですが、宛先を記載しないことはマナー違反にあたるため、注意が必要です。

また、担当者の名前がわかるときは、名前の間違いがないかどうかもよく確認しましょう（別の担当者の名前を書いてしまう・漢字の変換ミスをしてしまうなど）。

挨拶文章

質問のメールには、必ず挨拶の文章を最初に記載しましょう。

ビジネスメールは用件を述べる前にまず挨拶を書くのが基本です。

いきなり質問を書くと失礼な印象を持たれることが多いため、メールを送るときは注意しましょう。

挨拶文章の例は次のとおりです。

例を見てもわかるように、基本の流れは「最初の挨拶→名乗り→連絡した理由・経緯（簡単な用件）」という具合です。

このように挨拶を述べることで「誰から、どのような連絡なのか」がすぐにわかるため、担当者も本文を読みやすくなります。

なお、最初の挨拶として、ビジネスシーンで一般的に使われるものは以下が挙げられます。

「お世話になっております」は何度かやり取りしている相手に対してメールを送るときに使うと良いでしょう。

初めて連絡するときは「初めまして」または「突然のメール（ご連絡）失礼いたします」を使うのがおすすめです。

転職活動における質問メールではあまり使われませんが、ほかには久しぶりの相手に送る際は、「お久しぶりです」よりは「ご無沙汰しております」がよく使用されます。

また、名乗り方については次の項目で詳しく解説していきます。

名乗り方

質問メールを送るときの名乗り方は、主に自分の所属（会社名や学校名など）と名前をフルネームで伝えるかたちになります。

いきなり名乗るのではなく、前述の挨拶を記載したうえで、次に名乗りの文章を加えましょう。

また、ほかには「自分のことを補足する情報」を軽く加えたうえで名乗る方法もあります。

具体例を見てみましょう。

基本的にビジネスメールでは、名乗りを省略するのはNGです。

「誰からのメールなのか」をしっかり示して相手に配慮するためにも、所属などの情報を加えたうえでのフルネームでの名乗りは忘れないようにしましょう。

本文の書き方

ビジネスメールにおける本文（用件）は、挨拶と名乗りのあとに書いていきます。

いきなり質問を書くと、挨拶もなしに非常識な印象が強くなるため、最初に本文を書かないように注意しましょう。

本文では、最初にどのような内容で連絡したのか簡単にまとめてから、詳細に触れていくのが一般的です。

最初の挨拶のところでも軽く解説してきましたが、「今回はこんな用件での連絡です」という提示があると、採用担当者はメールを読みやすくなります。

長文のメールでも内容を理解しやすくなるため、徐々に詳細を紐解いていくかたちで、最初は用件のまとめを提示しましょう。

具体的な書き方の例は、次のとおりです。

このたびは面接の選考状況につきましてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。

先日面接を実施していただいた際は、選考の結果をいただくまでに1週間ほどと伺っておりましたが、ご状況はいかがでしょうか。

恐れながら、他社の選考が同時並行で進んでおり、内定受諾を〇日までに回答しなければなりません。

内定をいただけるようでしたら、ぜひ貴社のお話をお受けしたいと考えています。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、選考が進んでいらっしゃるようでしたら、〇日までにご連絡いただければと存じます。

上記の例では、最初に「〇〇についてお伺いしたく…」と触れているため、用件がわかりやすくなっているのがポイントです。

そこから詳しく掘り下げるかたちで本文を書き、質問を記載していきましょう。

終わりの一言

メールは、最後は締めとなる挨拶文章を入れて終わりにする流れになります。

本文のあとそのまま終わると、締まりが悪いせいで印象もマイナスになってしまうため、最後には必ず終わりの挨拶を入れましょう。

例としては次のような挨拶が挙げられます。

相手に手間をかけることに対する挨拶と、最後に「よろしくお願いいたします」の一言を入れて締める流れになります。

このように書くことでビジネスメールは挨拶と挨拶で本文を挟むかたちになり、非常に丁寧な印象になるのがポイントです。

なお例3のように、たとえばやや無理な相談やお願いをするときなどは、「無理なご相談を申し上げてしまい…」といった表現を追加したうえでより丁寧な言い回しにするのがおすすめです。

【メールでの質問方法】良い印象を与えるためのポイントは？

転職の面接前後で質問メールを送るときは、少しでも良い印象を与えることを意識したいところです。

メールで良い印象を与えれば、選考の結果にも良い影響を与える場合もあります。

また逆に印象が悪くなれば、選考に悪い意味で響いてしまう可能性もあるため注意が必要です。

質問のメールで良い印象を与えるためのポイントは、次のとおりです。

上記のことを少しでも意識すれば、メールの印象は良くなります。

では、詳細をチェックしていきましょう。

お礼を添える

転職の面接前後でメールを送るときは、お礼を添えるとより丁寧な印象になります。

面接の前に質問のメールを送るときは、面接の機会をもらったこと・面接の予約をさせてもらったことに対するお礼を添えましょう。

また、面接後に質問のメールを送るときは、面接を実施してもらったことに対してお礼を述べましょう。

丁寧な印象に加え、「相手の忙しさに対して配慮できる姿勢」が伝わるため、人柄の良さを評価してもらえる可能性もあります。

内容は簡潔にまとめる

転職の面接について質問のメールを送るときは、できるだけ簡潔にまとめることを意識しましょう。

メールの書き方でも述べてきたように、ビジネスメールはわかりやすさや簡潔さが重要になります。

「何のメールなのか」がすぐにわかるように配慮して書くことが大事なため、必要以上にダラダラと長文を書かないようにしましょう。

挨拶やへりくだり、お礼の表現も、やりすぎるとかえって嫌味っぽく聞こえてしまうことがあるため、それぞれ1文程度で問題ありません。

なお、読みやすさを意識した次のような心がけも重要です。

質問のメールを送るときは、上記のようなポイントをチェックしたうえで、簡潔でわかりやすい内容を意識しましょう。

まとめ

転職の面接に際して質問のメールを送るときは、基本的なビジネスマナーを意識したうえで、丁寧なメールを作成しましょう。

丁寧でわかりやすい内容のメールであれば、質問にあたって採用担当者から良い印象を持たれることも多いです。

状況によっては選考に良い影響を与える可能性も期待できます。

しかし反対にメールのマナーがなっていなければ、採用担当者からは「失礼な人だ」と思われてしまう可能性があります。

選考においてもマイナス評価につながる場合があるため、メールを送るときのマナーや言葉遣いには注意が必要です。

ほとんどビジネスメールを送ったことがない人にとっては、最初は構成や表現などで迷うことも多いでしょう。

しかし慣れればビジネスメールも送りやすくなるため、質問のメールも自然と送れるようになります。

転職の面接前後は丁寧なメールを送り、少しでも内定獲得のための有利性を高めましょう。