転職面接の日程が合わないときはどうする？再調整時のメールマナーや辞退の連絡方法も解説

転職面接の日程調整は、基本的に自分と企業側がやりとりをして行うものです。

ときにはお互いの都合が合わないこともあり、再調整方法に悩む人も多いのではないでしょうか。

とくに在職中に転職活動をしている人は、面接のために空けられる日程に限りがあり、なかなか都合がつかないことはよくある話です。

このときに気をつけたいことが、再調整のやりとりをする際のメールや電話連絡のマナー。

自分優先であまりにも再調整頻度が高いと、せっかく面接にこぎつけてもマイナスイメージからスタートしてしまいます。

そこで今回の記事では、転職面接の日程が合わないときのメールにおけるビジネスマナーや、何度も再調整しないための注意点をご紹介します。

本記事を読めば、メールに関するビジネスマナーまで身につくはずです。

ぜひ最後まで読み進めてください。

転職面接の日程が合わないと合否に影響する？

結論、転職面接の日程が合わない場合、合否に影響する可能性はゼロではありません。

しかし合否に悪い影響を与えるのは、日程調整のやりとりの時点でビジネスマナーが感じられなかったときのみです。

なぜなら、面接日程メールは、企業の採用担当者との最初のコミュニケーションになることが多く、一番最初の第一印象を決めるからです。

転職者のコミュニケーション能力や言語能力、スケジュール管理などの基本的なビジネスマナーは、面接前のやりとりの時点で始まっているととらえましょう。

効率化のためにメールをシンプルに返信する人も多いと思いますが、社会人として企業に失礼がないように、細かい部分まで注意しておきましょう。

転職面接日程が合わない時の対策

転職面接の日程が合わないとき、無理に再調整をするよりもまず以下の方法で対処できないか考えてみてください。

とくに在職中の人の場合は日程が合わないことが大半ですが、公休日を利用したり有給休暇を取得することで都合がつく可能性もあります。

転職先の会社によってはオンラインでの面接に対応しているところもあるので、相談してみるのも良いでしょう。

これらも含め、詳しい対処法をそれぞれご紹介します。

土日祝日の面接を相談してみる

平日はフル出勤している会社員なら、当然ながら平日に転職先の面接を受けることは難しいものです。

そこで、土日祝日に面接をさせてもらえないか打診してみてはいかがでしょうか。

会社によっては土日祝日の面接をOKしているところも少なくありません。

とくにベンチャー企業や規模の小さい会社は、代表が面接を担当することも多くあります。

一企業の代表は土日祝日でも稼働しているので、先方の都合さえ問題なければ面接を入れてくれるかもしれません。

ただし、企業としては公休日なので、相談するときは「お休みの日で大変恐縮かとは存じますが」と前置きをした前提で話を進めましょう。

さらに、「現在の会社ではどうしても休みが取れず、現状は土日のみしか都合をつけることができません」と理由を述べるのも忘れないでください。

夜間の面接を相談してみる

応募先の会社が自宅や在職中の会社から近い場合、夜間に面接対応してもらえないか相談してみるのも手です。

一般企業の面接は、基本的に平日の日中です。

しかし、これは先方の業務が円滑に進められながらも、大半の応募者が都合がつきやすい時間帯だからです。

どの会社も20時くらいまでの時間なら稼働しているので、面接の時間を取れないことはありません。

ただし、1日の疲労が溜まる夜間の面接は先方にとっても多少ストレスです。

相談するときは「在職中で日中の時間が取れないため、大変厚かましいのですが夕方か夜にお願いできないでしょうか」と前置きをしてからにしてください。

オンラインで対応してもらう

コロナ禍以降、面接をオンラインで行う企業が増えてきました。

ほとんどの企業ではZOOMなどでオンラインミーティングをした経験があるので、オンライン面接もさほど抵抗はないでしょう。

オンライン面接なら、タイミングが合えば在職中の会社の休憩時間を使って面接を受けることができます。

こちら側としても足を運ぶ時間が削られて効率的ですし、先方もオフィス内で事前準備をする必要がないので手間なく進められます。

対面ではないからといって合否に影響が出ることはほとんどないので、とくにオンラインに慣れている方は相談してみると良いでしょう。

ただし、オンライン会議を当たり前としない会社もあるので要注意です。

とくに地方の中小企業などの場合はITリテラシーが低いので、オンライン面接を相談したことで懸念を持たれてしまうこともあります。

若手が多く活躍していたり、DX推進をしているような企業に限定しておきましょう。

在職中の会社に半休or有給をもらう

在職中の場合、有給休暇の残日数が残っていればうまく利用することもおすすめです。

いずれにしても退職する会社なので、有給休暇はある程度使ってしまっても問題ないでしょう。

もし半休取得が問題なければ、上手に小分けして使いながら面接を入れていくのもありです。

ただし、有給休暇を使いすぎてしまうことで社内の業務に著しい影響を与えるリスクがある場合は慎重になった方が良いでしょう。

丸一日有給をもらって複数社の面接を受けるのがおすすめ

1社の面接のために有給休暇を取得するのはもったいないので、丸1日有給休暇をもらえたら複数の会社の面接を入れて1日で終わらせるのもおすすめです。

とくに応募社数が多い人は、効率的に複数の会社の面接を入れて、早期で転職成功できるようにしましょう

転職エージェントに調整してもらう

転職エージェントに登録をしていれば、紹介先企業の面接は専属のキャリアアドバイザーが代行してくれることが大半です。

自分で調整しなくて済むため、変にマナーに気を使う必要もないでしょう。

ただし、これはあくまで転職エージェントに登録後、エージェント経由で求人をもらった場合に限ります。

転職サイトなどで自分で応募をした会社に関しては、自分と企業が直接やりとりをしなければなりません。

もしまだ転職活動を始めたばかりの人なら、滑り止めを受けるためにも転職エージェントに登録をしてみてはいかがでしょうか。

転職面接の日程調整のメールマナー10選

転職面接の日程が合わないとき、再調整のやりとりは基本的にメールで行います。

メールの書き方で印象を損ねないよう、以下10個のメールマナーを意識して気をつけましょう。

ビジネスマナーは10個

転職活動中だと面接対策に気を取られてメール対応を軽視しがちですが、メールこそがビジネスマナーの基本です。

今回紹介するものはしっかり理解しておきましょう。

2-1. 24時間以内に返信メールを送る

企業から日程調整のメールが送られてきたら、24時間以内に返信しましょう。

企業側は、面接日程の調整する必要があるからです。

連絡が遅い場合は日程が決まっているのに調整する必要がでてくる可能性があり、企業に迷惑がかかります。

そのため、24時間以内にメールを返信するようにしましょう。

メール返信する時間帯は、企業側の営業時間内におこないましょう。

ただ、すぐに返信できない場合もあるでしょう。

すぐに返信できない場合は、以下のような返信がおすすめです。

大変申し訳ございません。

現職の業務都合上、日程がわかるのが〇月〇日になります。

面接日程に関しては、〇日までにご連絡させていただきます。

何卒宜しくお願い致します。

正直に、日程がわかる日にちを伝えるようにしましょう。

2-2. 必ずお礼を入れる

面接日程の返信メールには、必ずお礼の一言を添えましょう。

社会人として「お礼」することは、基本的なことだからです。

面接調整メールは企業が時間をかけて多くの応募者に送っています。
企業に時間や手間を取ってくれたことに対して、感謝を述べるようにしてください。

感謝をしないからと言って面接の合否に関わることは少ないですが、普段から感謝を伝えられるようにしておかなければ、人間性を疑われる原因になります。

2-3. 署名を入れる

ビジネスメールにおいて署名を入れることはマストです。

当然ながら、面接日程のメールに署名を入れることもマナーの一つと言えます。

ビジネスメールに署名が必要な理由は、誰からの返信かすぐに把握できるようにするためです。

企業は多くの応募者からメールが届くため、一目で把握できるようにお互いが配慮することが目的です

なお、個人でのメールだと署名の書き方に悩む人も多いと思いますが、以下のテンプレを活用してみてください。

2-4. 元の本文を残して返信メールを送る

面接日程メールを返信する際は、元の本文を残して返信しましょう。

元の本文を残しておかないと、採用担当者はメール内容がわからないからです。

採用担当者は応募者からのメールだけでなく、業務内容のメールが大量にきています。

そのため、面接日程のメールが探しやすいように元のメール内容は残して置く必要があります。

2-5. 個人のメールアドレスを使用する

在職中の転職は、会社のメールアドレスではなく個人のメールアドレスで連絡しましょう。

会社のメールアドレスは業務で使用するもので、業務以外の目的で使用してはいけません。

そもそも転職のことが会社にバレるとトラブルになる可能性もあります。

転職活動用のメールアドレスを作っておけば、簡単に認識できるためおすすめです。

2-6. 太文字や色文字などの装飾を使わない

メールは太文字や色文字といった装飾を使わないようにしましょう。

企業のメールによっては文字化けする可能性もあり、伝えたい内容が伝わらないこともあります。

また、装飾文字が失礼になる可能性も考えられるでしょう。

下記にNGの例文です。

上記の例文の「！（エクスクラメーションマーク）」「……」などは、ビジネスシーンにおいて適した表現ではありません。

記号や装飾などはなるべく控えてください。

2-7. 改行や段落分けをする

改行や段落を分けてメールを作成しましょう。

改行や段落がない文章は、文字が詰まっており非常に読みにくいです。

以下が例文になります。

上記は同じ文章ですが、読みやすさが大きく違います。

読み手である企業が読みやすいメール文を作成できるように、改行と段落は使いこなしてください。

2-8. 正しい敬語を使う

メールを作成するときは、正しい敬語を使うようにしましょう。

正しい日本語を使わないと失礼ですし、そもそも転職中の身としてはスキルが足りない人だと認識されてしまいます。

面接日程調整のメールや感謝のメールなどは、すべて「ビジネスメール」となり正しい敬語を使う必要があります。

例えば以下のような敬語に注意しましょう。

「了解しました」などは、上司にも使いがちですが実は間違いです。

同僚や部下などに対して使う言葉なので注意しましょう。

メール文は正しい日本語を使うように注意してください。

2-9. 内容を簡潔する

面接日程調整メールの本文内容は簡潔にまとめましょう。

必要のない内容が盛り込まれていると、採用担当者は応募者が何を伝えたいのかを理解するまでに時間がかかるからです。

基本的に、以上の内容だけを書きましょう。

どうしても伝えないといけないことがある場合は、以下の順番で書いてみましょう。

内容が無駄に長くなってしまうと「結局、何が言いたいの？」と採用担当者はなります。

そのため、最初に結論を伝えてから理由を伝えると、すぐに理解できる文章になります。

2-10. 会社名を省略しない

メールの宛名には会社名を省略して書いてはいけません。

会社名だけでなく、部署名や名前も省略せずに書きましょう。

省略すると企業に失礼になるからです。

会社名や部署名が長すぎる場合があるかもしれません。

その場合は、2行以内におさめるのが一般的なため、3行目にいかないように注意しましょう。

また、送られてきたメールに苗字しか書かれていない場合は、部署名を確実に書いて苗字の後に「様」と書くようにしてください。

転職面接日程が合わない場合の再調整時の注意点

転職の面接日程調整メールを書く際は3つのポイントがあります。

ポイントを抑えて面接日程調整メールを書くことで、スムーズにメール作成でき好印象なイメージを与えられます。

3-1. 具体的に日程確認する

1つ目は具体的に日程を確認することです。

具体的な日程を提示することで採用担当者は再確認できます。

企業から日程を提示してきた場合は、「ご指定いただいた日程で大丈夫です」と返信しないようにしましょう。

理由は、認識の乖離がおきてトラブルが起こる可能性があるからです。
日程を提示するときや確認するときは、「〇月〇日（〇）〇時～よろしくお願いいたします」と具体的に書くようにしてください。

3-2. 希望日程がない場合は、3つ以上の候補日を挙げる

自身で面接の日程を提示する場合は、3つ以上の候補日を挙げましょう。

候補日を1つだけ挙げると、採用担当者の都合が合いにくくなり、何回もメールのやりとりをする必要がでてくるからです。

採用担当者の都合がわからない以上、最低3つの選択肢を提示してください。

3-3. 日程変更する際は謝罪する

日程が決まっているにもかかわらず、日程を変更したい場合はメール文に必ず謝罪をいれましょう。

採用担当者にとって日程変更はめんどくさいことであり、1から予定を調整する必要があります。

やむをえない理由で日程変更する場合は、「大変申し訳ございません」という一言を添えて謝罪しましょう。

謝罪する場合もビジネスマナーや人柄が問われるため、丁寧な文章を心がけてください。

面接辞退をする場合のマナー

せっかく面接にこぎつけても、先に他社に内定をもらうこともあります。

その場合も面接辞退の連絡をすることがマナーです。

そのままとんずらしてしまうなんてことは、社会人としても人としてもモラルに欠ける行為。

これからご紹介するマナーをしっかり把握した上で、円滑なやりとりのもと面接辞退を伝えましょう。

面接辞退のメールのマナー

面接辞退の連絡は電話の方が丁寧ではありますが、担当者が不在の場合に何度もやりとりする羽目にもなるので、1〜2度電話して不在ならメールで伝えましょう。

メールの場合は、件名で面接辞退の旨がすぐにわかるようにしておき、本文で丁寧な言葉で謝罪を述べましょう。

面接辞退の電話のマナー

面接辞退の連絡はメールの方が心持ちが楽ではありますが、マナーとしては電話連絡を優先すべきです。

何度かかけて繋がらなかったら、先ほどご説明したメールでの挨拶で問題ないですが、まずは担当者に直接お詫びをしましょう。

転職面接の日程が合わない人からよくある質問

最後に、転職活動中の人からよくある質問をご紹介します。

今回の主題である、日程調整に関する疑問点を集めたので、リアルな声と共に参考にしてください。

Q1.面接日の再調整は何回までOK？

ビジネスマナー的に、面接日の再調整の上限回数は決まっていません。

しかし、基本的には1回や2回が限度でしょう。

応募先企業の採用担当者も、忙しいスケジュールの中で調整してくれています。

何度も変えられてしまうと業務に支障をきたしてしまうので、できるだけ1回で決まるように配慮しましょう。

Q.2面接候補日はメールをもらってから何日後が最適？

1ヶ月以内のスケジュールで候補日をお伝えすると良いでしょう。

なぜなら、応募先の採用担当者も1ヶ月程度のスケジュールで動いていることが大半だからです。

あまりにも近過ぎる日にちを指定するとお互いに調整がしにくくなり、何度も再調整をする羽目になります。

Q.3日程が合わずに面接辞退をする場合はメールだけでOK？

面接辞退をする場合の連絡は、電話を優先した方が良いでしょう。

ビジネスシーンでも、取引先に重要なことを伝える際は電話がマストです。

面接辞退の連絡でも同様で、失礼のないように電話で連絡しましょう。

もし複数回かけて担当者が出なかった場合はメールで対応しましょう。

まとめ

今回の記事では、転職面接の日程が合わない時の対処法や調整時のマナーを中心にご紹介しました。

応募者といえど都合がありますから、企業の都合だけに無理に合わせる必要はありません。

しかし、何度も再調整をお願いするのも配慮に欠ける行為です。

日程が合わずに再調整するときは、できるだけ確実性のある日にちを伝えることはもちろん、先方から複数日程を伺ってこちらが選ぶなどもおすすめです。

できるだけお互いのストレスにならないよう、最小限のやり取りで日程調整をしましょう。