職務経歴書に退職理由は書くべきなのか？例文と好印象を与える書き方

履歴書とは異なり職務経歴書には、これまで培った経歴やスキルを応募先企業でどのように発揮できるかをアピールする目的があります。

職務経歴書を作成するにあたって、基本的に退職理由は書く必要はありません。

ただし、書いたほうがよい場合もあります。

退職理由がネガティブな場合、どのように書けば好印象を与えられるのでしょうか。

この記事では、例文を交えながらポイントを解説します。

魅力的な職務経歴書の作成にお役立てください。

【職務経歴書の退職理由】職務経歴書に退職理由を書くケースとは

業界・業種を問わず、原則職務経歴書には退職理由を記載するよう求められていません。

ただし、採用担当者から疑問を抱かれる可能性がある場合やメリットが高いと思える場合はあらかじめ書いておいたほうが良いケースがあります。

どのような基準で判断できるのか、書類作成前に把握しておきましょう。

原則は書く必要はない

職務経歴書は、応募先企業にとって自分が即戦力となり得ることをアピールする書類です。

そのため、ネガティブな要素は含まないほうが採用担当者に好印象を与えます。

原則、退職理由を書く必要はないとされている理由です。

しかし場合によっては、職歴をリストアップしただけの職務経歴書では、退職理由を知らない採用担当者からネガティブなイメージを抱かれる場合があります。

事情を少し述べるだけで、ネガティブなイメージが好印象に変わり、採用を左右するケースは珍しくありません。

退職理由を書いたほうが望ましいとされるケースはどのような場合なのか、次項目以降の情報を考慮してみましょう。

自分の状況と照らし合わせて参考にしてください。

退職理由を書くことが必要なケース

大抵の場合、退職理由を書く際は、一般的に使用されている定型文を利用すればよいといわれています。

しかし、職務経歴書はできるだけオリジナル要素を入れてまとめた方が、採用担当者からの印象が良くなることは事実です。

とくに、転職回数が多い・在籍期間が短い・離職期間が長い・キャリアに一貫性がない等の場合は、採用担当者が疑問を抱く可能性を考慮してあらかじめ書いていたほうが良いでしょう。

また、退職理由がアピール材料になることもあります。

ポジティブな退職理由の場合も記載することをおすすめします。

これら5つの具体的なシーンをチェックしてみましょう。

退職理由がアピールにつながる場合

日々業務経験を積み重ねていくうちに、特定分野でのスキルや知識が増えていくのではないでしょうか。

さらなるスキルアップを目指すべく、検定や資格取得に取り組んでいる人は多くいます。

ある人たちにとって資格取得は、自分のキャリアビジョンを達成できるような企業への転職を考え始めるきっかけです。

もし、自分のキャリアアップや異業界への挑戦など、意欲的なモチベーションが退職理由ならば、積極的に記載してアピール材料にしましょう。

採用担当者は、ポテンシャルの高さを加味して採用を前向きに検討してくれる可能性があります。

転職回数が多い場合

中途採用市場で勝つためには、応募者の職歴からスキルとなる武器をアピールする必要があります。

しかし、人によっては転職回数が多く、アピールしにくい場合もあるでしょう。

転職歴が多い＝飽き性、忍耐力がないなどのイメージを持たれやすいことは事実です。

実際に、転職回数が一般よりも多い場合、何か不満な状況が生じるとすぐに辞めてしまうのではないかとの懸念を抱かれてしまいかねません。

職務経歴書に書かなくても、面接で尋ねられることを予想し、退職理由を言語化して対策を取りましょう。

そのためには、ライフスタイルに合わせた具体的な理由を書くことをおすすめします。

例えば、結婚・出産・配偶者の転勤・親の介護・家族の看病などです。

退職理由を書く場合は、これまでの転職経験から得られた経験・知識・スキルが自分のキャリアアップにどのようにつながってきたかをまとめましょう。

応募先企業に貢献できる自分の強みに焦点を合わせます。

在籍期間が短い場合

経験豊富な採用担当者は、職歴からすぐに在職期間を計算可能です。

在職期間が短い場合も懸念材料となります。

自分の都合を優先する人物ではないか、周りの人とうまくやっていけないのではないかなどです。

企業側の不安や心配を取り除くために、短期間に終わってしまった理由を記載しておきましょう。

自分の落ち度が退職理由の場合は、簡潔に正直な理由を記載した上で、今後反省点や改善点をどのように生かしていこうと考えているかが分かるように記載します。

ネガティブな理由をポジティブな表現に変換するためには、自己分析や企業調査が大切なポイントです。

前職での失敗が応募先企業で役立つことも考えられます。

自分自身が前向きな気持ちで退職理由を考えるようにしましょう。

離職期間が長い場合

退職後、今回の転職まで離職期間が長い場合も注意が必要です。

空白期間中に何か重大な出来事が起きていたのではないか、自社の業務ペースに付いていけるのかなど、さまざまな考えが採用担当者の頭をよぎる可能性があります。

留学や資格取得など、離職期間の長さを決める理由は人それぞれです。

家族の看病や介護などによる事情や自身の体調不良などが理由の場合もあります。

過労状態のためリフレッシュ休養する人も珍しくありません。

可能であれば、具体的な退職理由を記載したほうが採用担当者は事情が分かり安心します。

体調不良やリフレッシュ休養の場合は、現在心身の体調がどのように以前と変化したかを簡潔に含めておきましょう。

転職活動がうまくいかずに不本意ながら離職期間が長くなった場合は、転職活動していた事実と学びや成長度合いに関する情報を記載できます。

キャリアに一貫性がない場合

転職を繰り返している人で、職歴の業種や職種に一貫性がない場合も、退職理由を書いておいた方が良いです。

キャリアに一貫性がない場合、自分のキャリアビジョンが明確になっていないのではないかとの懸念を抱かれるためです。

また、同じ職種でも業界が異なる場合、なぜ業界をチェンジしたのかを書いておいた方が良いです。

例えば、営業職でIT業界から人材業界に転職をした場合、なぜIT業界では自分のやりたいことを成し遂げられなかったのかをまとめます。

異業界でも共通して活かせるスキルを、業界を変えることでどう成長させたかったのかを書くと良いでしょう。

なお、あえて異業界・異業種へ転職した経験がある場合、転職を決意したきっかけをエピソードとともにまとめてみましょう。

キャリアチェンジした経験により、自分がどれだけ成長できたかはアピール材料になります。

明確なキャリアビジョンを持っており、積極的に行動できる人は、高評価のポイントです。

【退職理由】職務経歴書に退職理由を書く際のポイント

職務経歴書は、基本的にフォーマットや表現方法は自由です。

大切なことは、相手が読みやすいかどうかです。

長々と退職理由を説明した冗長な文章では何が伝えたいのかわからなくなってしまいますし、短すぎると具体性に欠けて信頼度も低くなります。

なお、転職回数が少ない場合は職歴の欄に記載できますが、転職回数が多い場合は新たな項目を追加して作成したほうが読みやすくなります。

また、自己PRや志望動機の欄で退職理由を記載したい場合は、退職経験を基に応募先企業ではどのように活躍できるかに関する意欲的な姿勢を織り込むと効果的です。

いずれにしても、退職理由を記載する際は、採用担当者が抱くかもしれないマイナスイメージを取り除くことを意識しましょう。

読み手がイメージしやすい、分かりやすい言葉で表現することを心がけましょう。

【職務経歴書の退職理由】タイプ別！退職理由の例文

職務経歴書に記載する退職理由は、簡潔で要点をついたものにします。

採用担当者は、これまで数多くの応募者を面接しているケースが多いため、気になる点に関しては面接時に尋ねると考えられるためです。

代表的な3つのタイプに分けて、退職理由の例文を紹介します。

例文を参考に、自分なりにアレンジしてみてください。

自己都合

退職理由が自ら願い出る場合は、「自己都合退職」という分類になります。

これは理由がポジティブかネガティブかは関係ありません。

一般的な定型文は「一身上の都合により退職」という表現でOKです。

頻繁に使われている表現ですが、転職回数が少なければとくに問題ないでしょう。

また、退職理由が明確な場合は次のように記載すると良いでしょう。

期間満了

近年、働き方にはいくつもの種類があり、期間を限定して労働契約を結ぶケースは多数あります。

それが、派遣社員・契約社員・期間社員・臨時社員などと呼ばれるカテゴリーです。

この場合は、所属していた会社名と退職年月日を記した横に「契約期間満了につき退職」と記載できます。

なお、契約期間が定められた働き方の場合、転職回数が多くてもあまり問題ではありません。

面接時に「なぜ正社員ではなく派遣社員や契約社員を選んだのか」を聞かれる場合がありますが、理想の働き方を理由に説明すれば納得してもらえるでしょう。

ただし、契約期間を定めた労働契約社員にもかかわらず期間満了より前に退職した場合は、自己都合による退職になります。

この場合は先ほどあげた自己都合退職の書き方にならってまとめましょう。

ささいな点ですが、ミスのないようご注意ください。

会社都合

残念なことに、会社の都合により退職せざるを得ないケースもあります。

会社の倒産・経営不振・リストラ・給与未払い等のケースです。

その場合は、職歴の退職年月日の横に「会社都合により退職」と記載します。

また、業績悪化に伴い人員を整理するにあたって、リストラ対象者を希望退職者の中から選ぶ場合があります。

その場合でも、退職のきっかけは会社側からの申し出のため、会社都合が退職理由です。

また、職場で上司や同僚からいじめ・パワハラ・セクハラ・その他の嫌がらせにより退職に追い込まれた場合は、自らの意思で退職したとしても会社都合による退職になります。

詳しくは、厚生労働省による資料を基に、自分の状況が会社都合に当てはまるかどうかを確認してみましょう。

【職務経歴書の退職理由】書かない方が良い内容とは

退職理由はできるだけ書いた方が良いものの、ネガティブな内容をあまりにも直接的な表現で書いてしまうと採用担当者に誤解を与えかねません。

ここからは、退職理由として書かない方が良い2つのケースです。

採用担当者から「採用したくない人」というレッテルを貼られないように、今からご説明する2つのケースについても理解した上でまとめましょう。

前職に対する不満

人は誰しも悪口や不満を好んで聞こうとはしません。

これは転職市場でも同様です。

前職で嫌な思いをしたとしても、不満ばかりつらつらと書いてしまえば悪い印象を与えてしまいます。

好印象な人は常にポジティブで、未来を語る人です。

過去の嫌な出来事ばかりを述べられても、相手は将来あなたに何を期待したら良いかわからなくなるでしょう。

仮にネガティブな理由で退職をしたとしても、できるだけポジティブに聞こえるように言い換える工夫が必要です。

例えば給与に対して不満を抱いていた場合なら「公平な評価制度のある環境で自分の価値を常に把握したい」と言い換えることができます。

採用担当者に誤解されてしまう内容

採用担当者が誤解してしまう表現も避けましょう。

一見すると具体的なエピソードでも、マイナス表現が記載されていれば誤解が生まれてしまいます。

例えば、「損失を出してしまったが挽回した」「チームで摩擦が生じてしまったが自分が売り上げたことで達成した」などです。

成功体験を語っているようですが、ミスが多いことや協調性がないなどの印象をもたれかねません。

【職務経歴書の退職理由】採用担当者は何を判断しているのか

転職する際は、まず書類選考に通過しなければなりません。

採用担当者は、履歴書・職務経歴書の書類を見る上で何を判断しているのでしょうか。

採用担当者が書類を見る際、判断基準としている視点や注目している要素を把握しておけば、書類選考に通過しやすくなります。

退職理由を記載する基準として念頭に置きましょう。

大抵の企業で共通している判断ポイントは、主に4点あります。

志望動機の整合性が合っているか

採用担当者は、履歴書・職務経歴書を比較し、志望動機と退職理由が一貫しているかどうかを確かめます。

もし、志望動機と退職理由にずれが生じている場合、どちらかが嘘と判断されかねません。

例えば、退職理由が自己都合で、具体的にワークライフバランスが充実せず不満が募った点を記載しているとします。

一方志望動機には、キャリアアップを図りたいため応募した旨記載するのは整合性が合っているでしょうか。

キャリアアップを図るためには、多少生活を犠牲にしてでも努力を惜しまない姿勢が必要です。

しかし、ワークライフバランスを求めている人にはそのような努力は苦になることが予想されます。

表現の仕方や言葉の意味を正確に理解した上で、書類を作成しましょう。

短期間の離職をしない人材か

企業側は中途採用するにあたって、自社で長期的に活躍してくれる人材を探すことが一般的です。

たとえ高いスキルを持っており、即戦力となる貴重な人材でも、短期間で辞められると企業にとっては損失となります。

退職理由が自己都合の場合に、採用担当者が具体的な理由に注目するのは、短期間で離職する可能性の有無を判断するためです。

採用担当者がイメージしやすいような退職理由を記載しておくことにより、不安や心配の材料をできる限り取り除くことが採用の可否につながります。

不平や不満などネガティブな要素が退職理由に見受けられる場合、同じ理由で早期退職するのではないかと疑われる危険があることを覚えておきましょう。

仕事への意欲があるのか

どの業界・業種でも、意欲的に仕事に取り組む姿勢は高く評価されます。

意欲的な態度は、周りにも良い影響を与え、ひいては会社全体の業績拡大や利益向上につながるためです。

中途採用を検討している企業では、経験とスキルだけではなく、意欲的で前向きな姿勢を採用の判断ポイントにしているケースは少なくありません。

仕事への意欲があるかどうかは、退職理由からも推察可能です。

例えば、人間関係や給与面などに不満を抱いて退職した場合、単刀直入に伝えてしまうとしたらネガティブな考え方の持ち主と判断されてしまいます。

ポジティブな表現に言い換え、良くない状況が生じても前向きに取り組んでいきたい姿勢をアピールしましょう。

責任感はどれくらい持っているのか

企業規模や事業内容の程度にかかわらず、責任感を持って業務を遂行する人は信頼されるのではないでしょうか。

大抵の企業では、売上目標を設定したり、行うべき業務内容を期間ごとに定めたりしています。

信頼できると判断された人には、さらに多くの責任ある業務を任される流れです。

責任ある業務につくほどに、給与が上がることも珍しくありません。

責任感は、自分と企業の双方にとって大きな利益をもたらす重要な要素です。

そのために、採用担当者は、応募者が責任感を持って業務を遂行できる人材かを見極めたいと思っています。

退職理由に、第三者のせいにしている姿勢がにじみ出ないように注意しましょう。

【職務経歴書の退職理由】好印象を与える退職理由の書き方

職務経歴書の書き方によって、採用担当者に好印象を与えるかどうかが変わります。

書類選考の段階で好印象を与えられなければ、面接の段階まで進めず、採用が見送られる可能性があるため注意しましょう。

好印象を与えるために覚えておきたい、書き方のポイント2点を解説します。

将来につながる内容を書く

退職は会社にとってあまりポジティブなものではありませんが、「卒業」だととらえて未来につながるような内容にしましょう。

どういう理由があって退職をしたのか、転職をすることでその理由が解決できるのかなどを具体的にまとめると良いでしょう。

例えば以下のような書き方は未来につながる内容なので、将来性がある人材であることの証明になるでしょう。

退職理由は嘘をつかない

退職理由により与える印象が変わることを考慮し、可能な限り自分を良く見せたいとの気持ちに駆られることはないでしょうか。

早く転職先を決めたいときには、特にそう思うのも無理はないと考える場合があります。

しかし、長期的な視野で見ると、嘘をつくのはどのような場合でもしてはいけません。

例えば、自分の落ち度ゆえに解雇されてしまったにもかかわらず「一身上の都合」と自己都合を退職理由にするのは嘘になります。

また、自己都合で辞めた退職理由を「会社都合により退職」と記すのも嘘です。

まれに最初うまくいく場合でも、いずれ嘘はばれます。

経歴詐称となり罪に問われかねません。

表現方法を工夫して正直に書くようにしましょう。

ネガティブな内容を書かない

嘘をつくよりも正直に書くほうが勝っています。

しかし、ネガティブな内容については表現の仕方を工夫しなければなりません。

愚痴や不満が多い人とみなされ、マイナスイメージを与えるためです。

ネガティブな理由はできるだけポジティブに見えるように言い換えることが大切です。

「スキルアップが難しい」「仕事内容がきつくて業務量が多過ぎる」「残業が多い」などの不満があるとした場合、不満の理由のみを記載するのではなく転職を決意した動機を表現してみましょう。

例えば、「仕事内容がきつくて業務量が多過ぎる」は「特定分野でのスキルを伸ばしたい」や「他の分野にチャレンジしてみたい」などと表現できます。

【職務経歴書の退職理由】退職理由以外に職務経歴書に書くべき内容

応募先企業が指定しているのではない限り、職務経歴書は自分が好きなフォーマットで作成可能です。

ただ、自由な形式の中にも、一般的に通用しているフォーマットがあります。

数多くの場面で使用されている職務経歴書には、どのような内容が記載されているのでしょうか。

基本となる項目を解説します。

あくまでも目安のため、状況に合わせてアレンジしてください。

タイトル・氏名・日付

最上部には、タイトルの「職務経歴書」を太字の中央寄せで記します。

その下に右寄せで、職務経歴書作成日と氏名を書くのが標準形式です。

氏名は、戸籍登録文字を使用します。

旧字を使用する場合は注意しましょう。

作成日は、郵送・メール・持参のいずれにしても応募先企業に提出する日付にします。

面接時に持参する場合もあり、その際は面接日を記入するのが原則です。

最新データを提出していることを伝えるため、日付には十分注意を払いましょう。

和暦と西暦のどちらを使用しても構わないものの、最近は西暦を使用するケースが多くなっています。

パソコン・手書きのどちらでも構いません。

活かせるスキル

職務経歴書には、活かせる知識やスキルを分かりやすく書いておくと、採用担当者は自社でどの部署に配属可能かを把握しやすくなります。

スキルには、テクニカルスキルとヒューマンスキルなどがあり、企業ごとに求めるスキルが異なることが一般的です。

そのため、自分が持っているスキルを隙間なく書くよりも、企業側が求める人物像に見合ったスキルを洗い出して書くほうが望ましいとされています。

何かの資格を取得している場合は、正式な資格名と資格取得年月日の記載が必要です。

スキルや資格は、リストアップするなど分かりやすい書き方を工夫しましょう。

自己PR

一般的に、職務経歴書で重要とされている項目は自己PRといわれています。

履歴書だけでは分からない、応募者の経験・スキル・強みを把握可能なためです。

その点を念頭に置き、自己PRでは自分がどのように企業の力になれるかをアピールします。

入社意欲・企業への理解度・相性などが感じられるような書き方の工夫がポイントです。

ぜひ採用して一緒に仕事したいと思ってもらえるような内容を織り込みましょう。

家業が気の見出しを付けたり、適度に開業したりして読みやすいレイアウトに仕上げます。

誤字脱字の確認はもちろん、難読漢字は使用しないように心掛けましょう。

志望動機

履歴書とは異なり、職務経歴書には志望動機を書かなくてもよいとされています。

しかし、自分の熱意や意欲を伝えるためにも、職務経歴書に志望動機を記載しておくことはおすすめです。

とくに退職理由を書く必要がある人は、退職理由から志望動機につなげることでポジティブな印象を持ってもらえるため、積極的に書いた方が良いでしょう。

また、志望動機を書く際は、自分のキャリアプランを応募先企業でどのように叶えられると感じているかに焦点を合わせて書くと、意欲的な態度が採用担当者に伝わります。

前職では叶えることが難しい、応募先企業ならではの事業内容・業務体制・企業理念に触れると説得力が増すため、事前の企業分析に時間をかけてみましょう。

また、文章の最後には「だからこそ、私の強みを生かして貴社に入りたいのです」と、自分を採用するメリットを上手に表現します。

職務要約

職務要約とは、学校卒業からこれまでの間に経験した職種の大まかなあらすじです。

どのような人生を歩んできたかを簡潔にまとめます。

詳細な職歴の情報が多い場合、多忙な採用担当者はしっかりと目を通すのが困難な場合が少なくありません。

そこで、職務経歴の冒頭に記載している職務要約を読むことで、自社が求める人物像に近いかどうかを判断しやすくなります。

職務要約の目的を正しく理解した上で、採用担当者の心をつかめるような魅力的な書き方を工夫しましょう。

なお、詳細な職務経歴は時系列でまとめる欄があるので、この項目では3~4行程度で簡潔にまとめるようにしましょう。

【退職理由】まとめ

職務経歴書の目的は、自分が応募先企業に貢献できる人材とアピールし、採用の判断材料にしてもらうことです。

原則、退職理由を書く必要はありません。

しかし、アピールに役立ったり、ネガティブなイメージを払いのけたりするのに有効な場合は、積極的に書くようにしましょう。

注意点として、採用に有利な情報を記載したいばかりに嘘をつくのはしてはいけないことです。

全体的に、前向きで意欲的な雰囲気が醸し出される職務経歴書に仕上げるよう、表現の仕方に注意を払いましょう。