事務職の面接で聞かれる質問10選｜回答例や逆質問の重要性、成功のコツについて

はじめに

事務職の面接は、書類選考以上にその人の人柄や能力を直接評価できる場として重視されます。どのような質問が飛んでくるのか、どう答えれば自分の強みを効果的に伝えられるのか、迷う方も多いでしょう。

本記事では、面接の基本的な流れやよく聞かれる質問、回答例をはじめ、逆質問や成功のコツなど、事務職の面接攻略に欠かせないポイントをまとめました。これから事務職を目指す方や、転職を検討中の方はぜひ参考にしてください。

【事務職の転職面接で聞かれる質問】事務職の転職面接で質問の流れ

ここでは、事務職の転職面接における基本的な流れを紹介します。

面接の流れを事前に把握しておくことで、落ち着いて面接に臨めるでしょう。

アイスブレイク

面接の冒頭では、アイスブレイクとして、面接官との会話から面接が始まる場合があります。

お互いの緊張を和らげ、より本音で話せるようにするためのものです。

質問内容は、天気や交通手段、住んでいる場所など、選考に関係のない当たり障りのないものが多いでしょう。

アイスブレイクでは、リラックスしてにこやかに対応することを心がけてください。

ただし、アイスブレイクは選考に関係がない場合がほとんどなので、過度に気負う必要はありません。

自己紹介

面接のはじめや、アイスブレイク後には自己紹介を求められることが多いです。

自己紹介では、履歴書や職務経歴書に基づいて、以下について簡潔に説明します。

自己紹介は長すぎると面接官の印象が悪くなる可能性があるため、1～3分程度にまとめるのがおすすめです。

詳細な実績や経歴、志望動機などは後から聞かれることも多いので、ここでは簡単に述べる程度にとどめておきましょう。

自己紹介では、ハキハキとした受け答えを心がけ、面接官に良い印象を与えてください。

経験・実績・スキル

自己紹介が終わると、経験や実績、スキルについて詳しく聞かれることが多いでしょう。

面接官は、応募者の経験やスキルがどのように活かせるのか、企業が求める人物像と合致しているかを見極めようとします。

ここでは、具体的なエピソードを交えながら、経験やスキルをアピールすることが重要です。

特に、転職先で活かせそうな経験やスキルは、具体的に説明しましょう。

実績や成果がある場合は、数字を用いて説明すると、より説得力が増します。

転職を考えている理由

面接では、転職を考えている理由について必ず質問されます。

面接官は「なぜ転職を考えているのか」「どのような不満があって転職を決意したのか」を知りたいと思っています。

また、応募者の「定着性」や「ストレス耐性」を見極める意図もあるでしょう。

転職理由を答える際は、前向きな姿勢をアピールすることが大切です。

人間関係や待遇への不満といったネガティブな理由ではなく、自身の成長やスキルアップなど、ポジティブな理由を伝えるように心がけましょう。

志望動機

志望動機も、面接で必ず聞かれる質問の一つです。

面接官は「なぜこの企業で働きたいのか」「入社への熱意はどれくらいか」を知りたいと思っています。

そのため、企業理念や事業内容をよく理解したうえで、その企業でなくてはならない理由を明確に伝えることが重要です。

企業の強みや特徴を把握し、共感できる点をアピールしましょう。

また、入社後にどのような仕事をして、どのように貢献したいかを具体的に述べると、より熱意が伝わるでしょう。

【事務職の面接で聞かれる質問】よく聞かれることと回答例

事務職の面接では、経験やスキル、仕事への考え方など、さまざまな側面から質問がされます。

面接で自信を持って受け答えができるよう、事前にどのような質問がされるのかを把握し、回答例を参考に自分自身の言葉で答えられるように準備しておきましょう。

ここでは、事務職の面接でよく聞かれる質問と、回答のポイント、回答例を詳しく解説します。

Q.これまでの経験を教えてください

面接では、これまでの職務経験について必ず質問されます。

面接官は、過去の経験からどのような業務に携わってきたのか、どのようなスキルを身につけてきたのかを知りたいと思っています。

事務職の経験がある場合は、具体的な業務内容や実績を説明し、未経験の場合は、これまでの経験で事務職に活かせるスキルをアピールしましょう。

回答例としては、以下を参考にしてください。

具体的な業務内容と成果を示すと、面接官に良い印象を与えられます。

もし、チームで仕事をした経験があれば、その経験も具体的に伝えることで、コミュニケーション能力をアピールできるでしょう。

事務職の面接では、過去の経験を通じて、どれだけ企業に貢献できるかを見られていることを意識しましょう。

Q.事務職に活かせるスキルを何かお持ちですか？

事務職の面接では、応募者のスキルについても質問されます。

事務職で活かせるスキルとしては、以下のとおりです。

• コミュニケーション能力
• タスク管理能力
• PCスキル
• 注意力
• 課題解決力

回答例は以下を参考にしてください。

具体的なスキルをどのように業務に活かせるか、しっかり示すことが重要です。

また、Office関連の資格があれば、積極的にアピールしましょう。

Q.弊社の事務職へ志望する動機をお伝えください

面接では、応募先企業への志望動機も質問されます。

以下のように回答しましょう。

企業理念や事業内容への共感、自分のスキルをどのように活かせるかを具体的に伝えることが重要です。

また、なぜ他社ではなくこの会社でなければならないのかを明確に伝えることで、入社意欲をアピールしましょう。

Q.一般事務職としての役割はどのようにお考えですか？

事務職の役割をどのように捉えているかを確認する質問です。

事務職の仕事は、オフィス全体の円滑な運営を支える重要な役割であり、責任を理解しているかどうかが面接で評価されます。

回答例としては、以下のとおりです。

事務職の役割を具体的に説明し、どのように貢献したいかを伝えるべきです。

過去の経験を踏まえて、事務職の重要性をアピールすると、説得力が増すでしょう。

Q.時には顧客対応をお任せすることがありますが、顧客に対して役立つスキルはお持ちですか？

事務職としての経験だけでなく、顧客対応の経験やスキルがあるかどうか確認する意図の質問です。

以下のように回答しましょう。

顧客対応の経験と、どのようなスキルを持っているかを具体的に伝えてください。

もし、営業経験など顧客対応の経験があれば、積極的にアピールしましょう

Q.事務職としてやりがいを感じる点は何ですか？

仕事へのモチベーションや価値観を確認するための質問です。

上記のように、具体的なエピソードを交えながら、どのようなときにやりがいを感じるか 伝えましょう。

また、事務職の仕事を通してどのように成長していきたいかなどを伝えることで、さらに意欲をアピールできます。

Q.事務職の仕事で難しいと思うことはなんですか？

面接官が、弱点や課題認識を見極める目的で投げかけてくる質問です。

また、困難な状況にどのように対処してきたのか、自己分析ができているのかも判断されます。

回答の際は、上記のように困難だったことと、それをどのように乗り越えてきたか具体的に説明しましょう。

弱点を正直に伝えるだけでなく、どのように改善してきたかを伝えることで、成長意欲をアピールできます。

Q.使い慣れているソフトなどはありますか？

事務職の面接では、PCスキルに関する質問もよくされます。

上記を参考に、具体的なソフト名を含め、どのように活用してきたか説明するよう意識してください。

MOS資格など、Office関連の資格があれば、積極的にアピールしましょう。

Q.十分な指示が受けられない場合、どう対応しますか？

指示が不十分な状況で、どのように自律的に行動できるか確認する意図があります。

以下のように、自分で情報収集し、解決策を見つけようとする姿勢を見せる回答が適切です。

また、周囲に協力を求めることに抵抗がないこともアピールしましょう。

Q.上司に求めることは何ですか？

どのような環境で仕事がしたいのか、どのような上司と働きたいのか を知るための質問です。

上記のように正直に自分の考えを伝え、企業と自分の双方にとって最適な働き方ができるか を伝えましょう。

【事務職の面接で聞かれる質問】面接官が評価するポイント

事務職の面接では、これまでの経験や実績だけでなく、人柄や仕事に対する考え方も評価の対象となります。

以下では、面接官が特に注目するポイントを詳しく解説します。

熱意・誠実さ・堅実さ

事務職は日々の業務を正確かつ効率的に遂行することが求められるため、仕事への熱意や誠実さ、堅実さが重要視されます。

面接では、単に「できます」と伝えるだけでなく、過去の経験を具体的に示しながら、どのように業務に取り組んできたのかを説明しましょう。

例えば、時間管理や優先順位の付け方など、効率的に業務を遂行するために工夫した点をアピールすると効果的です。

面接官は、応募者が事務の専門家として、正確かつスピーディーに仕事ができるかどうかを見ています。

過去の業務経験の中で、正確さを求められる業務にどのように取り組んだか、具体的なエピソードを交えながら説明すると説得力が増すでしょう。

また、数字を用いて実績を示すことも有効です。

「前職では、〇〇の業務において、〇％の効率化を達成しました」のように、具体的な数字を示すことで、面接官に自身の能力をより明確に伝えられます。

さらに、困難な状況に直面した際に、どのように乗り越えてきたかを説明することで、問題解決能力やストレス耐性をアピールできます。

単なる業務の遂行者ではなく、積極的に業務改善に取り組む姿勢を示すことで、他の応募者との差別化を図ることが可能です。

コミュニケーション能力の有無

事務職は、社内外のさまざまな部署や人と連携しながら業務を進めるため、高いコミュニケーション能力が不可欠です。

面接では、周囲と円滑なコミュニケーションを図り、良好な関係を築けるか判断されます。

具体的なエピソードを交えながら、どのような意思疎通を図り、チームで協力して成果を上げたかを説明すると良いでしょう。

また、相手の意図を正確に理解し、自分の考えを分かりやすく伝える能力も重要です。

報連相（報告・連絡・相談）を適切に行い、誤解や認識のずれを防げるかも評価のポイントとなります。

社内外の関係者と協力しながら、業務を円滑に進められる人材であることをアピールしましょう。

さらに、仕事に対するポジティブな姿勢や柔軟性も、具体的なエピソードを交えながら説明すると、面接官に好印象を与えられます。

困難な状況でも諦めずに、周囲と協力して解決しようとする姿勢を示すことが重要です。

【事務職の面接で聞かれる質問】成功のコツ

事務職の面接を成功させるためには、事前の準備と対策が不可欠です。

面接でよく聞かれる質問にスムーズに答えられるように練習するだけでなく、自分自身を深く理解し、企業とのマッチングを図ることが大切です。

以下では、面接を成功に導くための具体的なコツを解説します。

自身の経歴やスキルを棚卸しておく

過去の経験を振り返り、どのような業務に携わってきたか、どのような実績を上げてきたかを具体的に説明できるように準備しておく必要があります。

以下を整理し、それぞれの業務でどのようなスキルを発揮したかを明確にしましょう。

• 経験した業務内容
• 使用したツールやソフトウェア
• 達成した成果

特に事務職で必要とされるPCスキル（Word・Excel・PowerPointなど）については、具体的な使用経験を交えながら説明するとより効果的なアピールにつながります。

また、過去の仕事で評価された経験や成功事例があれば、積極的にアピールしましょう。

具体的な数字を用いて説明すると、より説得力が増します。

自己分析をしておく

自己分析を通じて、以下を明確にし、事務職の仕事とどのように結びつくかを考えてみましょう。

• 自分の得意なこと
• 好きなこと
• 大切にしたいこと

自己分析をすることで「なぜ事務職を選んだのか」「入社したらどのようなキャリアを歩みたいか」などの動機や、個性・強みをアピールしやすくなります。

客観的な視点を取り入れるために、家族や友人など親しい人に自分の長所や短所について聞いてみるのも良いでしょう。

志望する企業について簡単に調べておく

面接前に企業のホームページや採用情報をよく確認し、企業の強みや特徴を把握しておくことが重要です。

企業研究を通じて「なぜこの企業で働きたいのか」明確な志望動機を説明できるように準備しておきましょう。

企業の理念に共感する点や自分のスキルや経験を活かせる具体的な業務など、企業と自分との接点を明確に説明することで、面接官に入社への熱意を伝えられます。

また、企業が求める人物像を把握し、自分の強みがどのように貢献できるかをアピールすることも大切です。

面接におけるマナーを把握しておく

面接ではハキハキとした挨拶と受け答えを心がけ、背筋を伸ばして姿勢良く座るようにしましょう。

また、面接官の目を見てコミュニケーションを取ることも大切です。

服装は清潔感のあるスーツを着用し、髪型も整えるようにしましょう。

派手な色やアクセサリーは避け、ビジネスシーンにふさわしい身だしなみを心がけることが大切です。

面接には時間に余裕を持って到着するように心がけ、遅刻は厳禁です。

遅刻しそうな場合は必ず事前に連絡を入れ、誠意ある対応をしましょう。

詳細な条件は面接で伝えない

面接では、給与や待遇、勤務時間といった詳細な条件については、基本的に自分から質問しないのがマナーです。

条件ばかりを質問すると、面接官に「仕事内容よりも待遇を優先している」と判断され、マイナスな印象を与えてしまう可能性があります。

どうしても気になる場合は「福利厚生の一つとして〇〇がありますが、どのような時に使えるサービスでしょうか」のように、具体的な質問として投げかけましょう。

また、残業や有給に関する質問も、ストレートに聞くのは避けた方が無難です。

• 残業の平均時間を教えていただけますか？
• 産休や育休の取得実績について教えていただけますか？

上記のように、質問の仕方を工夫することで、ネガティブな印象を与えずに済みます。

ただし、詳細な条件については、あくまで内定後に確認するのがもっとも良い方法です。

面接では、仕事に対する熱意や意欲をアピールすることに集中しましょう。

【事務職の面接で聞かれる質問】併せて覚えておくべき「逆質問」

事務職の面接では、面接官からの質問に答えるだけでなく、応募者から面接官に質問する「逆質問」も重要な要素です。

逆質問は企業への理解を深め、入社意欲をアピールする絶好の機会となります。

以下では、逆質問の意義や、面接で効果的な逆質問をするためのポイントを解説します。

逆質問とは

逆質問とは、面接の終盤に面接官から「何か質問はありますか？」と聞かれた際に、応募者が企業や仕事内容について質問を行うことです。

単に疑問を解消するだけでなく、応募者のコミュニケーション能力や企業への関心度を測る場でもあります。

適切な逆質問をすることで、面接官に積極性や入社意欲をアピールできるでしょう。

一方で、的外れな質問や質問をしないことは、マイナスな印象を与える可能性もあるため注意が必要です。

逆質問は、企業と応募者との相互理解を深めるための重要なプロセスであることを理解しておきましょう。

事務職の面接でおすすめの逆質問

事務職の面接では、以下のような逆質問がおすすめです。

上記の逆質問は、企業への関心と入社意欲を示すだけでなく、自分のスキルをアピールする機会にもなります。

事務職の面接ですべきではない逆質問

一方で、以下のような逆質問は、面接官にマイナスな印象を与える可能性があるため避けるべきです。

• 給与やボーナスについて教えてください

給与や待遇に関する質問は、仕事内容よりも待遇を優先していると判断される可能性があります。
面接時ではなく、内定後に確認するのが適切です。

• どのような待遇がありますか？

上記と同様に待遇面ばかりを気にしているという印象を与える可能性があります。
待遇について質問したい場合は「福利厚生の一つとして〇〇がありますが、どのような時に使えるサービスでしょうか？」 のように具体的に質問しましょう。

• 残業はありますか？
• 有給は取得できますか？

残業や休暇に関する質問は、仕事に対する意欲が低いと判断される可能性があります。
聞き方によってはネガティブな印象を与えてしまうため、注意が必要です。

どうしても確認したい場合は以下のように、遠回しに質問するようにしましょう。

• 残業の平均時間を教えていただけますか？
• 産休や育休の取得実績について教えていただけますか？

• 御社に社食はありますか？
• 休みの日はどんな過ごし方をされていますか？

仕事と関係のない質問は、面接の場にふさわしくないため避けましょう。

上記のような逆質問をしてしまうと、かえって準備不足や企業への関心が低いと判断されるため危険です。

加えて、企業のホームページや求人情報に記載されているような情報は、質問せず自分で調べておくようにしましょう。

事務職の面接で逆質問を成功させるポイント

逆質問を成功させるためには、以下のポイントを意識しましょう。

• 事前に質問を準備しておく

面接で焦らないように、事前にいくつかの質問を考えておきましょう。

• 質問内容を具体的にする

漠然とした質問ではなく、具体的な内容を質問するようにしましょう。

• 面接の流れを把握する

面接中にすでに話題になったことは、再度質問しないように注意してください。

• 企業の情報を事前に調べておく

企業のホームページや求人情報を確認し、調べればわかることは質問すべきではありません。

• ポジティブな質問を心がける

ネガティブな質問は避け、前向きな姿勢を示すように心がけるべきです。

【事務職の面接で聞かれる質問】よくあるQ&A

最後に、事務職の面接や職種に関するQ&Aをみていきましょう。

事務職の転職面接で答えにくい質問が来たら？

答えにくい質問が来ても、焦って嘘をつくことは絶対に避けましょう。

嘘は必ずどこかで矛盾が生じ、面接官からの信頼を失う原因となります。

答えに困った場合は、正直に答えることが基本です。

もし、質問の意図が不明確な場合は、以下のように答えてください。

• どういった意味でしょうか？
• 少し考える時間をいただけますか？

面接官は、質問に対する対応力を見ています。

落ち着いて、正直に答えることを心がけましょう。

事務職の主な仕事内容は？

事務職の仕事内容は企業の規模や業種によって異なりますが、一般的には社内のサポート役として、以下のような業務を行います。

• 書類作成：見積書、請求書、契約書などのビジネス文書を作成する
• 書類整理：作成した書類や顧客から受け取った書類をファイリング・整理する
• データ入力:：顧客情報や売上データなどの情報を入力する
• 電話・来客対応：電話での問い合わせに対応したり、来客があった際に受付をしたりする

正確かつ効率的に業務を行うためには、PCスキルやコミュニケーションスキル、臨機応変な対応力が求められます。

また、複数の業務を同時進行したり、急な依頼に対応したりすることもあるため、優先順位をつけて業務を進める能力も必要です。

事務職への転職に必要なスキル・資格は？

事務職への転職に必須の資格はありません。

しかし、有利になるスキルや資格は存在します。

• Word・Excel・PowerPointなどの基本的なオフィスソフトの操作スキル
• コミュニケーションスキル
• スケジュール管理能力
• ビジネスマナー
• 簿記・TOEICの資格

上記のスキルや資格は、入社後の業務を円滑に進めるだけでなく、面接でのアピール材料にもなります。

事務職にはどんな種類がある？未経験でも始めやすいのは？

事務職にはさまざまな種類があり、それぞれ仕事内容が異なります。

• 一般事務： 書類作成・データ入力・電話・来客対応などが主な仕事内容
• 経理事務：会計処理や経費精算など、お金に関わる業務を担当する事務職
• 人事事務：社員の採用や給与計算、社会保険手続きなど、人事に関わる業務を担当する事務職
• 営業事務：営業担当者のサポートをするための資料作成や顧客対応などが主な仕事内容
• 貿易事務：輸出入に関わる書類作成や海外とのやり取りを担当する事務職

事務職はどんな人に向いている？

事務職は、コツコツと地道な作業を丁寧に行える人に向いています。

また、臨機応変に幅広い業務に対応できる柔軟性も求められます。

PC操作に抵抗がなく、オフィスでの仕事が苦にならないことも重要です。

さらに、

• 社内外の人と円滑にコミュニケーションを取りながら連携できる能力も必要となります。

  目立つよりも周囲をサポートする役割にやりがいを感じる、いわゆる「縁の下の力持ち」として働くことを好む人にも適している仕事です。

  まとめ

  今回は、事務職の面接でよく聞かれる質問や回答例、さらに逆質問の重要性や成功のコツをお伝えしてきました。

  事前の自己分析や企業研究を怠らず、実務経験やスキルを明確に示すことが、内定への近道です。

  面接では誠実さやコミュニケーション力も評価されるので、細かなマナーにも注意しつつ、自分らしさをアピールできるよう準備を重ねましょう。

  また、逆質問で企業への興味と意欲を示し、採用担当者に好印象を与えることも大切です。

  ぜひ今回のポイントを活用し、事務職の面接を突破してください。