【事務職の転職面接で聞かれる質問】事務職の転職面接でよくされる質問と回答のポイント

はじめに

「事務職への転職面接で何を質問されるの？」

「事務職への転職面接で注意することは？」

など、面接に臨むにあたって不安を感じている人も多いのではないでしょうか。

特に転職面接の経験が浅いと、どういったことを聞かれるのか、うまく回答できるかと緊張しますよね。

そこでこの記事では、事務職への転職を考えている方に向けて、面接でよくされる質問や質問対策について解説していきます。

【事務職の転職面接で聞かれる質問】事務職の転職面接で質問の流れ

まずは、面接がどのように進んでいくのか確認しておきましょう。

企業や面接官によって流れは多少変わりますが、事務職の転職面接はだいたい以下の流れで進みます。

アイスブレイク

アイスブレイクとは、緊張をほぐしたり、場を和ませるための会話のことです。

お互いの緊張を和らげて、より本音での面接を進めるために実施します。

質問の内容は「気候の話」や「当日のアクセス方法」「住んでいる場所・路線」などの当たり障りのない会話が多いです。

アイスブレイクの質問は緊張を和らげるためのものなので、選考には関係のない場合がほとんどです。気負うことなくリラックスして回答しましょう。

自己紹介

面接のはじめや、アイスブレイク後には自己紹介を求められることが多いです。

用意した履歴書や職務経歴書を元に以下の内容を回答するといいでしょう。

自己紹介が長すぎると面接官からの印象は悪くなってしまうので、端的に1～3分程度でまとめるのがおすすめです。

詳細な実績や経歴、志望動機などは後から追加で聞かれることも多いので、ここでは簡単に応える程度にとどめておきましょう。

経験・実績・スキル

自己紹介後、改めて経験や実績、保有している資格やスキルについて聞かれることが多いです。

履歴書や自己紹介の内容から、面接官はさらに知りたい経験を深掘りします。

ここでは、経験やスキルについてより具体的に回答し、面接官が知りたい「この企業で活躍できるか」を伝えましょう。

活躍できることをアピールするためにも、転職先で活かせそうな経験やスキルはより具体的に回答するのがおすすめです。

転職を考えている理由

「なぜ転職を考えているのですか？」など、転職理由に関する質問があります。

この質問をするのは、面接官の「定着してくれるだろうか？」「ストレス耐性はあるだろうか？」といった本音が隠されています。

そのため、曖昧な回答やネガティブな回答ではなく、次のステップに進むための前向きな回答を心がけましょう。

人間関係への不満や待遇への不満ではなく、自身の成長やスキルアップについての回答を考えておくのがおすすめです。

志望動機

「なぜ弊社に応募しようと思ったのですか？」など、志望動機に関する質問も必ず聞かれます。

この質問は、面接官の「熱意はあるだろうか？」「離職されないだろうか？」といった本音が隠されているので、「その企業でなくてはダメな理由」を伝えるのが定石です。

その企業ならではの強みや特徴、企業理念などを把握し、その企業に転職したい理由を伝えましょう。

その他

面接官からの質問が一段落すると、最後に「何か質問はありますか？」という逆質問や、これからの選考フロー、入社の流れなどの事務的な確認をして終了です。

面接を通して気になることや聞いておきたいことを確認しておきましょう。

【事務職の転職面接で聞かれる質問】事務職の転職面接でよくされる質問と回答のポイント

ここでは、事務職の転職面接でよくされる質問を、以下の分野ごとに紹介していきます。

経歴・経験についてのよくされる質問と回答のポイント

経歴・経験についてのよくされる質問は以下の通りです。

面接官は過去の経験や経歴を通じて、転職先に合っている人柄・経験があるかを確認しています。

経験・経歴を答える際は、エピソードを交えて具体的に話すのがポイントです。

さらに、その経験から得たものや、転職後に活かせることをアピールし、できるだけポジティブな印象を与えましょう。

実績や成果がある場合は、数字を用いると具体性が増すのでおすすめです。

資格やスキルについてのよくされる質問と回答のポイント

資格やスキルについてのよくされる質問は以下の通りです。

一般事務への転職に必要な資格はありませんが、TOEICや簿記などの資格があると転職が有利になる場合もあるので、事前に自分が保持している資格を把握しておきましょう。

また、保有しているスキルについてはエピソードを交えつつアピールすると説得力が増します。

転職理由についてのよくされる質問と回答のポイント

転職理由についてのよくされる質問は以下の通りです。

転職理由について回答する際に気を付けるポイントは「ネガティブにならないこと」です。

人によって転職理由はさまざまですが、「人間関係が合わない」「待遇が不満」などネガティブな理由から転職を考えている方も多いかと思います。

ただ、そのままネガティブな回答をしてしまうと、面接官には「また人間関係で辞めてしまうのでは？」「不満があると離職するのでは？」などマイナスなイメージを与えてしまいかねません。

そのため、転職理由を回答する際はネガティブな理由をポジティブな結論に変換して伝えるのがポイントです。

「もっとコミュニケーションを重視して働きたい」「もっとスキルを活かせる職場で働きたい」など、未来に向けて前向きな回答を答えると面接官からの印象も下がりにくいでしょう。

志望動機・入社意欲についてのよくされる質問と回答のポイント

志望動機・入社意欲についてのよくされる質問は以下の通りです。

志望度の高さを問われる質問にしっかりと答えることが出来れば、選考に通る確率は高まります。

面接の前には企業研究をしておき、企業理念や働き方に共感していることをアピールできるように準備しておきましょう。

企業の強みや特徴を押さえ、「その企業でなくてはダメな理由」を答えることが、志望度の高さを伝えるポイントです。

性格や価値観についてのよくされる質問は以下の通りです。

選考において、性格や価値観といったパーソナルな面を重視する場合も少なくありません。

性格や価値観についての質問に対して客観的で説得力のある回答をするためには、事前に十分な自己分析をする必要があります。

自分自身の得意/不得意、好き嫌い、大切にしている価値観などを分析し、家族や仲の良い友人に聞くなど、客観的な視点での自己分析を心がけましょう。

また、説得力のある回答をするためにはエピソードを交えて話すのがポイントです。

長所や短所、挫折経験など、聞かれやすい質問に付随するエピソードは事前に棚卸ししておきましょう。

Q.これまでの経験を教えてください

これまでの経験を問う質問は、事務職の面接時に必ず聞かれる質問と言っていいでしょう。

事務職は誰でもできる業務ではなく、ポジションによっては重要な数字を扱う機会があるからです。

そのため、未経験で採用している求人は少ないと言っていいでしょう。

その理由として、以下のポイントが挙げられます。

上記のように、事務職は重要な場面で貴重な存在とされます。

また、事務的な作業は膨大な量になるため、未経験だとかなりの時間を要することも。

そのため、時間工数を小さくするためにも、事務職としての経験を問うということです。

また、具体的な回答例は以下の通りです。

私は、前職において新規顧客の獲得を目指すプロジェクトに参加しました。

その結果、年間売上が前年比20%増加しました。

また、チームリーダーとして、メンバーの強みを活かしながらタスクの効率化を図りました。

最初は課題も多かったですが、この成功体験をもとに顧客対応やチームマネジメントに自信を持っています。

これらのスキルを活かし、貴社の成長に貢献したいと考えています。

Q.事務職に活かせるスキルを何かお持ちですか？

事務職で活かせるスキルを問う質問では、あなたが実際にどれくらいの力を持っているのかを見極められています。

実際に事務職で活かせるスキルは、以下の通りです。

上記のようなスキルが、事務職で活かせるスキルでしょう。

これ以外にも、Office周りの資格などを取得することで、企業によっては重宝される可能性があります。

また、質問に対する具体例は以下の通りです。

私はコミュニケーション能力を活かして、御社の事務職として活躍したいと考えています。

前職では部署間の円滑な情報共有を担当し、効果的なコミュニケーション手段を模索しました。

その際に一人ひとりの社員としっかり向き合うことで、情報を効率よく共有することができました。

これらのスキルを活かし、貴社の事務職での業務効率化に貢献したいと考えています。

Q.弊社の事務職へ志望する動機をお伝えください

事務職へ志望する動機は、その企業でどれくらい働く意欲があるか問う質問です。

この質問の回答が弱いと、面接官はその求職者に魅力を感じません。

志望動機を伝える際は、以下のようなポイントを押さえましょう。

上記のポイントを押さえていれば、面接官に魅力を感じさせられるでしょう。

また、具体的な回答例は以下の通りです。​

Q.一般事務職としての役割はどのようにお考えですか？

一般事務職としての役割を問う質問は、これまで事務職としてどのような自覚で働いてきたかを見極めています。

そのため、無自覚で仕事をしてしまうと、面接官に事務職として好印象は与えられません。

そのようなリスクを避けるためにも、以下のようなポイントを押さえましょう。

上記のようなポイントを押さえることで、事務職としての役割が明確になります。

また、事務職としての役割をあらかじめ理解しておくことで、事務職としてのやりがいをかんじやすくなるでしょう。

また、一般事務職としての役割を問う質問に対する回答例は、以下の通りです。

一般事務職は、オフィス全体の効率的な運営を担当する重要な役割だと考えています。

書類の整理やスケジュールの調整など、細部にわたる作業が必要です。

また、部署間の円滑なコミュニケーションが求められます。

このように、適切な情報の伝達がチームの効率を左右します。

実際に、事務職として社員とのコミュニケーションを怠ってしまった経験があり、伝達不足から業務に支障をきたしてしまい、前月より売上を10%ほど落としてしまった過去があります。

このような経験から、一般事務職としての役割を全うし、御社の成長に貢献できるようにと考えています。

Q.時には顧客対応をお任せすることがありますが、顧客に対して役立つスキルはお持ちですか？

事務職でありながら顧客対応についての質問は、今まで顧客対応をしてきたかどうかを確認されます。

事務職は一人でおこなう作業が多いですが、企業によっては顧客対応もセットで任せられることも。

その際に顧客対応の経験がないと、円滑に顧客とコミュニケーションをおこなうことができないでしょう。

しかし、顧客対応がないという理由だけで、マイナスに働くことはありません。

例えば、これまでに営業経験がある場合であれば、顧客とのコミュにケーションをおこなっているので、顧客対応を任せても支障をそこまでないと判断されるでしょう。

また、顧客対応を問う回答例は、以下の通りです。

私は、顧客対応において数々の経験を持っています。

顧客とのコミュニケーション時には、丁寧なコミュニケーションを心掛け、顧客の要望や問題を正確に理解し解決に導きます。

過去の経験では、顧客対応時に「何を求めているのか」を意識し対応してきました。

また、適切な情報提供を心がけ、顧客が正確な情報を得られるようサポートに努めていきます。

御社の顧客満足度向上に向けて、全力で取り組みたいと考えています。

Q.事務職としてやりがいを感じる点は何ですか？

事務職としてのやりがいに関する質問は、その求職者がどのような店においてやりがいを感じられるかが見られています。

やりがいに対する回答が弱いと、熱意をもって業務に取り組んでいないと見られる可能性が高く、印象が悪くなるかもしれません。

そのようなリスクを負わないためにも、以下のようなポイントを押さえて答えるようにしましょう。

上記のようなポイントを押さえることで、事務職としての魅力的なやりがいを伝えられるでしょう。

また、具体的な回答例は、以下の通りです。

私にとって事務職でのやりがいは、複数のタスクを効率的にこなし、成功へ導くことです。

そのためにも、チーム全体の運営やコミュニケーションを円滑にするために、あらゆる施策を考えてまいりました。

さらに、日常の業務で問題解決やプロセスの改善に取り組むことで、成果が見える喜びを感じます。

自分の手がけた業務が具体的な成果に結びつくことは、大きなやりがいの原点とも言えます。

Q.使い慣れているソフトなどはありますか？

事務職においてOfficeなどのソフトは重要であり、実際に質問をされることがあります。

事務職で活用できるソフトに答えることで、業務の効率化を実現できる人材と見られるでしょう。

また、そのソフトを使ってどのようなシートや資料などを作成したのかを合わせて答えることで、自分が扱える範囲を伝えることが可能です。

それに加えて、Office関連のソフトでは専用の資格試験が存在します。

そのような資格を取得することで、Officeなどのソフト関連を使いこなせる証明を示せるでしょう。

また、具体的な回答例は、以下の通りです。

私はMicrosoft Office周りのソフトを、日常業務で頻繁に使用しています。

特にExcelではデータの集計やグラフ作成などをおこなう経験が豊富です。

また、MOS資格も取得しており、Office周りのソフトは特に自信があります。

その他にも、プロジェクト管理ツールやタスク管理アプリの利用経験があり、効率的な業務遂行に役立てています。

【事務職の転職面接で聞かれる質問】事務職の転職面接の質問対策のコツ

事務職の面接に挑む前に、注意しておくポイントを紹介していきます。

自身の経歴やスキルを棚卸しておく

事務職の転職面接に挑む前に、自身の経歴やスキルを把握しておきましょう。

転職面接では必ず、経歴やスキルに関する質問があります。

経歴やスキルを聞かれた際にアピールできないと、面接は失敗に終わる可能性が高まるでしょう。

そのため、事前に経歴やスキルを棚卸しておくことが大切です。

特に事務職に必要なPCスキルについては、記入漏れのないように注意しましょう。

自己分析をしておく

事務職への転職面接をする前には、自己分析を済ませておきましょう。

自己分析といっても、「曖昧でどうすればいいかわからない」と悩んでいる方も多いと思います。

自己分析は、自分の「得意なこと」「好きなこと」「大切にしたいこと」の3つの軸で考えるとやりやすいです。

この3つの観点で自己分析をすれば、面接でのよくある質問にも答えやすくなります。

例えば、「なぜ事務職になりたいのですか？」という質問にも、自己分析をしていれば「正確に作業するのが得意で」「目立つ仕事よりも裏方の仕事が好きで」「プライベートも大切にしたいので。」と、自己分析の結果を話すだけで説得力のある回答ができます。

他にも、「入社したらどうなりたいか？」「どんなキャリアを考えているか？」といった質問も、「好きな○○の業務がしたい」「△△を大切にしているのでこんなキャリアを歩みたい」と、自然に回答することができます。

自己分析をすることで、予期しない質問や、準備していない質問にも軸をもって答えられるので、面接対策をする第一歩として、自己分析をしておきましょう。

志望する企業について簡単に調べておく

転職活動を成功させるためには、「自分と相手をよく知る」ことが大切です。

経歴や自己分析で自分についての理解を深めたら、応募する企業についても調べましょう。

志望する企業について調べておくことで、企業への「志望度の高さ」を面接官にアピールでき、選考通過の確率もグッと高まります。

また、企業について調べておけば、入社後に「こんな企業を選ばなければよかった！」「もっと調べておけば苦労しなかった！」と後悔することもなくなります。

選考に通過するためにも、転職後に長く働くためにも、企業については事前によく調べておきましょう。

逆質問の対策をしておく

面接で必ず聞かれる質問として、「最後に何か質問はありますか？」と面接官から逆質問が来ます。

面接官にとってはお互いの連絡事項の確認や、応募者の疑問の解消が目的ですが、逆質問で入社への意欲をアピールすることもできるため、「特に質問はありません」と回答してしまうのはもったいないです。

面接官の会社概要や業務内容、待遇などの説明の中で、わからないことや疑問なことがないかよく聞いておきましょう。

また、なにも質問がない場合も「特にありません」ではなく、「今回はありがとうございました」というお礼とともに、改めて簡単なPRや志望動機を述べ、面接で伝えきれなかったことを伝えるのがおすすめです。

Q.過去に〜〜のスキルを取得したのですが活かせますでしょうか？

このような逆質問は、面接官に前向きな印象を与えられます。

具体的な好印象ポイントは、以下の通りです。

スキルに関する逆質問をおこなうことで、上記のような印象を面接官に与えられます。

また、面接官が求めてきたスキルを自分が取得している場合だと、即戦力として見られてもおかしくありません。

即戦力は企業にとって手が出るほど欲している人材なので、スキルに関する逆質問は効果的な時間となるでしょう。

Q.事務職ですが他部署と連携して業務をおこなうケースはありますか？

「事務職ですが他部署と連携して業務をおこなうケースはありますか？」という逆質問は、実際に入社してから他の社員と一緒に業務をおこなうことを確認する質問です。

事務職は黙々と作業をおこなうイメージがありますが、実際には他部署の人と業務をおこなうことは少なくありません。

そのため、このような逆質問をおこなうことで、他の人と業務をしても大丈夫な姿勢を見せられるでしょう。

反対に、事務職といって一人で業務をおこなう風に考えていると、意思疎通を図りながら業務がおこなえません。

また、この逆質問をした上でコミュニケーション能力も同時にアピールできると、事務職として魅力的な人材に見せられるでしょう。

Q.同じ事務職として活躍している共通点を教えてください

「同じ事務職として活躍している共通点を教えてください」という逆質問は、その企業で自分も活躍したいと間接的に面接官へ伝えられます。

質問するメリットとして押さえておきたいポイントは、以下の通りです。

上記のように活躍している人の共通点を逆質問することで、その企業の中身が見えてきます。

また、その企業に行く気がなくても面接官からすると好印象です。

それだけこの企業で働きたいという気持ちを伝えられるので、通過率・採用率が上がることでしょう。

【事務職の転職面接で聞かれる質問】事務職の転職面接で注意するべきポイント

事務職の転職面接では、質問以外でも注意するべきポイントがあります。

「せっかく質問対策をしたのに、他の項目で落選した」ということにならないよう、質問対策以外のポイントについても押さえておきましょう。

持ち物を確認する

面接に必要な持ち物は忘れないようにしましょう。

当日になって「証明写真を貼ってない」「記載漏れがある」などのトラブルがないように、履歴書や職務経歴書は前日には用意しておきましょう。

また、履歴書や職務経歴書は折らずに入る角A4や角2の封筒に入れて持参するのがマナーです。

他にも、今後の予定や事務連絡をメモするためのスケジュール帳や筆記用具、面接会場までの経路を調べるためのスマホ・携帯電話、交通費などが必須です。

他にも、企業によっては身分証明書や印鑑の持参を求められる場合もあるので、面接の前日には必ず確認しておきましょう。

転職面接にふさわしい服装・髪型にする

社会人として身だしなみを整えるのもマナーです。

特に転職面接は第一印象で左右される場合も多いので、好印象を与えるように清潔感のある服装・髪型にしましょう。

＜身だしなみのチェックポイント＞

時間に余裕をもって行動する

面接当日は時間に余裕を持って行動しましょう。

遅すぎても早すぎても相手に迷惑をかけてしまうので、面接会場への到着は10分前が理想です。

もし早く着きすぎてしまった場合は、近くのカフェなどで最後の面接対策をしたり、リラックスして緊張をほぐしたりしながら時間をつぶすといいでしょう。

また、もしも遅刻をしてしまいそうな場合は面接官に電話し、遅れる旨を連絡しましょう。

遅刻をしたからと言って必ずしも落とされるわけではないので、誠意をもって落ち着いて対応することが大切です。

面接のマナーを確認しておく

面接前には面接時のマナーも確認しておきましょう。

特に「足を組んでしまう癖がある」「つい猫背になってしまう」という人は意識して姿勢よく対応しましょう。

事務職の転職面接の質問に関するQ&A

ここでは、事務職の転職面接に関するQ&Aに答えていきます。

事務職の転職面接で答えにくい質問が来たら？

転職面接では、以下のように「答えにくい」「正直に言っていいのか迷う」質問がされることもあります。

こういった質問が来た場合、本当のことを言うべきかどうか迷いますよね。

予測していない質問や、答えに困る質問が来たときは、以下のような対応を取るのがおすすめです。

面接官側も、完璧な人間を求めているわけではありません。そのため、多少答えにくい質問でも、萎縮せずに堂々と答えましょう。

不意な質問が来たときにやってはいけないのは、慌てて嘘をつくことです。

嘘をついて発言に矛盾が出てしまうと、面接官からの印象は悪くなってしまいます。

答えにくい質問が来たときこそ、焦らず丁寧に回答するのがおすすめです。

事務職の主な仕事内容は？

事務職は社内のサポート役を担う仕事です。そのため、仕事内容は書類作成から来客対応まで多岐にわたります。

幅広い業務を担うため、PCスキルやコミュニケーションスキル、正確な業務が求められます。

また、来客や電話対応、他社員のサポートなど、臨機応変な対応が求められる場面も多いです。

事務職への転職に必要なスキル・資格は？

事務職への転職で役に立つスキルは以下の通りです。

転職するのに特別な資格やスキルは不要ですが、WordやExcelなどの基本的なPCスキルがあると、選考にも受かりやすいでしょう。

PCスキルやビジネスマナーに不安がある場合は、転職活動と並行してスキルの習得を目指してみるのもおすすめですよ。

事務職にはどんな種類がある？未経験でも始めやすいのは？

事務職には「一般事務」「経理事務」「総務事務」「営業事務」などの種類があります。

事務職は未経験でも挑戦しやすい職種の1つです。

特に「一般事務」は、専門的な内容を扱う機会が少なく、業務内容がシンプルなこともあり、初心者でも始めやすいでしょう。

事務職はどんな人に向いている？

事務職は以下の特徴がある人に向いています。

これらの特徴に当てはまる人は、事務職への転職に向いている可能性が高いでしょう。

上記は、事務職を募集している企業が求める人物像でもあるため、面接の際には積極的にアピールするといいでしょう。

まとめ：事務職の転職面接の質問対策は？

今回は、事務職への転職を考えている方に向けて、面接でよくされる質問や質問対策について解説してきました。

事務職への転職面接は、事前準備が大切です。

よくある質問への回答を準備するのはもちろん、自己分析や企業分析で「自分と相手をよく知って臨む」ことで、予測していない質問が来たときにも対応できます。

また、質問への回答だけでなく、マナーや持ち物、身だしなみなども注意し、面接官の印象を下げないように注意しましょう。

ぜひこの記事を参考にして、事務職への転職を成功させてくださいね。