【例文2選】営業事務に転職する際の自己PRの書き方を徹底解説！

営業事務は、営業の仕事を円滑に進めるためのサポートをする役割です。

企業の業績や売上に最も関わってくる仕事の一つが営業ですが、営業活動においてのプレゼン資料作成や契約書類作成などのデスクワークについては、営業事務がサポートをすることが大半です。

日々忙しい営業マンを支える仕事が営業事務という仕事です。

営業事務の業務内容は多岐に渡るため、どういうタイプの方でも自分の強みをアピールできるポイントが多いことが特徴です。

しかし、アピールできるポイントが多いことでどのスキルを自己prにするか悩む人も多いでしょう。

今回は、営業事務の自己prの考え方を解説します。

【営業事務の自己PR】自己PRを聞く理由

履歴書にも項目があるように、面接でも必ずと言って良いほど自己PRが聞かれます。

まず、企業が自己PRを聞く理由を押さえておきましょう。

企業側が自己PRを聞く意図を知ることで、効果的な自己PRを作ることができます。

以下で企業が自己PRから何を見るのかを解説していきます。

スキルを見るため

企業は自己PRからあなたのスキルを見たいと考えています。

自己PRは自分をアピールする項目なので、そこからあなたにどのようなスキルが備わっているのかを見ています。

スキルはその企業で活躍する上でどう活かせるか、仕事に適性があるかどうかを判断するのに重要な要素となっています。

経験してきたことをあなたにアピールしてもらうことで、できること・苦手なことを見て採用を判断をするのです。

また、営業事務とは異なる職種に転職する場合も、営業事務として育ててきたスキルをどう活かせるかを判断します。

営業事務が見られるスキル面としては、パソコンスキルの程度やスケジュール管理能力など、営業事務として経験してきたことです。

営業事務としての経験から得たものの中で転職先企業で活かせるスキルがあれば、十分アピールしましょう。

人柄をみるため

企業はスキルと同時にあなたの人柄も見ています。

人柄は、あなたが企業の雰囲気に合っているか、組織になじめるかを測る材料となっています。

あなたを多面的に見て相性を判断するために、企業は自己PRを聞いているのです。

とくに営業事務は、複数の営業のサポートをすることが多く、人柄が問われる職業です。

前職でどのようにチームワークを構築してきたのか、コミュニケーション能力がどの程度備わっているのかを見ています。

文章で書くのはなかなか難しいですが、前職での具体的なエピソードを交えて自分のコミュニケーション能力をアピールすると良いでしょう。

【営業事務の自己PR】営業事務の主な業務内容

転職活動で営業事務の経験を自己PRしたい人は、今まで自分がやってきた業務内容を振り返って、アピールできる点がないか探してみましょう。

ここでは営業事務の主な業務内容の中から、面接で自己PRにつながる内容を解説します。

今までの振り返りの意味でも参考にしてください。

書類作成

営業事務は、営業が取り扱う全般的な書類を作成します。

書類がなければ営業活動における商談や契約業務ができないため、非常に重要な仕事です。

具体的には、事前に顧客に提出する見積書や後のトラブルを回避するための契約書、納品したことを証明する納品書、顧客に代金を払ってもらうための請求書作成などがあります。

さらに、プレゼン用の資料作成を求められることもあります。

営業が要望する内容に沿って、忠実で分かりやすい仕上がりにしなければなりません。

細かな数字が記載されている書類も多いため、正確性も求められます。

また、書類作成においてミスがないように進めるためには、他部署や協力会社などとも連携する必要があります。

そのため、コミュニケーション能力も発揮しながら書類作成を進める必要があります。

書類整理

営業や商談で使用した書類の整理や保管をするのも営業事務の仕事です。

最近ではクラウドシステムを使ってペーパーレス化が進んでいるものの、クライアントワークである営業部署では紙の書類を使用するケースがほとんどでしょう。

会社で保管している膨大な書類は、すぐに取り出せるように整頓しながら保管する必要があります。

契約内容について確認したいときや契約成立後にトラブルがあったとき、書類を再び確認することもあるためです。

すぐに対応できるようにするには、書類の種類や顧客別に管理するなど工夫をし、探しやすい保管を心がける必要があります。

また、納品書や見積書など法律で保存期間が定められている書類の保管はスケジュール管理も怠れません。

書類整理は単純作業ではなく、重要な業務の一つなのです。

メールや電話の対応

顧客とのメールや電話でのコミュニケーションも、営業事務の仕事の大半を占める業務です。

営業現場のフロントに立つのは営業ですが、書類のやり取りや納期の確認などの連絡は営業事務が担当することもあります。

営業と顧客の間でプロジェクトを円滑に進められるよう、細かなコミュニケーションでサポートするのが営業事務です。

データ集計や分析

営業マンが持ち帰った顧客データや売上のデータなどを社内の指定ツールを使って集計する作業もあります。

このようなデータを元に顧客への商品やサービス拡張といった提案をおこないます。

社内データは企業機密に関わっている情報もあるため、漏洩などには気をつけなくてはいけません。

また、一部の企業の営業事務ではデータの分析も担当することがあります。

分析結果を営業部署に送り、より効率的な営業を可能にする工夫を提案することもあります。

【営業事務の自己PR】採用担当者が見ているポイント

ここからは、採用担当者が見ているポイントをご紹介します。

ざっくりお伝えすると、採用担当者は営業事務経験者の面接で対応力やコミュニケーション能力などを見ています。

営業事務はチームの縁の下の力持ちともいえる職業ですから、相手に節度と思いやりを持って接することができるかどうかが判断基準の一つです。

それでは、営業事務に向いている人の特徴を見ていきましょう。

臨機応変な対応力

営業事務は、営業から急なタスクを依頼されたり急な内容変更を指示されることが頻繁にあります。

そのため、臨機応変な対応力も必要なスキルです。

クライアントワークが中心の営業部署では、営業と顧客の間でプランや納期が変わることが日常茶飯事です。

営業事務はその都度対応をしなければならず、各業務に優先順位をつけて取り組む必要があります。

急なタスクを依頼されたときは、今抱えている仕事よりも先に片付けなければならないこともあるでしょう。

マルチタスクをこなさなければならないシーンも多いため、どんな場面でも卒なくこなせる対応力が求められるのです。

とっさに柔軟な対応ができる臨機応変な対応力は、どの業界に転職しても重宝されるでしょう。

積極性

営業事務は営業活動の事務的なサポートをすることが仕事で、いわゆる「縁の下の力持ち」的な存在です。

しかし、営業がスムーズに仕事に取り組めるように先を読んで行動することも求められます。

そのため、常に積極性を持って主体的な行動をとらなければなりません。

言われたことを忠実にこなす姿勢も大切ですが、営業がより円滑に活動できるように一歩先を読んで行動をする人の方が重宝されます。

そうした積極的な姿は、どんな業界に転職をしても重宝されることが多いでしょう。

主体的で機転をきかせてアウトプットできる積極性を持つ人は、これからチームを引っ張る存在になれる素質があります。

企業側は長く働いてくれる人を求めているので、積極的に行動できる人は高い評価を得られるでしょう。

コミュニケーション能力

営業事務はデスクワーク中心ですが、電話やメールなどでコミュニケーションをとることも多い職業です。

そのため、クライアントに対応できるコミュニケーション能力も求められます。

また、社内では常に営業や他の営業事務メンバーと協同して仕事を進めます。

円滑なチームワークのもとで効率的に業務をこなさなければならないため、ここでもコミュニケーション能力が必要です。

転職活動においても、応募先企業からは営業事務としてのコミュニケーション能力の度合いを見られることも少なくありません。

面接では会話のキャッチボールをしながら、話す力と聞く力を見られています。

経歴の一貫性

中途採用市場において、ほとんどの企業の採用担当者は応募者の経歴に一貫性がないか見ています。

なぜなら、急激なキャリアチェンジを繰り返している人は「飽き性」「入社しても仕事が続かなさそう」というマイナスイメージがあり、採用する企業側もリスクととらえるからです。

もちろん、キャリアチェンジは悪いことではありません。

しかし、特に書類選考の段階では担当者と話せる機会がないため、単純にマイナスイメージをもたれることの方が多いでしょう。

経歴に一貫性がない人は、その理由を職務経歴書などで分かりやすくまとめることをおすすめします。

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