1on1ミーティングの進め方のコツは？流れからポイントまで徹底解説！

はじめに

上司と部下が1対1で面談を行う1on1ミーティングについて、耳にしたことがある方は多いのではないでしょうか。

人材育成の一環として活用されているほか、上司と部下のコミュニケーションの活性化に役立つと注目されている取り組みです。

しかし、明確な目的を持たず、ノウハウのないままなんとなく1on1ミーティングを行っては、時間の無駄になりかねません。

こちらでは、1on1ミーティングの進め方のコツなどをご説明します。

1on1ミーティングの進め方に困っている方は多い！

1on1ミーティングは、2012年にヤフー株式会社が先駆けとして導入して以来、多くの企業から注目されています。

部下と円滑なコミュニケーションを図りたい、人材育成に注力したいとお考えのビジネスパーソンも多いことでしょう。

実際に「人材育成において貴重な機会となっている」といった意見もあるようです。

しかし、いざ1on1ミーティングを導入しようと考えても、社内に参考にできる十分なノウハウがなく、なかなか実践できないのではないでしょうか。

1on1ミーティングの経験者はまだ少なく、イメージだけで進めてしまう企業も多いようです。

どのように1on1ミーティングを進めるべきなのか、どのような注意点があるのかなど、詳しくご説明していきましょう。

1on1ミーティングの目的

1on1ミーティングを行うにあたって、まず明確にしなければいけないのが目的です。

一口に面談いっても、目的によって話す内容や注力すべき点が変わります。

また、明確な目的を持たずに1on1ミーティングを行っては、本来期待している効果が得られず、時間だけを消費することになってしまうでしょう。

そこで、1on1ミーティングによってどのような変化が期待できるのか、どういった目的で導入している企業が多いのかをご紹介していきます。

ぜひ、ご自身の会社、立場に投影して読んでみてください。

上司と部下間の信頼関係の構築

最初に挙げられるのが、上司と部下の信頼関係の構築を図りたい場合です。

年齢の差や性別の差、モチベーションの違いなど上司と部下にはさまざまな壁があります。

その距離を1on1ミーティングの活用によって縮めることが期待できるでしょう。

また、部下が抱えている問題に寄り添うことによって信頼関係の構築を図れます。

チームとして業務に取り組んでいる最中にはなかなか言い出せない空気があっても、1on1で面談することによって、相談しやすい雰囲気を作り出せます。

信頼関係が構築されていれば、実際の業務において円滑に進む部分も増えることでしょう。

部下とのコミュニケーションに不安のある方、さらに踏み込んで信頼関係の構築を図りたい方は、ぜひチェックしてみてください。

社員のモチベーション向上

次に、1on1ミーティングの目的として多く言われているのが、社員のモチベーション向上のためです。

チームとして目標を持って仕事に取り組んでいても、業務への理解がまだ低い部下の場合は何をしたら結果が出せるのかわからず、モチベーションが低下していることはままあります。

さらに、そういった場合のほとんどが上司の気付かないところで起きているので、いつの間にかチームのコミュニケーションが円滑に回らなくなっていることもあり得るでしょう。

そうした事態を1on1ミーティングの活用によって防ぐことが期待できます。

上司と部下が1on1で話し合うことで、その部下に必要なアクションプランが明確になります。

どのように業務に取り組めば良いのか理解できれば、部下のモチベーションも向上するでしょう。

部下の人材育成

多くの企業が目的として挙げているのが、部下の人材育成です。

マニュアル通りの人材育成では、部下一人ひとりの個性に合った育成ができません。

しかし、1on1ミーティングを行うことで、部下それぞれの性格や特性を把握でき、それに合ったプランの作成を考えられるでしょう。

上司と部下は多くの時間を同じ職場環境で過ごします。

チームとしてどのように仕事に取り組むべきなのかは、全体のミーティングでも共有が可能です。

さらに、1on1ミーティングを活用することによって、部下は上司から改善策などを個別に得ることもできます。

個人としての能力向上につながり、それがチームの戦力の底上げにもなるでしょう。

人材育成について悩んでいる方、新しい手法を試したい方はぜひ実践してみてください。

1on1ミーティングの進め方の流れ

ここまで、1on1ミーティングがどのような目的のもとに実践されているのかをご説明しました。

では、具体的にどのように1on1ミーティングを進めていくのかもご紹介しましょう。

基本的には、事前準備を行い、1on1ミーティングを行うことの繰り返しです。

1on1ミーティングが終了し、次回の準備を行い、実施するという一連のサイクルを続けていくことになります。

そのほかに特別な何かを用意する必要はありません。

事前に目的を明確にし、準備を行い実施することが大切です。

1on1ミーティングの事前準備の流れ

では、1on1ミーティングを行うには、どのような準備が必要なのかもご説明しましょう。

準備を怠ると、1on1ミーティングに期待している効果が得られないこともあります。

事前にすべてチェックして、万端の体制で臨んでください。

部下との目的共有

何度も述べている通り、1on1ミーティングを行うにあたっては目的を明確にすることが重要です。

それは、上司だけが理解するのではなく、部下にも理解してもらう必要があります。

そもそも1on1ミーティングは、上司が部下に教える場ではなく、部下が主体となって自己成長のために進めていくものと考えられているのです。

だからこそ、部下にもどのような内容について話し合うのか、どういった希望があるのかなどを考えておいてもらう必要も出てきます。

それをしっかりと部下に伝え、目的を共有するようにしましょう。

注意すべきは、ただの雑談にならないようにすることです。

部下が目的を理解せずに1on1ミーティングを行うと、何を話して良いのかわからず、雑談になってしまう場合もあります。

事前に部下が目的を明確に持つことで、そういった事態は防げるでしょう。

アジェンダを設定する

上司がすべき準備として挙げられるのは、アジェンダを設定しておくことです。

1on1ミーティングを行う日程は上司が決め、その日までに部下に何を話しておきたいのかを決めてきてもらうと良いでしょう。

先ほど述べた通り、1on1ミーティングは部下が主体となって、自己成長のために進めていくものです。

上司はそれを補佐し、支える気持ちで取り組むと良いかもしれません。

アジェンダを設定しておくことで、部下がいつまでに考え、何を準備しておくべきなのか明確になるでしょう。

部下が不安に思っていることや求めていることは何なのか理解できる場にもなります。

また、サポートのために、「最近どう？」などの話の入りになるオープン質問を用意しておくと良いでしょう。

1on1ミーティングの流れ

準備についてご説明したところで、実際の1on1ミーティングの中での流れもご紹介します。

部下が主体となって進めていくミーティングではあるものの、舵取りは上司が行わなければいけません。

いくつかの注意点もご紹介しますので、チェックしてください。

従業員の現在の状況を聞く

まずは、スタッフの現在の状況を聞くことから始めると良いかもしれません。

部下の精神状態や体調の把握は、上司にとっても重要な部分です。

そういった話題がアイスブレイクにもなるでしょう。

また、上司が精神状態や体調を気にしていることは、部下にとって安心材料にもなります。

無茶がないように気にしてくれていると部下が感じることで、信頼関係の構築にもつながります。

また、普段は相談できない不調を抱えている場合は、1on1ミーティングで上司が気にかけることによって、「この場でなら言える」と思ってもらえることもあるでしょう。

部下の体調を気にかけている、不安があれば相談してほしいというサインを送ることが大切です。

必要であれば業務量の調整や病院の受診を勧めてください。

前回の振り返りと今回のアジェンダ確認

1on1ミーティングの進め方の流れでご説明した通り、1on1ミーティングは事前準備と実施の繰り返しです。

アイスブレイクが終わった後は、前回の1on1ミーティングで定めた計画や目標の状況を聞くようにしましょう。

その状況によって、1on1ミーティングで話し合うべき内容が決まります。

計画がうまく進んでいたり、目標が達成できていたりした場合は、その要因は何だったのかを聞いてください。

そのうえで、新しい目標の設定や今後の計画をどうしていきたいのか考えてもらうと良いです。

また、うまくいっていないようであれば、「どうしてだろう？」といった声掛けをすることで、部下自身に再度計画について考えてもらう時間を作ると良いでしょう。

その計画が問題ないのかサポートしてあげてください。

部下の話したいことを話してもらう

前回の振り返りと今回のアジェンダが確認できたところで、部下の話したいことについても聞いてください。

PDCAを回す話し合いをするだけでは、マニュアル通りに進めるだけでコミュニケーションの円滑化を図ることは難しいです。

部下がどのように思っているのかを素直に話せるように、声かけを行ってください。

「今日は何について話す？」など、考えてもらうように聞いてみると良いでしょう。

事前の準備段階でアジェンダを共有していても、上司がテーマを決めつけないように注意する必要があります。

大事なのは、部下が主体となって考え、進めていくことです。

また、その話の中で別の問題点を発見したり、部下の考え方を知ったりできます。

部下がどのように考えているのか、根気強く確認するようにしましょう。

まずは部下に考えさせる

部下がどのようなことについて話し合いたいのかを確認した後は、まず部下に考えさせてみてください。

上司の立場からすると、部下が悩んでいることや計画の見直しについてすぐに答えが出る場合も多いことでしょう。

しかし、まずは「改善策はなんだろう？」「計画がうまくいっていない原因はなんだろう？」と声を掛けることで、部下自身に考えてもらうことが大切です。

この段階では、上司から提案するのではなく、部下自身が考え抜き、自分で納得した意見をまとめられるようにサポートしてあげてください。

答えをすぐに与えるだけでは、部下の能力向上にはつながりません。

また、納得できていない答えを提案されることで、上司に対する不信感が芽生えるおそれもあります。

部下へのフィードバック

部下が自分で計画を見直したり、考えたりできたところで、初めて上司からのフィードバックを行ってください。

ここでも、最初から上司の考える答えを伝えるのではなく、部下に「こういった場合はどうしていく？」などと質問することで、部下が再度計画に問題がないのか考える機会を作ってあげましょう。

問題点はないのか、実際に可能なのかどうか、可能だとするならば必要な日数はどれくらいなのかを具体的に聞き、部下の意見とのすり合わせを行います。

部下と比べ、こなしてきた仕事の数が違い経験豊富な上司からすると、問題点や必要日数などはすぐに計算できることかと思います。

しかし、その答えを伝えるだけでは、真意が部下にはわからない場合が多いです。

部下が自分で問題点に気付けるように、あくまで質問形式で答えに導いてあげてください。

これからの計画を立てる

部下が自分で考える場を作った後は、これからの行動計画を立てていきましょう。

どのように計画を修正していくのかなど、ここの場においては上司からも積極的かつ具体的に提案してあげても良いかもしれません。

新しい目標や計画を作っていく場合は、上司から部下に求めている行動や仕事への取り組み方を伝えても良いでしょう。

上司と部下がお互いに求めていることを述べたり、計画を提案したりすることで、お互いの価値観がわかり、コミュニケーションの円滑化が期待できます。

また、上司の考えを知ることで、部下のモチベーション向上にもつながるでしょう。

計画で立てられた必要な日数を軸に、次回の1on1ミーティングの日程調整もこの場で行うようにしてください。

1on1が終わったら

次回の日程調整ができたところで、1on1ミーティングは終了となります。

しかし、準備と実施の1on1ミーティングにおいて、終了してからもするべきこと、注意すべきことはあるのでチェックしてください。

記録を残す

1on1ミーティング終了後に部下に伝えてほしいのが、記録を残しておくことです。

通常の複数人で行うミーティングと違い、1on1ミーティングは議事録を残す係がいません。

ですので、1on1ミーティングが終了したすぐ後、記憶が鮮明なうちに記録を残しておく必要があります。

上司と部下がお互い1on1ミーティングで何を話したのか、話し合いの結果、次の目標はどのようなものになったのかを記録してもらいましょう。

また、目標達成のためには何が必要なのかを忘れないためにも、記録は残しておく必要があります。

部下は記録を文字にして残すことによって、自然と振り返りを行うことができます。

また、それを見た上司も、話し合いの中ではわからなかった部下の考えを見ることができるかもしれません。

1on1ミーティング中に押さえておくべきポイント

ここまで、1on1ミーティングの目的や実際に行う時の流れについてご説明しました。

1on1ミーティングにおいて大切なことやどのように部下に考えてもらうのかなどいくつかのポイントをご理解いただけたことと思います。

流れに沿って、どういった姿勢で臨むべきなのかなど、その場においての注意点はすべてお伝えしました。

最後に、全体を通して上司が注意すべき点についてもご紹介します。

実際に行う時のことをイメージしてチェックしてみてください。

否定をしない

まず大切なのが、決して否定をしないことです。

上司の立場から部下の意見を聞くと、「それは間違っている」「なんでそのような考えになるのだろう」と思うことは多いでしょう。

しかし、そのたびに「それは違う」と言ってしまうと、部下のモチベーションが下がってしまう危険があります。

また、上司に否定されると「また間違ったらどうしよう」と委縮してしまい、段々と発言を避けるようになってしまいます。

部下から上司に対する信頼も得られず、コミュニケーションも円滑に取れているとは言い難い状況です。

そうするとお互いが本音で1on1ミーティングを行うことが難しくなり、部下の成長への適切なアプローチを失ってしまうでしょう。

否定せず、部下自身に気付いてもらうことを念頭に置いて、取り組んでみてください。

精神論で話さない

次に注意してもらいたいのが、精神論で話さないことです。

時と場合によっては、精神論も大切です。

実際に、可能かどうかわからない状況でも、気持ちの強さで乗り切れる場合も仕事においてはたびたび存在するでしょう。

しかし、部下が求めているのは、具体性のない計画ではありません。

計画がうまくいかず悩んでいる時に、「頑張ればなんとかなる！」といった精神論や根拠のない提案は意味がありません。

上司としては励ましているつもりであっても、部下にとっては「真面目に考えてくれていない」と感じてしまうでしょう。

部下との信頼関係を構築するためにも、上司からのフィードバックや提案や根拠を持った具体的なものにするように注意してください。

傾聴を徹底する

最後に確認しておいていただきたいポイントが、傾聴を徹底することです。

これまでに何度か述べた通り、上司からすると、部下の意見に対して「これは間違っているな」「こうしたら正解なんじゃないか」とすぐに理解できることが多いでしょう。

実際の業務においては、そうした上司の意見をすぐに伝えなければいけない場面は多いです。

しかし、あくまで部下が自分自身で考え、進めていく1on1ミーティングにおいては、上司は傾聴を徹底してください。

目安としては、1on1ミーティングの7割は部下が話す環境だと良いでしょう。

なかなか部下の意見が出ない場合は、「これについてはどう思う？」などと声かけを行い、部下に考える場を作ってあげてください。

おわりに

人材育成やコミュニケーションの円滑化において大きな効果が期待されている1on1ミーティングについて、よくご理解いただけたことと思います。

期待できる効果は大きくとも、明確な目標やノウハウがなければ有効活用することは難しいです。

今回ご説明した流れに沿って、ぜひ実施してみてください。

また、いくつか述べた注意点についても必ずチェックするようにしましょう。

1on1ミーティングだけでなく、普段の部下との関わりで活用できるポイントも多いかと思います。

部下の意見や考え方にも注目しながら、人材育成に注力すると良いかもしれません。