最近よく聞くKPIとは？メリットや活用ポイントまで徹底解説

はじめに

KPIという言葉を聞いたことがある人は多いでしょう。

仕事をしていると、耳にしたことはあってもくわしい意味はわからないビジネス用語に出会うことも少なくありません。

ここでは、営業やマーケティングなどの仕事で耳にすることの多い、KPIについて詳しく知りたい人に向けて、KPIを設定し活用するメリットや、効果的な活用方法までを紹介します。

また、KPIと一緒に使われることの多いビジネス用語のKGIやKFSについてもあわせて解説します。

KPIとは

KPIとは、Key Performance Indicatorのことで、日本語では「重要業績評価」または「重要業績評価目標」、「重要達成度指標」などと訳されます。

達成させようとする目標に向かう途中の達成度について評価したものです。

つまりKPIとは、目標を達成するためにその時点でしなければいけないことが、適切にクリアできているかどうかを数値で表す指標を指します。

KPIは、目標を達成するためのやり方や方向性が正しいか、またその過程で計画が順調に進んでいるか、目標達成のための行動が有効に実行されているかどうかを計測し管理する役割があります。

もし、計測された数値と目標値とにギャップが生じた場合は、行動が計画通りに進んでいないことを意味し、行動の修正が必要であるとわかるのです。

誰もが客観的に現状を把握できるため、さまざまな組織で目標を達成していく場合に活用されています。

KPIとKGI、KFSの違い 

KPIを使う同じ場面に登場する言葉で、似たようなものにKGIやKFSという言葉もあります。

この3つの言葉は混同されがちです。

間違って使った場合は、意味がまったく異なってしまうので、はっきり区別できるようにしておきましょう。

KGIとは

KGIは、Key Goal Indicatorのことで、日本語では「重要目標達成指標」といわれています。

決めた期間内で、何をどれくらい達成させたいのかの最終目標、つまり計画自体のゴールのことです。

売上高や成約数を最終目標とする営業の仕事でたとえるなら、KGIは売上目標や成約数ということになります。

そして、KPIには訪問件数や受注件数を設定し、KGIに向かっている途中の地点での目標数値の達成度合いを測定します。

つまり、売上目標を達成するために、中間地点での訪問数や受注件数がどのくらい必要であるかを指すのがKPIです。

そして、達成すべき売上目標がKGIです。

KFSとは

KFSは、Key Factor for Successの略で、日本語で「重要成功要因」と訳されています。

計画を成功させるために必要かつ重要な要因のことを指し、目標達成のために、何へ重点的に力を入れるべきかを考えます。

このKFSはKPIと似ており混同しやすいです。

目標達成のためにクリアしなければ達成できないことがKFSであり、KPIはそれが達成できているかを客観的に測定できるように数値で表したものです。

KFSは目標を達成させる要因となるものであるため、何をKFSとするかは、非常に重要となります。

KFSと同じ意味で使うCSF（Critical Success Factorの略）、KSF（Key Success Factor）という言葉もありますので、あわせて覚えておきましょう。

KPIを設定することによるメリット

KPIには多くのメリットがあります。

そのため、たくさんの企業で目標達成のために活用されています。

それでは、KPIを設定し取り入れることで、どのような効果を得られるのでしょうか。

ここではKPIを設定するメリットについて見ていきましょう。

目標達成へのプロセスの可視化

KPIは数値化していることで誰が見ても現状が理解しやすく、最終目標達成へのプロセスの進み具合が、客観的に見てわかることが最大のメリットでしょう。

目標達成に向かう途中の現状が可視化されることで、現状の共有が可能となり、社員が同じ目標に向かいやすくなります。

そして現状を迅速につかめるため、間違った方向に進んでいる場合でも、早い時点で改善点を見つけて修正できます。

最終目標のみを決めるよりも、KPIを用いてその中間地点に目標設定・評価をすることで社員のモチベーションを高められるのもメリットです。

生産性が向上する

KPIを設定するときには、KFSも設定します。

このKFSの設定では、目標達成のために必要な重要業務をピックアップしていきます。

これにより業務に優先順位をつけられるため、業務の無駄をなくし、生産性を向上させることにつながるのです。

また、KPIは計画のゴールである達成目標から逆算して、現在やるべきことを明確にします。

そのため、その時点で何をすべきかがわかりやすいので、行動に移しやすく業務を効率的にこなせるのです。　

数値化されていることで、ほかの部署やチームの目標やプロセスも確認しやすく共有できるので、相乗効果も期待できます。

社内での評価基準の統一が可能

誰もがわかる数値で表した指標を使うため、社内での評価基準が統一できることもメリットです。

たとえばKPIで設定した数値を1,000とした場合は、1,000以上であれば目標達成であり、1,000以下であれば未達成です。

このように誰にでも客観的に納得できる指標を使った評価であるため、部署や個人に対して公平な評価ができるようになります。

また細分化された達成目標まで統一が可能なので、社員全員が一丸となって、同じ目標達成に向けて行動できることもメリットといえます。

KPIを設定する手順

次は、実際にKPIの設定をするにはどのようにしたら良いか見ていきましょう。

KPIの設定には、KGI、KFSの設定が必要になってきます。

順序は、以下の順です。

以下で、それぞれの設定の仕方を解説していきます。

KGIを設定する

KPIは、最終目標を達成するための指標ですので、まず最終目標であるKGIを決められてなければ意味がありません。

KGIには数値で表せる目標を設定しましょう。

先ほど挙げたように、KPI設定には、数値によって現状が客観的に把握できることにより、各部署やチームで目標や評価の共有をしやすくなるメリットがあります。

企業の全体での目標をKGIに設定すると、このメリットを存分に活かし、企業全体で同じ目標を目指して行動できます。

この場合は、社員への共有を徹底し、各人の意見が反映されやすい体制を作ることで、社員の意見をもとに改善できるようにしておくことも重要です。

KFSを設定する 

KFSを設定するためには、最終目標であるKGIを細分化しなければなりません。

そのためには、まずKGIを達成するために必要な行動を、部署またはチームごとに洗いだします。

KFSについては、数値で表せなくても構いませんが、具体的にしておけばKPIの設定をしやすくすることにつながります。

KFSの設定は、目標達成のために重要な項目です。

慎重に設定しましょう。

KPIを活用するには、前段階である正しいKFSの設定が前提となります。

KFSの見極めが、KPIを有効に活用できるかどうかのカギであるといえるでしょう。

KPIを設定する

KPIは、具体的にはKFSを数値化したものが設定されます。

何をKPIに設定するかは、そのKPIをクリアすることでおのずとKGIの達成が見込め、具体的に数値で確認できる指標を考えます。

その指標を誰が見てもわかりやすいものにしておくことで、組織内で共有しやすくなるのです。

また、KPIはいくつ設定しても構いません。

しかし、あまり多く設定しすぎると管理に、かかるコストが大きくなるばかりでなく、作業効率の低下につながってしまいます。

目標達成に必要なプロセスを精査し、重要なものだけを設定しましょう。

KPI設定のコツ

質の高いKPIを設定するための「SMARTの法則」では、KPIは、以下のS・M・A・R・Tの5項目すべてを満たしていることが望ましいとされています。

ここでは、KPI設定のコツであるこの5項目を紹介していきます。

Specific: 明確性 

KPIを設定するにあたっては、誰が見ても明確にわかりやすいKPIであるかどうかは重要なポイントです。

特に企業全体で同じ目標に向かって行動するためのKPIであるためには、企業全体で共有できる明確性が必要です。

人によって解釈が異なってしまうようでは、企業全体で共通認識をもつことが難しくなってしまいます。

KPIの設定の際は、KPIのメリットを活かせる、誰が見ても同じレベルで理解できる具体的でわかりやすい指標になっているか確認しましょう。

Measurable: 測定可能性

KPIでは目標の進捗を確認し、業務が適切に処理されているかの確認をするため、数値で表すことができること、いわゆる測定可能性を備えていることが前提です。

具体例として、継続的な改善方法の指標に挙げられる、PDCAサイクルを例に行動を追っていきましょう。

PDCAサイクルでは、P ：Plan（計画する）、D：Do（実行する）、C：Check（評価する）、A ：Action（改善する）を繰り返します。

この時、目標達成の間に、何度もCにあたる評価について測定可能な指標を使って客観的にすることで、課題を早期発見し、PDCAサイクルを円滑に回し改善効果を出しやすくすることにも役立ちます。

Achievable: 達成可能性

目標が達成可能なものになっているかにも注意しなければなりません。

頑張れば達成できそうな現実的な目標を設定することで、モチベーションの向上にもつながります。

反対に、到底達成できそうもない高い目標を設定すると、社員のやる気も起きずに計画が総倒れしてしまう結果となってしまいます。

どの社員から見ても、達成可能であることが納得できるような指標を設定することが必要です。

しかし、簡単すぎる目標も組織の力を最大限に活かせなくなってしまいます。

バランスを見極めて設定することが大切です。

Related: KGIとの適切な関連性　

KPIを設定する際には、最終目標としてのKGIを強く意識しましょう。

KPIを設定する目的は、KGIの達成のためです。

KPIは、その経過を確認し、またその手段の役割を果たします。

KGIとKPIとは強く関連しているため、KPIの先にKGIがなければなりません。。

つまりKPIさえ達成していれば、自然に最終目標のKGIが達成されるという関係性にあることが必要なのです。

営業でたとえるなら、KGIを売上高とした場合は、KPIを受注件数とします。

KPIである受注数が増えれば、KGIの売上高の達成につながります。

最終目標と関連していないKPIを設定すると目標達成が難しくなり、管理コストだけがかかってしまう結果となるので注意してください。

Time-bounded: 適時性

KPIを有効に活用するためには、目標達成の期間を定めておくことも重要なポイントです。

ダラダラと計画を進めることは、業務が後回しになったり緊張感のある行動ができなくなったりして、社員のモチベーションの低下につながります。

「この期間内にこの数値目標を達成する」と事前に決めておき、組織全体で集中的に目標に向き合うことが大切です。

また、期間がかかりすぎて競合企業に先を越されたり、管理コストが効果に見合わなくなったりする危険性も考慮に入れて、期間を決めることが大切です。

まとめ

KPIは目標達成のための経過が順調に進んでいるか、目標達成のために、今しなければならない行動ができているかを数値で表したものといえます。

つまり、目標達成のための道標であるとともに、目標達成するための手段ともいえます。

特に企業組織の中では、誰から見ても客観的にわかりやすいKPIを設定することにより、組織全体で目標に向き合い進んでいくことに役立つため、さまざまな企業で取り入れられているのです。

KPIを有効に活用するためには、まずは正しいKFSを見極め「SMARTの法則」を活用すると良いでしょう。