これで完璧！オンライン商談の成約率を高めるコツ5つとおすすめの資料デザイン

営業は個人の成果がキャリア・収入アップにつながる仕事です。近年、オンライン商談が増えています。

対面よりコミュニケーションが難しい部分があるため、オンライン商談の進め方が分からない方もいるのではないでしょうか。

本記事ではオンライン商談の成約率を高めるコツ・おすすめの資料デザイン・必要なスキル・通信環境の整え方などを紹介します。

これらを理解すればオンライン商談のスキルを上げ、成約を獲得できるでしょう。

オンライン商談の成約率を上げるコツ5つ

オンライン商談はウェブ会議ツールなどを通じて自社の商材をプレゼンし、成約を目指します。

成約率を上げるには、スムーズで効果的なプレゼンが必須です。

そのためには商談中だけでなく商談前から対策する必要があります。ここでオンライン商談の成約率を上げる5つのコツを確認しましょう。

1.商談前に事前確認をしておく

オンライン商談は顧客とアポイントを取るところから始まります。

連絡を取り合い、顧客の通信環境から商談で使うツールを決めておきましょう。

顧客がオンライン商談に慣れていない場合もあります。簡単なマニュアルや商談で使う資料を送付しておくとよいでしょう。

自身も使用するツールや機材に慣れておく必要があります。

「資料を提示するタイミングが遅れる」「画面に表示できない」などは、悪い印象につながる要素です。

事前にツールの操作方法やカメラ・音声の状態を確認しておきましょう。

2.リハーサルを入念に行っておく

プレゼン資料やツールの操作など、個別に準備するだけでは不十分です。

オンライン商談の始まりから終わりまで、一連の流れをリハーサルしましょう。

優秀な営業スタッフは生まれつき能力が高いわけではありません。

入念なリハーサルで記憶した内容を定着させ、成約につなげています。

実際にパソコンを動作させることで、資料の記入漏れや機材の不具合の発見が可能です。

個人練習も重要ですが、可能であれば同僚・上司に聞いてもらうとよいでしょう。

説明不足な部分など、自分では認識していない問題を指摘してくれます。

3.一方通行のプレゼンにならないように注意する

成約を獲得したい思いが先行し、一方通行のプレゼンになる場合があります。

商材の魅力だけでなく、人間性も信用も得なければ成約につながりません。

相手の顔色・熱量を伺いながら対話する意識を持ちましょう。「不明点はありますか」「興味のある点はございますか」など、要所で顧客に話を振ることも有効です。

「アイスブレイク」も意識するとよいでしょう。商談・会議といった緊張感のある場に漂う緊張感を緩和するコミュニケーション手法です。

具体的な行動として「商談の冒頭・合間に雑談を入れる」「口調を変える」「身振り手振りを交える」などがあります。和やかな雰囲気で対話できれば、信頼関係の構築につながるでしょう。

4.伝えたいことをまとめておく

顧客と1時間程度の場を設けられている場合も、オンライン商談の時間は20分~30分が適切です。

時間は限られているため、商材の特徴全てを説明する余裕はありません。

無理に多くの内容を話すと、伝わりづらいプレゼンになってしまいます。事前にまとめた優先的に伝えたいことを軸に商談を進めましょう。

これは台本だけでなく、プレゼン資料の作成でも重要です。文字の多い資料は、読む気を低下させます。画像・図形などをメインに、文章はシンプルにまとめましょう。

5.クロージングを行う

時間いっぱいまでプレゼンを続けると、高圧的な営業になりかねません。顧客が委縮し、悪い印象につながります。

ある程度商材の魅力を伝えられたら、クロージングを行いましょう。クロージングとは、直訳すると「締めくくり」です。

話をまとめ上げ、最後に「ご興味を持っていただけましたか」「ご契約についてどのようにお考えですか」などの質問で顧客の興味・契約の有無を確認しましょう。

興味はあるがまだ契約までは決められない、という場合もあります。このときは次のアポイントを取り連絡先を提示しておくと、次の機会に成約を勝ち取るために有効です。

オンライン商談で心掛けるべきポイント

ビジネスである以上、紹介した5つのコツを実践しても成約を獲得できないこともあるでしょう。営業として長いキャリアを築くのであれば、根本的なスキルを高めることが重要です。

オンライン商談では、対面では必要ない部分にも気をつけなければなりません。ここでオンライン商談で心掛けるべき2つのポイントを紹介します。

オンライン環境への適応力を高める

商談は顧客と目を合わせることが重要です。しかしオンライン商談ではカメラを通した映像が相手の画面内に映ります。

商談相手の目を見るのではなく、カメラを見るように意識しましょう。

また画面に映し出されている分、対面よりも自分の表情が詳細に見られます。相手の話を真剣に聞いている最中も、怖い表情にならないよう注意が必要です。

相手のテンポに合わせて頷きながら、柔らかい表情で聞きましょう。身振り手振りも画面内に収まるように行うことが重要です。

自身のカメラ映りは明るさや背景で印象が変わります。「明るい場所で行う」「ウェブツールの機能を使う」などで工夫しましょう。

コミュニケーションスキルを磨く

顧客と信頼関係を築けるように、オンライン商談ならではのコミュニケーションスキルを磨くことが重要です。オンライン商談では通信環境によりますが、タイムラグで発言が被ってしまう場合があります。

気まずい間が発生しスムーズにプレゼンが進められないため、なるべくひとつの文章を簡潔に、語尾を「です」「ます」で切りましょう。

商談中だけでなく、商談前後のコミュニケーションも重要です。

参加URLは商談の直前ではなく、前日や当日の朝、商談が決まった日などに送りましょう。数回に分けて送ると誤認識を防ぐだけでなく、丁寧な対応で印象アップにつながります。

商談後はオンライン名刺を交換し、フォローメールを送りましょう。複数の人との商談の場合は窓口担当者だけにメールを送ります。

「同席者様にもよろしくお伝えください」などと一文入れておくとよいでしょう。

オンライン商談の重要性と現状

オンライン商談が今後主流となるのであれば、スキルを養うことに大きな意義があります。

主流オンライン商談は、近年普及したビジネススタイルです。

普及に至った背景とメリットがありますが、一方で課題もあります。この項目でオンライン商談の重要性と現状を理解しましょう。

新型コロナウイルスによるオンライン商談の普及

新型コロナウイルス感染症の影響により、2020年からテレワークなどの新しい働き方が普及しています。

それまでは商談も対面が一般的でしたが、オンライン商談を取り入れる企業が増えました。

オンライン商談はパソコン・スマートフォン・タブレットなど、インターネットにつながる端末があれば、場所を選ばず実施できます。

対面よりも柔軟にスケジュール調整が可能です。

交通費や移動時間も削減できるため、商談の機会も増やせるでしょう。

「感染を防止するために仕方なく」という流れで取り入れられましたが、大きなメリットが発覚しました。

結果、現在も企業間でオンライン商談が取り入れられています。

オンライン商談での課題と向き合う企業

オンライン商談での課題は以下のとおりです。商談の機会を設けるまではスムーズですが、商談自体をスムーズに進めるための課題がいくつかあります。

ソフトウエア・金融商品などの無形商材は、事前に送った資料を基に説明できます。

しかし食品・家電などの有形商材は、実物を確認しなければ魅力を十分に伝えられません。

通信環境が不安定な場合も自身の説明が伝わらなかったり、反対に相手の声が聞き取れなかったりします。

回線が安定するまで待ち時間が発生し、回復しなければ商談自体がなくなる場合もあるでしょう。

またオンラインに慣れていない企業が顧客の場合、ウェブ会議ツールの使い方から説明しなければなりません。

売る側の企業は、適切なツールの選択・通信環境の整備・効果的なプレゼン資料の作成など、工夫を凝らして課題と向き合う必要があります。

オンライン商談の資料作成

情報をまとめるだけであれば、資料の作成は難しいものではありません。プレゼン資料のクオリティーはオンライン商談の成約に大きく影響します。

それでは、成約を獲得するためにどのような工夫が必要なのでしょうか。ここでオンライン商談の資料作成で重要な点を解説します。

インパクトのあるプレゼン資料を作成する

インパクトのあるプレゼン資料を作成するために、重要なポイントは以下のとおりです。

情報を機械的に提示するだけでなく、顧客の感情に訴えるプレゼンを意識しましょう。

話の進行に合わせてアニメーションを使うことで、相手は「いま何の話をしているのか」が分かりやすく、必要な情報に集中できます。

しかし目的は商材の魅力を伝えることであるため、派手なアニメーションは必要ありません。フェード・ワイプ・スライドインなど、シンプルな演出を取り入れましょう。

ストーリー性とは、商品・サービスの開発に至った背景です。

「どのような問題を解決するために」「どのような想いで」などを伝えます。丹精込めて開発した商材であると示せれば、顧客は「使いたい」と思ってくれるでしょう。

商材のメリットは相手の立場で具体的に伝えることが重要です。「運用コストを年間〇万円削減できる」「一般的な製品と比べて△%安い」といった伝え方を意識しましょう。

オンライン商談向けの資料デザイン

オンライン商談向けの資料は、統一感を持たせつつ必要な情報を強調できるデザインを意識しましょう。

重要なポイントは以下のとおりです。

文字の色数は最小限に、ベースはグレーなど目立たない色で統一しましょう。

書体はメイリオやゴシック体などがおすすめです。

フォントサイズは大見出し、小見出し、本文でそれぞれ統一しましょう。

情報を入れ過ぎると伝わりづらくなります。基本はひとつのスライドにひとつのメッセージがおすすめです。

数値データは説得力の増す部分であるため、グラフの活用をおすすめします。グラフにも色を使い過ぎないことが重要です。濃淡で色の違いを示せます。

強調したい情報だけ、色・フォントサイズを使いましょう。枠線・下線・余白・改行も有効です。

オンライン商談でのプレゼンスキル

次にオンライン商談でのプレゼンスキルを向上させる方法を見てみましょう。商談では表情や話し方ひとつで、印象が大きく変わります。

特に重要なポイントがカメラ目線と声のトーン、伝えたいメッセージの意識です。それぞれの詳細を解説するので参考にしてください。

カメラ目線と声のトーンを意識する

オンライン商談では画面上の相手の顔ではなく、カメラに目線を向けましょう。

しかし慣れていない方は無意識に相手の顔を見てしまいがちです。

パソコンに内蔵されているカメラは画面の上部にあります。

カメラ目線が難しい場合は、ワイプをカメラの位置に近づけましょう。

通常のビジネスシーンでは、低いトーンでスピーディーに話すほうが説得力を増します。

しかしオンラインでは対面よりも声が聞き取りづらいため、はっきりと聞こえる程度にゆっくりと声のトーンを上げて話しましょう。

自分が思っているよりも実際に聞こえる声は小さい可能性があります。

本番よりも大きな声で練習し、ボイスメモで聞き直してみるとよいでしょう。

伝えたいメッセージを効果的に伝える方法

オンライン商談では、同じトーンで話し続けると伝えたいメッセージがぼやけてしまいます。

伝えたい内容のとき、または前後に意識するポイントは以下のとおりです。

プレゼン中の相手は、ただ話を聞いているだけの受け身な姿勢になりがちです。

身振り手振りで視線を誘導すれば、伝えたいメッセージに相手の意識が集中します。

商材のメリットを伝える前に「〇〇で困ったことはありませんか」などの質問も有効です。

伝えたいメッセージは繰り返すことで強調できます。序盤・中盤・終盤で1回ずつ触れるとよいでしょう。

プレゼンは全体的に間を取ることで、相手は頭を整理する余裕が生まれます。伝えたい内容のときにも間を取りましょう。

オンライン商談の配信機材と通信環境

オンライン商談を進めるためには、配信機材と通信環境を準備する必要があります。

端末とインターネット接続さえあれば実現は可能です。

しかし成約につなげるには、できる限りスムーズな通信とクリアな映像を目指しましょう。

ここでオンライン商談に適切な機材と通信環境、トラブル対策を紹介します。

適切な機材と通信環境を整える

パソコンにはマイクもカメラも内蔵されていますが、より良い環境を目指すのであれば別途購入することをおすすめします。

しかしオンライン商談で高画像になったとしても、成約に大きく影響はしません。

優先して購入するならマイクがおすすめです。説明が聞き取りやすいだけでなく、比較的安価で購入できます。

必須ではありませんが、照明・パソコンスタンドなどもあるとよいでしょう。商材や自分の顔を良い画角で見せられます。

適切な機材を用意しても通信環境が不安定では映像も音も劣化してしまうため、速度の速いインターネット回線を用意しておきましょう。自社オフィス以外の場所でオンライン商談を実施する場合は、ポケットWi-Fiの利用がおすすめです。

オンライン商談でのトラブル対策

適切な機材と通信環境を整えても、トラブルの可能性がゼロではありません。

実際に同僚・上司のパソコンとテスト通信を行い、映像・音声を確認しましょう。ウェブ会議ツールによって、マイクテスト機能を備えています。自分の声量・声質もチェックするとよいでしょう。

オンライン商談中に人や雑音が入る可能性もあります。商談専用の部屋や貸しオフィスなど、静かな環境を用意しておきましょう。

快適な通信環境を目指すなら、通信速度は10Mbps以上がおすすめです。

ウェブ上に通信速度を確認できるページもあります。本番で利用する端末でアクセスし、確認しておきましょう。

ウェブ会議ツールを活用したオンライン商談

ウェブ会議ツールの選択も重要です。ツールによって備えている機能が異なります。

オンライン商談では、どのようなツールが適しているのでしょうか。

この項目ではおすすめのウェブ会議ツールと機能、効果的な活用方法を解説します。

おすすめのウェブ会議ツールとその機能

オンライン商談でおすすめのウェブ会議ツールは以下のとおりです。それぞれの機能を理解し、目的に合ったものを選びましょう。

ZOOMは非常に認知度の高いツールで、ウェブ会議初心者の方におすすめです。

チャット・ファイル共有・クラウドへの録画保存などの機能があります。1対1の通話であれば無料で利用可能です。

Wherebyは4人まで無料で利用できます。顧客側はURLをクリックすればインストールなしで参加が可能です。

録画機能は有料のみですが、画面共有・チャット機能は無料で使用できます。

B-ROOMはブラウザを通して接続できるため双方インストールが不要です。

有料ですが、高解像・高音質・高セキュリティーで、音声自動テキスト化・自動リマインドメールなど機能も充実しています。

bellfeceは電話回線を使ったツールです。

インストール不要で、ITツールに慣れていない方におすすめします。有料ですが、録画・CRM連携・デジタルカンペなど、機能も豊富です。

ウェブ会議ツールを活用した効果的なオンライン商談

ウェブ会議ツールの活用方法として、映像の明るさを調整する機能があります。

自分の顔を明るく見せられるため、オンライン商談には効果的です。

バーチャル背景も適切に利用しましょう。背景を隠す目的でも必要な情報を提示する目的でも使えます。

スポットライト機能も便利です。カーソルを光らせて説明している箇所を強調できます。

名刺交換機能は商談前に使用しましょう。

場の空気を緩和させ、顧客とのコミュニケーションを円滑にしてくれます。

ウェブ会議ツールに備わっていない場合は、オンライン名刺交換アプリを利用するとよいでしょう。

商談後のフォローアップでリピート商談を獲得する

商談当日に顧客が契約を判断できない場合があるため、商談後のフォローアップが重要です。

成約した場合も真摯な対応を心がけることで顧客との信頼関係を構築し、リピート商談を獲得できます。

フォローアップはクロージングの段階で始まることを意識しましょう。

顧客の課題に対するメリット・コスト・契約のタイミングなどを提示し、商談を終わらせます。

次回のアポイント取得や連絡先の交換も試みるとよいでしょう。

商談後はすぐに次の商談の連絡をするのではなく、まずはお礼メールの送付が重要です。

このときあらためて商談の内容・商材の魅力・企業と担当者の連絡先などを記載しましょう。

顧客から連絡が来たらスピーディーに対応する必要があります。反対に連絡がない場合は、1週間程度期間を空けて自分からメールを送ってみましょう。

オンライン商談でのリスニングスキル

オンライン商談では、リスニングスキルを必要とします。

一方的に説明するだけでなく、相手の話を聞くことに重要性があるためです。

オンライン商談におけるリスニングスキルとは、相手の話を聞くだけではありません。

ここでリスニングスキルの重要性と効果的なリスニング方法を解説します。

相手の話をしっかり聞くことの重要性

オンライン商談でも、リスニングの基本である「相手の話をしっかり聞くこと」が重要です。

主に以下の重要性があります。

顧客の課題や商材に関する疑問が分かれば、プレゼンで効果的なアプローチが可能です。

顧客の質問やネガティブな反応にも柔軟に対応できるでしょう。

また話をしっかり聞く姿勢は、人間的に良い印象を与えられます。

顧客との信頼関係を深め、成約獲得につながるでしょう。

オンライン環境での効果的なリスニング方法

オンライン環境では「相手の理解が追いついているか」に注意する必要があります。

リスニングは以下の点を意識しましょう。

オンライン商談に慣れた方は無意識に相手が次に話す内容を予測しがちです。

しかし他のことは考えず、顧客の疑問・課題の理解に集中しましょう。

適度なオウム返しを取り入れるのも有効です。

例えば「弊社は人材不足に悩んでおりまして」と話した場合に「一人当たりの負担が増えて大変ですね」など、相手の言葉を変換して繰り返します。話を理解してもらえた、という満足感を与えることが可能です。

他にも、言葉のペースを合わせることは相手に親近感を抱かせるために、オープンな質問は相手を深く理解するために効果を発揮します

オンライン商談での営業戦略

オンライン商談には、さまざまなコツがあります。

コツをひとつずつ理解するだけでなく、それらを踏まえて一連の流れを把握する必要があります。

ここで顧客ニーズに合わせたオンライン商談の進め方とクロージングでのポイントを確認しましょう。

顧客ニーズに合わせたオンライン商談の進め方

オンライン商談におけるアポイントの取得からアフターフォローまでの流れは以下のとおりです。

1. オンライン商談のアポイントを取得。顧客がオンライン商談に乗り気でない場合は感染対策などのメリットを提示する。
2. ウェブ会議ツールのURLや事前資料の送付。顧客がツールの扱いに長けていない場合は簡単なマニュアルも送付する。
3. 顧客の特性に合わせてストーリー性と統一性を意識したプレゼン資料を作成する。強調したい部分のデザイン変更やグラフによるデータ表示を取り入れる。
4. オンライン商談を実施する。伝えたい内容の強調・身振り・手振り・顧客に合わせた話のペース・カメラ目線・定期的な質問を意識する
5. クロージングを行い商談を終了する。連絡先の提示やお礼メールなどのアフターフォローも徹底する。

クロージングへのスムーズな移行方法

オンライン商談でのクロージングは、20~30分程の時間をかけて商材を説明し終わったタイミングが理想です。

ただし顧客が理解できていない場合やすでに成約を決めていると判断できた場合は、柔軟に時間を調節しましょう。

クロージングにはテストクロージングと最終クロージングの2種類があります。テストクロージングを行うのは、まだ契約の意思が分からない場合です。

「興味を持っていただけましたか」など興味の度合いを判断できる質問を行い、返答次第では追加で商材の魅力や課題へのアプローチを提示しましょう。

最終クロージングは契約の意欲がありそうな場合に行います。

「契約について現状はどのようにお考えですか」などの質問で、明確な契約の有無を確認しましょう。

ある程度条件交渉の余白を残すことが重要です。この場合は「現状は」が余白に当たります。

このようにクロージングは顧客の契約意欲に応じた問いかけを挟むことで、スムーズに移行が可能です。

まとめ

オンライン商談は、通信環境や機材の用意など従来の対面商談にはない部分も注意する必要があります。

聞き取りづらい可能性もあるため、伝えたいことを簡潔にはっきりと話しましょう。

本番のトラブルを避けるため、映像・音の確認や入念なリハーサルも重要です。

顧客によって商材に対する理解やオンラインへの対応力が異なります。

ウェブ会議ツールの選択・プレゼン資料の作成・話すスピードなど、全てのプロセスを顧客の立場で実行しましょう。