営業・商談時の訪問マナーとは？好印象を与えるために押さえておきたいポイントを解説

BtoBの営業職は日々、企業を訪問して、自社の商品やサービスを紹介することや提案を行い、契約へと結びつけるのが仕事です。

そのため、商品やサービスの知識を学ぶことや営業トークなどのロールプレイに力が入りがちですが、必ず押さえておきたい点があります。

それが、企業訪問時、商談時のマナーです。

マナーは当たり前のことだからこそ、できていないと、その時点で信用を失います。

新人営業マン必見の、しっかりマスターしたい企業に訪問する時に必要なマナーを場面ごとに解説していきます。

【営業訪問のマナー】マナーの良し悪しであなたの印象が変わる！

営業職は社内で活動する職種ではなく、日々、企業訪問をしたり、社外の人と話をしたりする職種です。

できる営業職といえば、勢いが大切、見た目の印象が大切、営業トークが肝、押しが強いなど色々挙げられますが、絶対にできていないといけないものがあります。

それは「ビジネスマンとしてのマナー」です。

営業職において、ビジネスマナーは非常によく見られます。

どんなに勢いがあったり、営業トークが上手であったりしても、ビジネスマンとして基本の部分であるマナーが悪いと、先方に悪い印象を与えたり、「この人に任せていいのかな」と不安な気持ちを与えたりする可能性があります。

だからこそ、他人に与える印象は大切であり、信用を得るためにも、当然のマナーを実践できなくてはなりません。

マナーの良し悪しであなたの印象が変わるのはもとより、相手から見た会社全体の印象が決まってしまうので、会社を代表する立場として、しっかりマスターしておきましょう。

悪い印象を覆すのには時間がかかる

なぜ営業職において、マナーが大事にされるのかというと、一度与えた悪い印象を覆すのには非常に時間がかかるのです。

とくに第一印象は非常に大事で、一説によれば人の第一印象は7秒から15秒程度で決定するといわれています。

そして、その後の印象を覆すのには最低でもその人と2時間はゆっくりと話さなければなりません。

そのほかの諸説にもよれば、一度根付いた印象は何か大きなきっかけがない限り、半年も続くともいわれています。

新規商談などの場合は、先方とは長い取引を続けていきたいと思っているでしょう。

だからこそ、初回訪問などの第一印象を握るときは、とくにビジネスマナーには気をつけなければなりません。

もちろん既存顧客との定期的な訪問時であっても気を抜かず、最低限のマナーは守るようにしましょう。

【営業訪問のマナー】訪問前・訪問中・訪問後それぞれにマナーがある

営業で訪問するときは、訪問前・訪問中・訪問後にそれぞれマナーがあります。

記事後半ではそれぞれのマナーについて詳しくみていきますが、大まかな流れで気をつけるべきマナーをまとめました。

ざっくりと訪問前から訪問後の流れを記載しました。

しかし、なぜこのマナーを守らなければいけないのか。

人によっては、具体的にはどう動けばいいのかわからないという方もいるでしょう。

ここからは、それぞれの営業訪問時のマナーについて、さらに深掘りしていきます。

【営業訪問のマナー】訪問前のマナー

営業職のマナーは企業訪問の前から見られています。

訪問前のマナーから、どの企業でも、何度も訪れる企業や相手方であっても、毎回、しっかりと行っていくことが必要です。

訪問前の主なマナーとして、「絶対に訪問前にアポイントを取る」こと、「アポイントを取る時間帯は相手に迷惑がかからない時間帯にする」こと、企業についたら「コートを脱ぎ、畳んで腕にかける」ことが大切です。

▽詳しくはコチラの記事をご参照ください▽

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絶対に訪問前にアポイントを取る

かつては、飛び込み営業が盛んな時代もありましたが、最近では飛び込み営業は相手にされないケースも増えてきています。

その理由の一つとして、セキュリティの強化が挙げられます。

企業のセキュリティ対策はどんどん厳しくなり、アポイントなしではビル自体に入れないことも増えてきています。

営業商談をしようと足を運んでも無駄足になる可能性も高いので、訪問時にはアポイントを取るようにしましょう。

アポイントをとるか取らないかは、初対面の方も、会うのが二度目以上の方でも変わらず、都度約束を取り付けましょう。

アポなしで、訪問することはマナー違反になります。

電話もしくはメールでアポイントを取る、継続的な商談になる場合は、面談時に次回のアポイントを取ったうえで、前日にメールなどで確認を入れておくのがマナーです。

日程の調整のやりとりが大変だという場合は、最近では無料の日程調整ツールなどもあります。

カレンダーアプリと連携して、空いている日を商談候補日として相手方に提案できますので、お互いにメリットは多いのです。

アポイントの約束をするための連絡が大変という場合は、ツールの利用も検討してみてください。

アポイントを取る時間帯は相手に迷惑がかからない時間帯にする

アポイントの日程を決める際には、まず「要件」と「所要時間」を必ず伝えるようにしましょう。

要件でいうと、サービスの案内であったり、現在抱えられている課題に対するヒアリングであったり、訪問をする目的があるはずです。

今回の訪問では、何について話すのかを互いに共通で認識するように心がけましょう。

そして、その訪問時間がどれくらいかかるのかもきちんと伝えておかなければなりません。

例えば、あなたが1時間の訪問を想定していたとしても、サービスの案内だけであれば、相手方は30分程度と勝手に認識するかもしれません。

面会する部屋の確保、相手の業務状況にも影響がでてくるので、必ずどれくらいの時間を目安にしているかは伝えるように心がけましょう。

「要件」と「所要時間」を伝えた上で、どの時間帯にアポイントをとるのかというと、可能な限り相手方にとって迷惑にならなさそうな時間帯を複数候補日にあげましょう。

午前中なら始業1時間後〜11時30分まで、午後なら昼休憩後の13時〜終業1時間前までが妥当な時間帯といえるでしょう。

午前中、始業すぐを指定しないのは、朝はどの企業も忙しくバタバタしているためです。

自社の業務が落ち着いた段階から、お昼休憩に入る前に商談が終わるようにします。

午後はお昼休憩が終わった後からにしますが、相手がランチミーティングなどを提案してきた場合は別です。

終業時間帯ギリギリまでアポを入れないのは、商談そのものが終業までの時間帯に終わるようにするためです。

終業前の片付けもあるので、余裕を持たせて1時間前までにしておきましょう。

事前準備は抜かりなく

訪問時の営業は準備が8割と言われるほど、事前準備がものをいいます。

せっかくアポイントの約束まで取り付けたのに、何の準備もなければ先方にとっても「この人は何をしにきたのだろうか」と思われても仕方がありません。

事前準備なしで訪問に臨むことは、自分自身の印象だけでなく、指導が行き届いていないと会社そのものの印象も悪くする可能性があります。

そのため、訪問する前には徹底的に準備をしておきましょう。

事前準備の内容としては下記が挙げられます。

訪問先の企業に合わせた質問内容、提案をすることで、事前準備を徹底的にやってくれた印象になり、相手方にも好印象を持ってくれるはずです。

事前準備はやらないよりもやっておいて損はありません。

万全の体制で訪問に臨むようにしましょう。

身だしなみは整える

第一印象のほとんどは見た目で決まります。

そのため、訪問当日はとくに身だしなみをきちんと整えましょう。

訪問時に気を付けるべき身だしなみとしては、下記のポイントを押さえておくと良いでしょう。

場合によっては上記のポイントが該当しないこともありますが、一般的な営業職であれば大きくマナーとしてそれることはありません。

髪型やメイク、着衣の乱れなどは、訪問先に行くまでの間で乱れることもあります。

訪問先に行く前に最寄りの駅などのトイレで、身だしなみを最終チェックする癖をつけておくと安心です。

【営業訪問のマナー】訪問中のマナー

次に訪問中のマナーについて、チェックしていきましょう。

訪問中のマナーは時系列で、受付でのマナー、部屋に案内された時のマナー、商談中のマナー、商談終了後のマナーに分けてご紹介していきます。

細かいからこそ、しっかりと実践し、意識しなくても当たり前にできるようになることが営業職としての第一歩です。

訪問直前のマナー

訪問前のマナーとして、冬場などは必ずコートを脱ぎ、畳んで腕にかけるようにしましょう。

企業の立地などによっても異なりますが、自社ビルや路面に面した事務所などの場合は、入り口に入る前の外で、オフィスビルの一角に入っている企業なら、オフィスビルのエントランスに入ったところでなど、なるべくその企業の人の目に触れない場所でコートを脱いでおくのがマナーです。

マフラーや手袋、雨具や帽子などをかぶっている際も、同様に企業の方の目に入らない場所で外しておきましょう。

受付でのマナー

訪問中のマナーの最初が、受付でのマナーを徹底することです。

受付は、受付スペースが備わっていて受付スタッフがいるケースと呼び鈴を押すと社内から総務などのスタッフが出てくるケース、内線電話が用意されていて電話で連絡を取るケースがあります。

いずれの場合も、会社名、名前、用件を簡潔に伝えることが必要です。

用件はアポイントを取ったお相手の部署名とお名前を示し、「時にアポイントを取っています。」と具体的に伝えます。

企業によっては、受付で名刺を求められる場合があるので、その際は名刺を差し出しましょう。

受付スタッフの案内に従い、すぐに通されない場合は、その場で立って待つ、待合ロビーで座って待つなどします。

部屋に案内された時のマナー

訪問中のマナーとして、部屋に案内された時のマナーを見ていきましょう。

受付に商談相手がやってきて、部屋へと案内してくれることもありますし、先に部屋に通されて相手を待つパターンもあります。

先に部屋に通された際は、下座に座って、相手が来るのを待ちましょう。

下座というのは一番入り口に近いところです。

奥の席ほど上の立場にある人が座ります。

企業を訪問した際は、相手を立てるように下座に座ってください。

ただし、案内に上座へ勧められた場合は、その指示に従うようにします。

カバンは机の上やソファ、イスなどには置かず、床に置くのが基本です。

外を歩いて汚れているものを、相手先の家具の上に置いて汚すようなことがあってはいけないからです。

コートは折り畳んで自分の席にかけます。

お茶を出されたら、あらかじめお礼を言っておき、相手がくるまで飲まずに待ちましょう。

手土産を持ってきている場合もあるでしょう。

手土産を渡すタイミングとしては、相手の方が席に座った直後に渡します。

紙袋から手土産を出して、相手に手土産の正面が向くように両手で渡してください。

こちらと相手方が複数いる場合は、上司に当たる人が会社の代表として手土産を渡し、下座の人に対して渡します。

わたした後の手土産は、畳んで持ち帰ってください。

商談中のマナー

訪問中のマナーの次のステップは、いよいよ商談中のマナーです。

初対面の場合は、まず名刺交換を行いましょう。

訪問者から先に名刺を出し、相手からの名刺は両手で貰うのが基本です。

これは新人研修などの時に、ロールプレイなどで何度も練習させられていると思いますが、ギクシャクせず、スムーズにできるようにしておきましょう。

メールや電話でのやり取りをしていても、初めて顔を合わせる場合には名刺交換は必須です。

2回目以降の方なら不要です。

商談相手が複数いて、初対面の方がいる場合はその方と行います。

頂いた名刺はすぐに名刺入れにしまうのではなく、商談中は相手の座っている順番に並べた状態で商談を進めていき、商談が終わる時に名刺入れに納めましょう。

商談終了後のマナー

訪問中のマナーの最後は、商談終了後のマナーです。

最後の段階まで気を抜かずに行いましょう。

見送りを受ける場合、エレベーターや玄関前で「こちらまでで結構です」と申し出てください。

コートを着るのも、相手と別れてからです。

オフィスビルなら、エレベーターホールやエントランスで、企業の自社ビルなどなら、ビルを出たところでコートを着ましょう。

【営業訪問のマナー】訪問後のマナー

できる営業は、訪問後も気を抜きません。

訪問先の建物から一歩外にでた瞬間から、気を抜かず営業として最低限のマナーを守ります。

とくに同行した人とは、商談の話をできるだけしないように心がけましょう。

どこで誰があなたたちの話を聞いているかはわかりません。

訪問時の感触は良くても、気を抜いた訪問後の態度を相手方にみられてしまえば、嫌な印象を与える可能性は往々にあります。

そのようなことがないように、訪問後も最後まで気を抜かないことが重要です。

訪問後はお礼メールも忘れずに

訪問後は、お礼のメールも必ず送るようにしましょう。

もしも午前中に訪問していたら、できれば当日中には送りましょう。

午後や夕方に訪問していたら、翌日の午前中まで送るのがベストです。

訪問のお礼メールを作成するときは、件名はわかりやすく簡潔にしておくと良いでしょう。

訪問後のメールのサンプルは下記の通りです。

まとめ

新人営業マン必見の企業に訪問する時に必要なマナーを場面ごとに解説してきました。

マナーの良し悪しであなたの印象が変わるどころか、企業のイメージにも影響します。

当たり前のマナーを忘れずに、自然に実践できるようになりましょう。

訪問前のマナーとして、絶対に訪問前にアポイントを取る、アポイントを取る時間帯は相手に迷惑がかからない時間帯にする、コートを脱ぎ、畳んで腕にかけるようにします。

訪問中のマナーとして、受付でのマナー、部屋に案内された時、商談中、商談終了後のマナーを徹底し、訪問後のお礼メールまで忘れず行いましょう。