アポイントが取れる営業メールとは？コツや例文をご紹介

アポイントが取れる営業メールを送ることは、デキる営業マンの必須条件とも言えるでしょう。

もし、営業メールを全く送らなかったり、失礼な文面で送ってしまうと、自社の印象が失われ、良い商談も出来なくなってしまいます。

本記事では、アポイントが取れる営業メールのコツや例文についてご紹介します。

また、営業メールを送る上での注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

貴社に良い印象を与える営業メールを送ることによって、営業の成績に繋げられるようにしましょう。

アポイントが取れる営業メールの5つのコツ

アポイントが取れる営業メールのコツは5つ挙げられます。

それぞれのコツについて具体的にみていきましょう。

メールの内容が一目でわかるような件名にする

営業メールを送るコツは、内容が一目でわかるような件名にすることです。

営業メールを受け取る企業は、1日に何件も営業メールが届いています。

重要な順にチェックしていくため、開封しなければ内容がわからないようなメールは後回しになってしまうでしょう。

最悪の場合、開封されずに放置される可能性もあります。

単に「ご紹介」、「セミナーについて」といったような件名では、興味を持ってもらえません。

メールを送る際は、「弊社〜〜製品のご紹介」や「〜〜セミナーのご案内」など本文の内容がわかるような件名を記載するようにしましょう。

また、開封率を下げないためにも、件名の文字数は、16-18文字にしましょう。

本文は伝えたいポイントを簡潔に書く

営業メールを送るコツは、本文に伝えたいポイントを簡潔に書くことです。

どんな文章にも当てはまることですが、冗長すぎる内容のメールは相手の読む気をそいでしまい、最後まで読んでもらえない可能性があります。

また、読んでも内容がわかりにくい文章では、相手からの返信率も下がってしまう可能性もあるでしょう。

そのため、ビジネスマナーを守ることはもちろん、ざっくり読んだだけで内容が把握できるような文章にしましょう。

わかりやすい文章を書くポイントは以下の2つが挙げられます。

相手にとってメリットのある情報を書く

営業メールを送るコツは、相手にとってメリットのある情報を書くことです。

相手企業は、メリットを感じなければ、貴重な時間を何かわからない商談には費やしないでしょう。

しかし、売りたい気持ちが先行してしまうと、一方的な商品の売り込みになってしまい、相手企業は返信したいという気持ちが湧きません。

アポイントをとって商談するということは、相手の貴重な時間を使うということです。

営業メールを送る段階で、相手企業にメリットがあることをしっかり伝えるようにしましょう。

また、相手企業にとって役立つ情報を提供することで、相手が興味を持ちビジネスのチャンスに繋げられるでしょう。

問い合わせ先を必ず記載する

営業メールを送るコツは問い合わせ先を記載することです。

相手が、興味を抱いたとしても、連絡先や営業時間が不明であれば、返信できない可能性があります。

営業メールには以下の項目を記載するようにしましょう。

アポイントの日時を提示する

営業メールを送るコツはアポイントの日時を提示することです。

日時を相手任せにしてしまうと、日程調整の連絡の手間が増えてしまうため、商談まで到達する可能性が低くなってしまいます。

具体性のある日時と候補を3つほど提示すると良いでしょう。

複数人参加する打ち合わせの場合は、URLを共有することによってアポイントが取りやすくなります。

また、もし、提案した日時が難しかった時のために、「難しい場合は、○日以降でご都合よろしい日時をご教示頂けると幸いです」のような文言を追加するとより良い文章となるでしょう。

また、営業メールで相手に取ってもらいたいアクションなどを記載するとなお良いでしょう。

セミナーの案内メールであれば、「セミナーの参加申し込み」会員登録案内であれば「会員登録」など相手が自然にアクションを起こせるような文章を心がけましょう。

営業メール先をリスト化しておく

営業メールを送るコツとして、営業メール先をリスト化しておくことが挙げられます。

営業先を探し整理するのには、かなりの時間がかかってしまいます。

営業メールを送る前に準備しておくことで、より効率的にアポイントが取れるようになるでしょう。

どの企業のアドレスに営業メールを送信するのかを明確にし、部署名や宛名とともにリスト化しておきましょう。

営業メールを送るメリット

営業メールを送るコツとしては以下の3つが挙げられます。

それぞれのメリットについて具体的に解説します。

コストがかからない

営業メールを送るメリットとして、コストがかからないことが挙げられます。

メールを利用することで、初期費用をかけずに新規開拓できます。

スタートアップ企業や新規開拓にコストをかけたくない企業であれば、低コストのメールを使用すると良いでしょう。

また、メールを使うだけですぐに営業できるので、社内にいながら営業活動できます。

コストだけでなく、時間も削減できるのが、メール営業のメリットです。

テンプレート形式で一斉送信できる

営業メールのメリットは、テンプレート形式で一斉送信できることです。

営業メールで送る内容をテンプレートとして作成しておくことで、他の顧客にも対応できるでしょう。

また、テンプレートを用意しておけば、一から文章を考える手間も省け、効率よく営業活動できるでしょう。

また、営業メールを送ることによって、テキストが相手企業の手元に残るので、繰り返し読んでもらえる可能性があります。

そのため、口頭で説明するよりも営業内容をより理解してもらえるでしょう。

もし、テンプレート形式で一斉送信する場合は、宛名や企業名を間違えて送らないようにしましょう。

相手の時間を取らない

営業メールのメリットは、相手の時間を取らないことです。

電話営業の場合、相手の作業を中断してしまうため、相手の時間を奪ってしまいます。

タイミングが悪い場合は、全く話を聞いてもらえないこともあるでしょう。

営業メールであれば、相手の都合に合わせて読んでもらえます。

時間があるときにみてもらうため、邪魔になりにくく、興味がある相手には確実に情報を届けられるでしょう。

営業メールを送るデメリット

営業メールを送るデメリットは以下の2つが挙げられます。

それぞれのデメリットについて具体的にみていきましょう。

メールを読んでもらえない可能性がある

営業メールは、一方的に情報を送るため、メールを読んでもらえない可能性があります。

忙しくて開封されていない場合や、自動的に迷惑メールに割り振られている場合もあるかもしれません。

営業メールだと気づいて、あえて開封しない企業もいるでしょう。

営業メールは、必ずしも読んでもらえない上、アポイントが必ず取得できるわけでもないので注意してください。

あらかじめ、通常の営業よりも成約率は低く見積もっておきましょう。

しかし、営業メールのフォローとして電話をかけることで、成約率を上げられるでしょう。

信用を損なう可能性もある

営業メールを送るデメリットとして、信用を損なう可能性があります。

営業メールを読んでもらおうと、たくさん営業メールを送ってしまうと、しつこいと思われる可能性もあるでしょう。

メールの段階で不信感を持たれてしまったら、アポイントを取るのも難しくなってしまいます。

むやみやたらにメールを送るのではなく、適切な回数でメールを送るようにしましょう。

アポイントに繋がりにくい

営業メールを送るデメリットとして、アポイントに繋がりにくいことが挙げられます。

営業メールでは、企業にアポイントの予定を送っても、一方通行になってしまう可能性があります。

忙しい企業であれば、「会う時間がない」という理由でスルーされてしまうこともあるでしょう。

しっかりとアポイントに繋げるため、日時の候補を多めに挙げたり、企業が合わせやすいように配慮したり工夫するようにしましょう。

また、営業メールのテンプレート化によって、間違った送り先や宛名を送信してしまう可能性もあります。

送信ミスが起きてしまうと、印象が悪くなるだけでなく、不信感にも繋がってしまいます。

営業メールを送る際は、二重チェックするなど送信ミスが起こらないように注意しましょう。

各アポイント先の営業メール例文集

営業メールのアポイント先は以下の4つが挙げられます。

それぞれのアポイント先の営業メール例文集についてご紹介します。

新規顧客先

新規顧客先の営業メールの例は以下の通りです。

既存顧客先

既存顧客先の営業メールの例は以下の通りです。

休眠顧客先

パートナー・協働企業先

パートナー・協働企業先の営業メールの例は以下の通りです。

各パターン別の営業メール例文集

営業メールの例文に関して以下のパターンが考えられます。

お問い合わせの返信メール

お問い合わせの返信メール例は以下の通りです。

商談前のご案内メール

商談前のご案内メール例は以下の通りです。

セミナー参加のご案内メール

セミナー参加のご案内メール例は以下の通りです。

商談後のフォローメール

商談後のフォローメール例は以下の通りです。

営業メールを送る際の注意点

営業メールを送る際の注意点として以下が挙げられます。

それぞれの注意点について具体的にみていきましょう。

初めてのメールは特に注意する

営業メールを送る際は、初めてのメールに注意しましょう。

初めてのメールで、当社の第一印象が決まると言っても過言ではありません。

文章があまり得意でない方は、営業メールの例文を参考にしながら相手に失礼のない内容のメールを作成するようにしましょう。

件名のRe:は消さないようにする

営業メールを送る際は、件名のRe:を消さないようにしましょう。

件名にRe:が付いていることで、そのメールが返信されたものだと一目で判断できます。

そのことによって、相手企業が新規メールだと勘違いしてしまうことを防げます。

日時決めや内容の確認などで「Re:Re:Re:」が続いた場合は、適宜消去するようにしましょう。

基本的に1つ「Re:」が付いていれば十分です。

送信時間に配慮する

営業メールを送る際は、送信時間に配慮しましょう。

メールは、24時間どのタイミングであっても送付することは可能ですが、企業宛の営業メールは、相手の営業時間内に送るのが最適です。

営業時間外の送信でも送ってはいけないわけではありません。

しかし、コロナ禍によるテレワークの増加によって、スマートフォンで仕事のメールを確認している方も少なくないでしょう。

深夜に営業メールがくると迷惑になる可能性もあるので注意しましょう。

また、営業メールが確認されやすい時間帯は以下の通りです。

上記の時間を狙って送信してみてください。

添付資料を忘れていないかチェックする

営業メールを送る際は、添付資料を忘れていないかチェックしましょう。

添付しなければいけない資料の添付を忘れてしまったり、容量が大きすぎてうまく受信できなかったりする可能性があります。

送信する前に添付ファイルがちゃんと表示されているかチェックし、メールを送信しましょう。

また、相手企業が添付ファイルを見落とさないように、メールの本文に添付ファイルがある旨を記載するようにしましょう。

一言添えるだけで、見落としのリスクを防げます。

間違えやすい表現に注意する

営業メールを送る際は、間違えやすい表現に注意しましょう。

営業メールには、使用できない言葉や、間違えやすい表現などが存在します。

例えば、「了解しました」「お世話様です」のような表現は、ビジネス用語として適切ではありません。

また、よく間違えられがちですが、話し言葉で使われる「御社」は、メールの書き言葉では「貴社」と表現します。

ビジネス用語はもちろん、相手を惹きつけるような件名や文面の流れ、アポイントに繋げるためにも、セールスライティングについて勉強することをおすすめします。

返信メールには早急に対応する

営業メールを送信した後の返信メールは早急に対応するようにしましょう。

相手企業から興味を持ってもらったにもかかわらず、長時間返信しないとそのまま忘れられてしまう可能性もあります。

その後のビジネスの進展も難しくなり、顧客となりうる企業を逃してしまいます。

早急に返信することは、相手企業にとって安心感や信頼に繋がります。

営業メールを送信した企業から返信がきた場合は、早急に対応するようにしましょう。

継続して良い関係を築き上げるためにも、興味を持ってもらっている間に返信することが重要です。

まとめ

今回は、アポイントが取れる営業メールのコツ、メリット・デメリット、各アポイント先・各パターンの例文についてご紹介しました。

営業メールは、新規顧客先や既存顧客先によって文面は変わってきます。

また、営業メールの些細な文言や送信頻度によっては、マイナスな印象を与えてしまう可能性もあるでしょう。

今回ご紹介したコツや例文を参考に、相手に良い印象を与えるメールを送るように　心がけましょう。