職務経歴書に退職理由は書くべきなのか？例文と好印象を与える書き方

はじめに

履歴書とは異なり職務経歴書には、これまで培った経歴やスキルを応募先企業でどのように発揮できるかをアピールする目的があります。

職務経歴書を作成するにあたって、基本的に退職理由は書く必要はありません。

ただし、書いたほうがよい場合もあります。

退職理由がネガティブな場合、どのように書けば好印象を与えられるのでしょうか。

この記事では、例文を交えながらポイントを解説します。

魅力的な職務経歴書の作成にお役立てください。

原則は職務経歴書に退職理由を書かなくて良い

職務経歴書は、応募先企業にとって自分が即戦力となり得ることをアピールする書類です。

そのため、ネガティブな要素は含まないほうが採用担当者に好印象を与えます。

原則、退職理由を書く必要はないとされている理由です。

しかし場合によっては、職歴をリストアップしただけの職務経歴書では、退職理由を知らない採用担当者からネガティブなイメージを抱かれる場合があります。

事情を少し述べるだけで、ネガティブなイメージが好印象に変わり、採用を左右するケースは珍しくありません。

退職理由を書いたほうが望ましいとされるケースはどのような場合なのか、次項目以降の情報を考慮してみましょう。

自分の状況と照らし合わせて参考にしてください。

職務経歴書に退職理由を書く必要がない理由

業界・業種を問わず、原則職務経歴書には退職理由を記載するよう求められていません。

ただし、採用担当者から疑問を抱かれる可能性がある場合やメリットが高いと思える場合はあらかじめ書いておいたほうが良いケースがあります。

どのような基準で判断できるのか、書類作成前に把握しておきましょう。

それでは、職務経歴書に退職理由を書く必要がない理由について、順番に見ていきます。

書かない人が多いから

職務経歴書は、これまでの経験やスキルを採用担当者に伝え、即戦力としての可能性をアピールするための書類です。

そのため退職理由は必須項目ではなく、実際に多くの応募者が記載していません。

転職市場では、職務経歴書よりも面接で退職理由を確認するケースが一般的で、書かなくても不自然にはならないのです。

むしろ退職理由を不用意に書くことで、ネガティブな印象を与えるリスクがあります。

採用担当者の目に触れる段階ではスキルや実績に集中してもらう方が有利です。

職務経歴書では退職理由を省略し、自己PRや実績の記載に重点を置くのが効果的と言えます。

退職理由は書類ではなく、あくまで面接で口頭で説明するものと捉えておきましょう。

面接で聞かれることが多いから

退職理由は採用担当者にとって気になる情報ではありますが、真意を知るのは書類ではなく面接の場で行うのが一般的でしょう。

なぜなら、書類だけでは背景や事情を正確に伝えることが難しく、応募者の言葉や態度を通じて判断したいと考えるからです。

多くの企業では職務経歴書に退職理由を求めておらず、実際に書いていない応募者の方が多数派でしょう。

無理に書き込むと、表現の仕方次第で誤解を与えたり、ネガティブな印象につながったりするリスクもあります。

職務経歴書ではスキルや実績のアピールに集中し、退職理由は「面接で問われるもの」と割り切って準備するのが賢明です。

面接で直接説明できるように、自分の言葉でポジティブに伝えられるよう練習しておくと安心でしょう。

退職理由はネガティブになりがちだから

退職理由はどうしても「人間関係が合わなかった」「給与に不満があった」など、ネガティブな表現になりやすい傾向があります。

そのまま職務経歴書に記載すると、採用担当者にマイナスの印象を与え、実績やスキルといった本来評価されるべき部分までぼやけてしまうリスクがあるでしょう。

職務経歴書は自分の強みや経験を伝えるための書類であり、過去の不満や問題点を説明する場ではありません。

ネガティブな退職理由を無理に書くよりも、面接の場で前向きに言い換えながら説明する方が効果的です。

例えば「残業が多かった」という理由も「より効率的な環境で専門性を高めたい」と表現すれば、成長意欲として伝えることができます。

そのため退職理由は書類には盛り込まず、面接でポジティブに伝える準備を整えておきましょう。

退職理由を上手に伝えるのが難しいから

退職理由は人それぞれですが、書類上で上手く表現するのは簡単ではありません。

「上司と合わなかった」と書けば人間関係に問題があると思われ、「仕事が合わなかった」と書けば忍耐力が不足していると判断されてしまうこともあるでしょう。

退職理由は、書き方一つで評価が大きく変わる難しい要素です。

職務経歴書では退職理由を省略し、強みや実績のアピールに集中するのが得策と言えます。

自分の言葉で前向きに伝える準備をして、採用担当者に誠実さや成長意欲をアピールしなければなりません。

誤解を招く可能性があるから

退職理由は、書き方次第で採用担当者に誤解を与えてしまうことがあります。

例えば「体調不良で退職」と書けば「現在も働けないのではないか」と懸念され、「スキルアップのため」と書けば「短期間でまた辞めるのでは」と受け取られる可能性があります。

退職理由を書くことで、意図せずネガティブな印象を持たれることがあるので、職務経歴書に退職理由を記載するのは慎重に考えなければなりません。

職務経歴書は、自分の経歴やスキルを前向きに伝えるための書類です。

誤解を避けるためにも、職務経歴書では強みや成果に重点を置き、退職理由は面接の場で丁寧に補足しましょう。

直接説明することで、誤解を解きつつ前向きな姿勢をアピールすることが可能です。

スキル・経験を評価してもらえるから

本来職務経歴書は、培ってきたスキルや経験をアピールするものです。

採用担当者が注目するのは「どのような業務を担当し、どんな成果を出してきたのか」という点であり、退職に至った背景ではありません。

スキルや実績がしっかり書かれていれば、退職理由が省略されていてもマイナス評価にはつながらないでしょう。

退職理由を記載するとネガティブな印象を持たれることも多く、省略した方がプラスに働く場合もあります。

職務経歴書では退職理由を無理に書かず、応募先企業でどう活躍できるかを具体的に示すことが効果的です。

退職理由を伝えるタイミングではないため

職務経歴書は、退職理由を伝えるタイミングとしては適切ではありません。

採用担当者も、職務経歴書では業務内容や成果を重視しており、退職理由は面接の場で直接確認するのが一般的です。

面接であれば、質問の意図を汲み取りながら自分の言葉で説明できるため、誤解を避けながら前向きに伝えられるでしょう。

書類の段階で退職理由を記載してしまうと、限られた文字数の中で誤解を与えてしまうことがあります。

退職理由は面接で伝えるものと割り切り、場面ごとの役割を意識しましょう。

職務経歴書に退職理由を書くケース

大抵の場合、退職理由を書く際は、一般的に使用されている定型文を利用すればよいといわれています。

しかし、職務経歴書はできるだけオリジナル要素を入れてまとめた方が、採用担当者からの印象が良くなることは事実です。

とくに、転職回数が多い・在籍期間が短い・離職期間が長い・キャリアに一貫性がない等の場合は、採用担当者が疑問を抱く可能性を考慮してあらかじめ書いていたほうが良いでしょう。

また、退職理由がアピール材料になることもあります。

ポジティブな退職理由の場合も記載することをおすすめします。

職務経歴書に退職理由を書くケースについて、8つの具体的なシーンをチェックしてみましょう。

応募先が退職理由を必要とする場合

先述の通り、職務経歴書に退職理由を書く必要はありませんが、応募先企業から明確に記載を求められている場合は対応しましょう。

募集要項や応募フォーマットに「退職理由の記載必須」とある場合、無視すると不誠実な印象を与え、書類選考で不利になる可能性があります。

また企業によっては採用判断の参考として退職理由を重視しているケースもあるでしょう。

この場合は、ネガティブな内容をそのまま書くのではなく、前向きに変換して伝える工夫が大切です。

「残業が多かった」とだけ書くのではなく、「より効率的な環境で専門性を高めたいと考えた」などと表現すれば、成長意欲として受け止めてもらえるでしょう。

応募先から指示がある場合は、誠実に対応しつつ、ポジティブな姿勢を示せるよう工夫して書くことが大切です。

会社都合の退職の場合

会社の都合で退職を余儀なくされた場合は、職務経歴書にその旨を明記しておくと安心です。

倒産や事業縮小、リストラ、給与未払いなど、自分の力では避けられない要因での退職は、応募者に責任があるわけではありません。

そのため正直に「会社都合により退職」と書くことで、不必要な誤解を防げます。

特に在職期間が短い場合や、複数回の転職歴がある場合には、理由を明確にしておくことで「すぐ辞めてしまう人」というネガティブな印象を持たれにくくなります。

ただし、書き方には注意が必要です。

会社の批判や不満を長々と記載するのは逆効果となるため、事実を簡潔に述べるようにしましょう。

転職回数が多い場合

中途採用市場で勝つためには、応募者の職歴からスキルとなる武器をアピールする必要があります。

しかし、人によっては転職回数が多く、アピールしにくい場合もあるでしょう。

転職歴が多い＝飽き性、忍耐力がないなどのイメージを持たれやすいことは事実です。

実際に、転職回数が一般よりも多い場合、何か不満な状況が生じるとすぐに辞めてしまうのではないかとの懸念を抱かれてしまいかねません。

職務経歴書に書かなくても、面接で尋ねられることを予想し、退職理由を言語化して対策を取りましょう。

そのためには、ライフスタイルに合わせた具体的な理由を書くことをおすすめします。

例えば、結婚・出産・配偶者の転勤・親の介護・家族の看病などです。

退職理由を書く場合は、これまでの転職経験から得られた経験・知識・スキルが自分のキャリアアップにどのようにつながってきたかをまとめましょう。

応募先企業に貢献できる自分の強みに焦点を合わせます。

在籍期間が短い場合

経験豊富な採用担当者は、職歴からすぐに在職期間を計算可能です。

在職期間が短い場合も懸念材料となります。

自分の都合を優先する人物ではないか、周りの人とうまくやっていけないのではないかなどです。

企業側の不安や心配を取り除くために、短期間に終わってしまった理由を記載しておきましょう。

自分の落ち度が退職理由の場合は、簡潔に正直な理由を記載した上で、今後反省点や改善点をどのように生かしていこうと考えているかが分かるように記載します。

ネガティブな理由をポジティブな表現に変換するためには、自己分析や企業調査が大切なポイントです。

前職での失敗が応募先企業で役立つことも考えられます。

自分自身が前向きな気持ちで退職理由を考えるようにしましょう。

離職期間が長い場合

退職後、今回の転職まで離職期間が長い場合も注意が必要です。

空白期間中に何か重大な出来事が起きていたのではないか、自社の業務ペースに付いていけるのかなど、さまざまな考えが採用担当者の頭をよぎる可能性があります。

留学や資格取得など、離職期間の長さを決める理由は人それぞれです。

家族の看病や介護などによる事情や自身の体調不良などが理由の場合もあります。

過労状態のためリフレッシュ休養する人も珍しくありません。

可能であれば、具体的な退職理由を記載したほうが採用担当者は事情が分かり安心します。

体調不良やリフレッシュ休養の場合は、現在心身の体調がどのように以前と変化したかを簡潔に含めておきましょう。

転職活動がうまくいかずに不本意ながら離職期間が長くなった場合は、転職活動していた事実と学びや成長度合いに関する情報を記載できます。

キャリアに一貫性がない場合

転職を繰り返している人で、職歴の業種や職種に一貫性がない場合も、退職理由を書いておいた方が良いです。

キャリアに一貫性がない場合、自分のキャリアビジョンが明確になっていないのではないかとの懸念を抱かれるためです。

また、同じ職種でも業界が異なる場合、なぜ業界をチェンジしたのかを書いておいた方が良いです。

例えば、営業職でIT業界から人材業界に転職をした場合、なぜIT業界では自分のやりたいことを成し遂げられなかったのかをまとめます。

異業界でも共通して活かせるスキルを、業界を変えることでどう成長させたかったのかを書くと良いでしょう。

なお、あえて異業界・異業種へ転職した経験がある場合、転職を決意したきっかけをエピソードとともにまとめてみましょう。

キャリアチェンジした経験により、自分がどれだけ成長できたかはアピール材料になります。

明確なキャリアビジョンを持っており、積極的に行動できる人は、高評価のポイントです。

特殊な事情で辞めた場合

家庭の事情や不可抗力によって退職を余儀なくされた場合は、職務経歴書に簡潔に理由を添えた方が良いでしょう。

例えば、配偶者の転勤や家族の介護、出産・育児などが該当します。

家庭の事情といった理由は個人の努力では解決できないため、記載することで採用担当者も納得しやすくなります。

在職期間が短い場合や離職期間が長い場合には「なぜ辞めたのか」という疑問を持たれることが多く、特殊な事情が背景にあることを明記すると安心材料になります。

特殊な事情の場合は、細かく説明する必要はなく、簡潔にまとめるのがポイントです。

退職理由がアピールにつながる場合

日々業務経験を積み重ねていくうちに、特定分野でのスキルや知識が増えていくのではないでしょうか。

さらなるスキルアップを目指すべく、検定や資格取得に取り組んでいる人は多くいます。

ある人たちにとって資格取得は、自分のキャリアビジョンを達成できるような企業への転職を考え始めるきっかけです。

もし、自分のキャリアアップや異業界への挑戦など、意欲的なモチベーションが退職理由ならば、積極的に記載してアピール材料にしましょう。

採用担当者は、ポテンシャルの高さを加味して採用を前向きに検討してくれる可能性があります。

【退職理由】職務経歴書に退職理由を書く際のポイント

職務経歴書は、基本的にフォーマットや表現方法は自由です。

大切なことは、相手が読みやすいかどうかです。

長々と退職理由を説明した冗長な文章では何が伝えたいのかわからなくなってしまいますし、短すぎると具体性に欠けて信頼度も低くなります。

なお、転職回数が少ない場合は職歴の欄に記載できますが、転職回数が多い場合は新たな項目を追加して作成したほうが読みやすくなります。

また、自己PRや志望動機の欄で退職理由を記載したい場合は、退職経験を基に応募先企業ではどのように活躍できるかに関する意欲的な姿勢を織り込むと効果的です。

いずれにしても、退職理由を記載する際は、採用担当者が抱くかもしれないマイナスイメージを取り除くことを意識しましょう。

読み手がイメージしやすい、分かりやすい言葉で表現することを心がけましょう。

結論から簡潔に書く

職務経歴書に退職理由を記載する場合は、まず結論を簡潔に伝えることが大切です。

採用担当者は限られた時間で多くの書類を確認するため、長い説明や回りくどい表現は読みにくく、要点が伝わらない可能性があります。

「家庭の事情により退職」「契約期間満了のため退職」といった形で、理由を端的に示しましょう。

詳細や背景については、面接で口頭で補足すれば十分で、書類段階で冗長に書く必要はありません。

結論を明確に伝えることで、採用担当者に誠実さや整理された思考力を印象づけられるでしょう。

簡潔に書くことで、退職理由よりも職務経験やスキルといった本来アピールすべき点に注目してもらいやすくなるメリットもあります。

読み手の立場を意識して、端的で分かりやすい表現を心がけましょう。

ポジティブな言葉に置き換える

退職理由をそのまま書くとネガティブに響いてしまうケースが多いため、できるだけポジティブな表現に置き換えることが重要です。

例えば「残業が多すぎて退職した」と書くと、体力や忍耐力に欠ける印象を与えかねません。

しかし「より効率的な環境で専門性を発揮したいと考え退職」と言い換えれば、前向きな姿勢として伝わります。

「人間関係が合わなかった」という理由も、「チームワークを重視できる環境で力を発揮したい」と表現すれば、自分の強みを生かした転職動機として評価されやすくなるでしょう。

採用担当者は、過去よりも将来どう貢献できるかを知りたいと考えています。

ネガティブな事実があっても、建設的な言葉で置き換えることで成長意欲や前向きさを伝えられるのです。

志望動機と一貫性を持たせる

退職理由を記載する際は、志望動機との一貫性を意識することが大切です。

退職理由と志望動機が全く異なる方向を向いていると、「本当にこの企業で働きたいのか」「またすぐ辞めてしまうのではないか」と疑念を抱かれてしまいます。

例えば「専門性を高めるために前職を退職した」と書いたなら、志望動機でも「貴社の環境で専門知識をさらに発展させたい」とつなげると説得力が増すでしょう。

逆に退職理由が「ワークライフバランスの改善」なのに、志望動機では「キャリアアップを目指したい」と書けば整合性に欠けてしまうかもしれません。

退職理由は単独で語るのではなく、志望動機と一貫性を持たせることで、応募者の誠実さや本気度が伝わります。

面接で話すことを意識して書く

職務経歴書に退職理由を記載する際は、面接で同じ内容を口頭で説明することを前提にまとめましょう。

書類と面接で異なる表現をしてしまうと、矛盾しているように見えて信頼性を損なう恐れがあるからです。

そのため職務経歴書には事実を簡潔に書き、詳細な背景や具体的なエピソードは面接時に補足するというスタンスが望ましいでしょう。

あらかじめ自分の言葉で説明できるよう練習しておけば、採用担当者に一貫性と誠実さが伝わり、安心感を与えることが可能です。

書く内容と話す内容をリンクさせることが、好印象を残すためのポイントとなるでしょう。

【職務経歴書の退職理由】好印象を与える退職理由の書き方

職務経歴書の書き方によって、採用担当者に好印象を与えるかどうかが変わります。

書類選考の段階で好印象を与えられなければ、面接の段階まで進めず、採用が見送られる可能性があるため注意しましょう。

好印象を与えるために覚えておきたい、書き方のポイント2点を解説します。

将来につながる内容を書く

退職は会社にとってあまりポジティブなものではありませんが、「卒業」だととらえて未来につながるような内容にしましょう。

どういう理由があって退職をしたのか、転職をすることでその理由が解決できるのかなどを具体的にまとめると良いでしょう。

例えば以下のような書き方は未来につながる内容なので、将来性がある人材であることの証明になるでしょう。

退職理由は嘘をつかない

退職理由により与える印象が変わることを考慮し、可能な限り自分を良く見せたいとの気持ちに駆られることはないでしょうか。

早く転職先を決めたいときには、特にそう思うのも無理はないと考える場合があります。

しかし、長期的な視野で見ると、嘘をつくのはどのような場合でもしてはいけません。

例えば、自分の落ち度ゆえに解雇されてしまったにもかかわらず「一身上の都合」と自己都合を退職理由にするのは嘘になります。

また、自己都合で辞めた退職理由を「会社都合により退職」と記すのも嘘です。

まれに最初うまくいく場合でも、いずれ嘘はばれます。

場合によっては、経歴詐称となり罪に問われかねません。

表現方法を工夫して正直に書くようにしましょう。

ネガティブな内容を書かない

嘘をつくよりも正直に書くほうが勝っています。

しかし、ネガティブな内容については表現の仕方を工夫しなければなりません。

愚痴や不満が多い人とみなされ、マイナスイメージを与えるためです。

ネガティブな理由はできるだけポジティブに見えるように言い換えることが大切です。

「スキルアップが難しい」「仕事内容がきつくて業務量が多過ぎる」「残業が多い」などの不満があるとした場合、不満の理由のみを記載するのではなく転職を決意した動機を表現してみましょう。

例えば、「仕事内容がきつくて業務量が多過ぎる」は「特定分野でのスキルを伸ばしたい」や「他の分野にチャレンジしてみたい」などと表現できます。

【職務経歴書の退職理由】タイプ別！退職理由の例文

職務経歴書に記載する退職理由は、簡潔で要点をついたものにします。

採用担当者は、これまで数多くの応募者を面接しているケースが多いため、気になる点に関しては面接時に尋ねると考えられるためです。

代表的な退職理由の例文を紹介します。

例文を参考に、自分なりにアレンジしてみてください。

自己都合の場合

退職理由が自ら願い出る場合は、「自己都合退職」という分類になります。

これは理由がポジティブかネガティブかは関係ありません。

一般的な定型文は「一身上の都合により退職」という表現でOKです。

頻繁に使われている表現ですが、転職回数が少なければとくに問題ないでしょう。

また、退職理由が明確な場合は次のように記載すると良いでしょう。

期間満了の場合

近年、働き方にはいくつもの種類があり、期間を限定して労働契約を結ぶケースは多数あります。

それが、派遣社員・契約社員・期間社員・臨時社員などと呼ばれるカテゴリーです。

この場合は、所属していた会社名と退職年月日を記した横に「契約期間満了につき退職」と記載できます。

なお、契約期間が定められた働き方の場合、転職回数が多くてもあまり問題ではありません。

面接時に「なぜ正社員ではなく派遣社員や契約社員を選んだのか」を聞かれる場合がありますが、理想の働き方を理由に説明すれば納得してもらえるでしょう。

ただし、契約期間を定めた労働契約社員にもかかわらず期間満了より前に退職した場合は、自己都合による退職になります。

この場合は先ほどあげた自己都合退職の書き方にならってまとめましょう。

ささいな点ですが、ミスのないようご注意ください。

会社都合の場合

残念なことに、会社の都合により退職せざるを得ないケースもあります。

会社の倒産・経営不振・リストラ・給与未払い等のケースです。

その場合は、職歴の退職年月日の横に「会社都合により退職」と記載します。

また、業績悪化に伴い人員を整理するにあたって、リストラ対象者を希望退職者の中から選ぶ場合があります。

その場合でも、退職のきっかけは会社側からの申し出のため、会社都合が退職理由です。

また、職場で上司や同僚からいじめ・パワハラ・セクハラ・その他の嫌がらせにより退職に追い込まれた場合は、自らの意思で退職したとしても会社都合による退職になります。

詳しくは、厚生労働省による資料を基に、自分の状況が会社都合に当てはまるかどうかを確認してみましょう。

個人事業主やフリーランスの場合

個人事業主やフリーランスとして活動していたものの、再び企業に所属して働くことを選ぶケースもあるでしょう。

この場合は「自己都合退職」に分類されます。

独立やフリーランスを経験したからこそ得られたスキルや知識をどのように企業で活かせるかを示すと、退職理由が強いアピールにつながるでしょう。

つまり一般的な定型文として、以下のような「一身上の都合により退職」で問題ありません。

フリーランス経験は、自主性・課題解決力・幅広い業務スキルなどを培ってきた証です。

単なる「辞めた理由」にとどめず、これまでの挑戦や学びを次のキャリアにつなげる意欲を前向きに伝えるようにしましょう。

仕事量の多さから退職を決めた場合

退職理由が業務量の多さによる場合も「自己都合退職」となります。

ただし、そのまま「仕事が大変で辞めた」と書くとネガティブな印象を与えかねません。

そのため、表現を工夫して「より効率的に成果を上げたい」「自分の強みを活かせる環境を求めたい」など、前向きな理由に置き換えることが大切です。

仕事量が多い環境を経験したことで、時間管理力や忍耐力、優先順位をつけて業務を進めるスキルが磨かれたとアピールできます。

その上で「今後は適切な環境で自分のスキルをより活かしたい」と結びつけると、説得力が増します。

このように、単なる不満ではなく「キャリアの前進」「働き方の改善」に結びつけて表現することで、採用担当者に好印象を与えることができます。

人間関係の悪さによる退職する場合

職場の人間関係に悩んで退職を決めるケースも少なくありません。

しかし「人間関係が悪かった」とそのまま書くと、ネガティブな印象を強く与え、採用担当者から「協調性がないのでは？」と誤解される可能性があります。

そのため、表現を工夫して「より良いチームワークを求めている」「協力し合える環境で力を発揮したい」など、前向きな動機に変換することが大切です。

これまでの経験で得られたこと（多様な価値観に触れた、忍耐力を養えたなど）を簡潔に示したうえで、今後はチームワークや信頼関係を重視して働きたいという姿勢を伝えると効果的です。

このように、人間関係の悪さを直接的に伝えるのではなく「今後どう成長したいか」に焦点を当てることで、好印象を持って受け止めてもらえます。

体調不良で退職を決めた場合

健康上の理由で退職を選択するケースもあります。

この場合も「自己都合退職」として扱われます。

ただし、そのまま「体調不良」と記載すると、応募先企業に「再発のリスクはないか」「長期勤務が難しいのでは」といった不安を与える可能性があります。

そのため、現在の状況が改善していることや、今後問題なく働ける旨を簡潔に記載することが大切です。

退職を余儀なくされた背景を正直に伝えつつも、「現在は回復している」「医師から勤務可能との診断を受けている」など、前向きに働ける状態であることを明示すると安心感を与えられます。

体調不良はネガティブに映りやすいですが、「回復済み」「今後のキャリアに前向き」という姿勢を添えることで、むしろ誠実さや計画性をアピールできます。

スキルアップを目指すために退職を決めた場合

自分のキャリアをさらに成長させたいと考えて退職する場合も、「自己都合退職」に分類されます。

スキルアップを目的とした退職は、前向きで意欲的な理由のため、採用担当者から好印象を持たれやすいのが特徴です。

ただし、「前職では学べることがなかった」という表現は不満や否定的な印象につながるため注意が必要です。

表現の工夫としては、「さらなる成長のために専門性を高めたい」「キャリアビジョンを実現するために環境を変えた」といった前向きな動機にまとめましょう。

具体的に取得した資格や習得したスキルを添えると説得力が増します。

スキルアップを理由にすれば、前向きな姿勢や成長意欲をアピールできるため、応募先企業に「長期的に活躍してくれる人材」という安心感を与えられます。

人員整理・倒産等で退職をする場合

会社の業績悪化や経営方針の変更による人員整理、あるいは倒産などの理由で退職した場合は「会社都合退職」に分類されます。

自分の意思ではなく会社の状況によるものなので、ネガティブな印象を持たれることは少なく、むしろ「やむを得ない事情」と理解されやすい退職理由です。

ただし、単に「リストラに遭った」「倒産した」と書くだけではなく、その経験で学んだことや培ったスキルを強調することが重要です。

例えば「変化の大きい環境でも柔軟に対応できた」「厳しい状況下でも成果を出す努力を続けた」など、前向きな姿勢を添えると好印象につながります。

会社都合の退職は、応募者に非がないケースがほとんどです。

そのため「退職理由＝マイナス要因」とは捉えられにくく、安心して正直に記載できます。

そのうえで「今後は安定した環境で経験を活かしたい」と加えると、より前向きな印象を与えられるでしょう。

結婚・出産・介護など家庭の事情により退職をする場合

家庭の事情によって退職するケースは珍しくなく、多くは「自己都合退職」として扱われます。

結婚や出産、育児、配偶者の転勤、親の介護などは、個人のライフステージに応じて当然起こり得るものであり、採用担当者からも理解されやすい理由です。

ただし、そのまま「家庭の事情」と書くだけでは抽象的で伝わりにくいため、可能な範囲で具体的に書くと安心感を与えられます。

また、家庭の事情による退職は一見マイナス要素に思えるかもしれませんが、ライフステージを乗り越えたうえで「今後は腰を据えて働きたい」「キャリアを再構築したい」といった前向きな姿勢を添えることで、むしろ安定志向や長期勤務の意欲を示すアピールにもつながります。

家庭の事情は多くの人が経験するため、誠実かつ簡潔にまとめれば不利にはなりません。

むしろ「再びキャリアを築きたい」という意欲を前面に出すことで、プラスの評価を得られる可能性があります。

採用担当者は何を判断しているのか

転職する際は、まず書類選考に通過しなければなりません。

採用担当者は、履歴書・職務経歴書の書類を見る上で何を判断しているのでしょうか。

採用担当者が書類を見る際、判断基準としている視点や注目している要素を把握しておけば、書類選考に通過しやすくなります。

退職理由を記載する基準として念頭に置きましょう。

大抵の企業で共通している判断ポイントは、主に次の通りです。

志望動機の整合性が合っているか

採用担当者は、履歴書・職務経歴書を比較し、志望動機と退職理由が一貫しているかどうかを確かめます。

もし、志望動機と退職理由にずれが生じている場合、どちらかが嘘と判断されかねません。

例えば、退職理由が自己都合で、具体的にワークライフバランスが充実せず不満が募った点を記載しているとします。

一方志望動機には、キャリアアップを図りたいため応募した旨記載するのは整合性が合っているでしょうか。

キャリアアップを図るためには、多少生活を犠牲にしてでも努力を惜しまない姿勢が必要です。

しかし、ワークライフバランスを求めている人にはそのような努力は苦になることが予想されます。

表現の仕方や言葉の意味を正確に理解した上で、書類を作成しましょう。

入社後のミスマッチのリスクはないか

採用担当者が退職理由を確認する大きな目的のひとつに、入社後にミスマッチが起こらないかどうかを見極めることがあります。

企業にとって中途採用は即戦力を期待しての採用が多いため、早期退職につながるようなリスクは避けたいと考えるのが当然です。

応募者の退職理由が「仕事内容が合わなかった」「社風に馴染めなかった」といった内容だと、同じ理由で再び辞めてしまうのではないかという不安を与えてしまうでしょう。

一方で「より専門性を高めたい」「新しい環境でスキルを活かしたい」など、前向きなキャリア志向が伝わる理由であれば、入社後も長期的に活躍してくれる人材だと評価されやすくなります。

退職理由を記載する際は、自分が今後どのような働き方を望んでいるのかを明確にし、志望動機やキャリアビジョンと一貫性を持たせることが重要です。

企業の風土・文化に馴染めるか

採用担当者が退職理由を確認する際には、「応募者が自社の風土や文化に馴染めるかどうか」も重要な判断材料です。

どれだけスキルや経験が豊富であっても、企業の価値観やチームの雰囲気に合わなければ、早期退職やモチベーション低下につながることがあるかもしれません。

前職の退職理由が「トップダウンの組織文化が合わなかった」という場合、応募先企業が同じように上層部の指示を重視する風土であれば、同様の不満を抱く可能性があります。

「より裁量を持って行動できる環境を求めて退職した」という表現なら、自立心や挑戦意欲を評価してもらえるケースもあるでしょう。

採用担当者は退職理由を通して、応募者が「自社で活躍し続けられる人物か」「既存社員と良好な人間関係を築けるか」を見極めています。

退職理由を伝える際には、単なる不満ではなく「どのような環境で力を発揮できるのか」を前向きに説明することが大切です。

短期間の離職をしない人材か

企業側は中途採用するにあたって、自社で長期的に活躍してくれる人材を探すことが一般的です。

たとえ高いスキルを持っており、即戦力となる貴重な人材でも、短期間で辞められると企業にとっては損失となります。

退職理由が自己都合の場合に、採用担当者が具体的な理由に注目するのは、短期間で離職する可能性の有無を判断するためです。

採用担当者がイメージしやすいような退職理由を記載しておくことにより、不安や心配の材料をできる限り取り除くことが採用の可否につながります。

不平や不満などネガティブな要素が退職理由に見受けられる場合、同じ理由で早期退職するのではないかと疑われる危険があることを覚えておきましょう。

仕事への意欲があるのか

どの業界・業種でも、意欲的に仕事に取り組む姿勢は高く評価されます。

意欲的な態度は、周りにも良い影響を与え、ひいては会社全体の業績拡大や利益向上につながるためです。

中途採用を検討している企業では、経験とスキルだけではなく、意欲的で前向きな姿勢を採用の判断ポイントにしているケースは少なくありません。

仕事への意欲があるかどうかは、退職理由からも推察可能です。

例えば、人間関係や給与面などに不満を抱いて退職した場合、単刀直入に伝えてしまうとしたらネガティブな考え方の持ち主と判断されてしまいます。

ポジティブな表現に言い換え、良くない状況が生じても前向きに取り組んでいきたい姿勢をアピールしましょう。

責任感はどれくらい持っているのか

企業規模や事業内容の程度にかかわらず、責任感を持って業務を遂行する人は信頼されるのではないでしょうか。

大抵の企業では、売上目標を設定したり、行うべき業務内容を期間ごとに定めたりしています。

信頼できると判断された人には、さらに多くの責任ある業務を任される流れです。

責任ある業務につくほどに、給与が上がることも珍しくありません。

責任感は、自分と企業の双方にとって大きな利益をもたらす重要な要素です。

そのために、採用担当者は、応募者が責任感を持って業務を遂行できる人材かを見極めたいと思っています。

退職理由に、第三者のせいにしている姿勢がにじみ出ないように注意しましょう。

退職理由以外に職務経歴書に書くべき内容

応募先企業が指定しているのではない限り、職務経歴書は自分が好きなフォーマットで作成可能です。

ただ、自由な形式の中にも、一般的に通用しているフォーマットがあります。

数多くの場面で使用されている職務経歴書には、どのような内容が記載されているのでしょうか。

基本となる項目を解説します。

あくまでも目安のため、状況に合わせてアレンジしてください。

タイトル・氏名・日付

最上部には、タイトルの「職務経歴書」を太字の中央寄せで記します。

その下に右寄せで、職務経歴書作成日と氏名を書くのが標準形式です。

氏名は、戸籍登録文字を使用します。

旧字を使用する場合は注意しましょう。

作成日は、郵送・メール・持参のいずれにしても応募先企業に提出する日付にします。

面接時に持参する場合もあり、その際は面接日を記入するのが原則です。

最新データを提出していることを伝えるため、日付には十分注意を払いましょう。

和暦と西暦のどちらを使用しても構わないものの、最近は西暦を使用するケースが多くなっています。

パソコン・手書きのどちらでも構いません。

現在働いている企業

職務職経歴書には、直近で勤務している企業の情報を必ず記載しましょう。

具体的には、会社名・在籍期間・所属部署・役職・業務内容などを整理して書くのが基本です。

会社名は正式名称を使用し、省略表記は避けるのが望ましいでしょう。

在籍期間については「20XX年4月〜現在」といった形式で明確に記載し、現在も勤務していることを示します。

所属部署や役職は、応募先企業があなたの業務範囲や責任の大きさを把握するために重要な要素です。

また業務内容は単なる日常業務の羅列ではなく、具体的な実績や担当したプロジェクトを簡潔にまとめると良いでしょう。

売上貢献度や改善事例などを数字で表現できれば、より説得力が増します。

なお在職中に転職活動を行う場合は「現職」と記載して問題ありません。

応募企業に対し、自分のキャリアの最新情報を正確に伝えることを意識し、読み手が理解しやすい書き方を心がけましょう。

活かせるスキル

職務経歴書には、活かせる知識やスキルを分かりやすく書いておくと、採用担当者は自社でどの部署に配属可能かを把握しやすくなります。

スキルには、テクニカルスキルとヒューマンスキルなどがあり、企業ごとに求めるスキルが異なることが一般的です。

そのため、自分が持っているスキルを隙間なく書くよりも、企業側が求める人物像に見合ったスキルを洗い出して書くほうが望ましいとされています。

何かの資格を取得している場合は、正式な資格名と資格取得年月日の記載が必要です。

スキルや資格は、リストアップするなど分かりやすい書き方を工夫しましょう。

資格

職務経歴書には、これまでに取得した資格を整理して記載するようにしましょう。

資格は、自身の専門性や知識の裏付けとなる重要な要素であり、応募先企業が採用判断をする際の参考材料です。

記載する際は、資格名を正式名称で記載し、あわせて取得年月日も明記するのが基本となります。

応募する職種に直結する国家資格や専門資格はもちろん、実務で役立つ民間資格やスキル系の認定資格も有効です。

例えば語学資格やIT関連資格は幅広い業界で評価されやすいため、積極的に記載すると良いでしょう。

ただし、古い資格や応募職種と関連性の薄い資格を多数記載すると、かえって読みづらくなる場合があるため注意が必要です。

資格欄は、自分が客観的にどのようなスキルを持っているかを示す絶好の場となります。

応募先企業が求める人物像と結びつけながら、活かせる資格を厳選して記載することで、より好印象を与えられるでしょう。

自己PR

一般的に、職務経歴書で重要とされている項目は自己PRといわれています。

履歴書だけでは分からない、応募者の経験・スキル・強みを把握可能なためです。

その点を念頭に置き、自己PRでは自分がどのように企業の力になれるかをアピールします。

入社意欲・企業への理解度・相性などが感じられるような書き方の工夫がポイントです。

ぜひ採用して一緒に仕事したいと思ってもらえるような内容を織り込みましょう。

家業が気の見出しを付けたり、適度に開業したりして読みやすいレイアウトに仕上げます。

誤字脱字の確認はもちろん、難読漢字は使用しないように心掛けましょう。

志望動機

履歴書とは異なり、職務経歴書には志望動機を書かなくてもよいとされています。

しかし、自分の熱意や意欲を伝えるためにも、職務経歴書に志望動機を記載しておくことはおすすめです。

とくに退職理由を書く必要がある人は、退職理由から志望動機につなげることでポジティブな印象を持ってもらえるため、積極的に書いた方が良いでしょう。

また、志望動機を書く際は、自分のキャリアプランを応募先企業でどのように叶えられると感じているかに焦点を合わせて書くと、意欲的な態度が採用担当者に伝わります。

前職では叶えることが難しい、応募先企業ならではの事業内容・業務体制・企業理念に触れると説得力が増すため、事前の企業分析に時間をかけてみましょう。

また、文章の最後には「だからこそ、私の強みを生かして貴社に入りたいのです」と、自分を採用するメリットを上手に表現します。

職務要約

職務要約とは、学校卒業からこれまでの間に経験した職種の大まかなあらすじです。

どのような人生を歩んできたかを簡潔にまとめます。

詳細な職歴の情報が多い場合、多忙な採用担当者はしっかりと目を通すのが困難な場合が少なくありません。

そこで、職務経歴の冒頭に記載している職務要約を読むことで、自社が求める人物像に近いかどうかを判断しやすくなります。

職務要約の目的を正しく理解した上で、採用担当者の心をつかめるような魅力的な書き方を工夫しましょう。

なお、詳細な職務経歴は時系列でまとめる欄があるので、この項目では3~4行程度で簡潔にまとめるようにしましょう。

まとめ

職務経歴書の目的は、自分が応募先企業に貢献できる人材とアピールし、採用の判断材料にしてもらうことです。

原則、退職理由を書く必要はありません。

しかし、アピールに役立ったり、ネガティブなイメージを払いのけたりするのに有効な場合は、積極的に書くようにしましょう。

注意点として、採用に有利な情報を記載したいばかりに嘘をつくのはしてはいけないことです。

全体的に、前向きで意欲的な雰囲気が醸し出される職務経歴書に仕上げるよう、表現の仕方に注意を払いましょう。