アウトソーシングとは？人材派遣との違いからメリットやデメリットまでを徹底解説

ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）

ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）とは、企業のITに関する部分を委託することです。

つまり情報システムの業務を委託することになります。

昨今では、業務のデジタル化などが進み、よりITを用いて業務を行うようになりました。

とくに今後のビジネスの変化に柔軟に対応し、スピードに対応するためには、ITの活用は不可欠です。

しかしこの情報システム分野を苦手にしている企業は多く、情報システムに関わる部分をアウトソーシングして業務を効率化させたいというニーズは非常に高いです。

IT業務は専門的な知識が必要なケースも多く、ITOを活用することで自社でIT人材を育成する必要もなくなり、コスト削減にもつながります。

KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）

KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）とは、知的生産活動のアウトソーシングのことを指す言葉です。

業務に関わる情報の収集から分析などを行うのが主な内容です。

たとえばマーケティング戦略を考える際に、昨今ではビッグデータの活用やAIの活用などは欠かせなくなってきました。

その際に扱うデータとしては、購買データや消費者の詳細な行動データなどです。

こうしたデータを加工し、マーケティング戦略に落とし込むためには、高いスキルと専門的な知識が必要です。

日本ではこうしたデータを扱うデータサイエンティストなどの人材がまだまだ不足しており、自社で補えないケースも少なくありません。

そのためKPOを活用して、効率的なデータ活用を行い、自社の戦略に落とし込む企業が増えてきています。

アウトソーシングが求められる背景

アウトソーシングが急速にニーズを増やしている背景には、以下の2点が主な理由として考えられます。

• 人手不足への対応
• 経営の多角化

それぞれの理由について解説していきます。

人手不足への対応

日本では少子高齢化が進み、労働人口の減少が叫ばれています。

パーソル総合研究所の調査によれば、2030年には労働人口が6,429万人となり、労働需要が7,073万人であることから600万弱の人手不足が懸念されています。

企業側はこうした人手不足への対応を行う必要があり、今後も持続的な成長を続けていくためには、限られた人材を有効活用し、生産性を向上させ、市場における競争力を維持し続ける必要があります。

そのためには自社の人材リソースを、なるべくコア業務に集中させることが重要です。

そのためバックオフィスなどのノンコア業務は、アウトソーシングすることで人材リソースを割くことなく業務を進めていきたいというニーズが高まっています。

加えて人材不足のため、企業に属する従業員の業務負担も必然的に増えてきており、こうした負担を解消したいというニーズも高まっているため、アウトソーシングが求められるようになってきています。

経営の多角化

昨今のビジネスは日本国内向けに事業を行えば良いのではなく、よりグローバル展開を行わなければ、企業の存続が難しい局面に突入しています。

なぜなら国内の市場はすでに成熟しきっており、東南アジアなどの新興国が猛烈な発展を遂げているからです。

こうした背景から国内企業は新たな事業への投資ではなく、自社ブランドやノウハウなどを有効活用するビジネスモデルへシフトチェンジしてきています。

こうした事業の多角化を行うことで、経営におけるリスク分散を図ることが可能になります。

さらに多角化は限られた経営資源を有効活用するというニーズも生まれます。

こうしたニーズを満たすためには、業務の効率化が図れると共に、業務の質の担保できるアウトソーシングが最適です。

こうした経営の多角化によって、自社の経営を存続させるために、アウトソーシングへの需要が増えてきています。

アウトソーシングのメリット

アウトソーシングを活用することで、自社が得られるメリットは主に以下の4点です。

• コストの削減
• 自社リソースの有効活用
• 外部の知見やノウハウの活用
• 業務効率化の促進

それぞれのメリットについて具体的に解説していきます。

コストの削減

アウトソーシングを活用することで、委託している業務に関しては採用コストや毎月の給与、業務に関わる人材の育成コストなどが必要なくなります。

さらにアウトソーシングでは繁忙期のみ依頼するなど、柔軟な対応も可能なため、自社の予算に応じて依頼を行うなどが可能です。

こうした毎月の固定費がなくなり、企業の中で大部分を占める人件費に関しては不要になります。

日本の企業では年功序列制度が長らく用いられた結果、こうしたノンコア業務にも多くの人材が割り当てられ、決して安くはない給与を支払っている企業は多くあります。

時には、残業代が嵩んでしまう場合もあるでしょう。

こうした難易度の低い仕事をアウトソーシング化させ、自社で働いている人材はコア業務に集中させれば、自社全体のコスト削減が可能です。

さらに新卒で入社した社員教育もアウトソーシングすれば、自社内のリソースは必要なくなるため、コスト削減につながります。

こうした自社の状況に合わせてさまざまなコスト削減を達成できるのが、アウトソーシングの大きなメリットです。

自社のリソースの有効活用

アウトソーシングの需要が伸びている要因の一つが、従業員の業務を効率化させ、市場における競争力を維持することです。

そのためには、自社のリソースの有効活用が不可欠であると言えます。

自社が市場における競争力を維持するためには、自社のリソースをコア業務に集中させることが必要です。

しかし、企業の業務にはノンコア業務が必ず存在します。

こうしたノンコア業務に人材のリソースを割いてしまうと、コア業務を伸ばすことは不可能になってしまいます。

また、コア業務は自社の事業における核のため、人材を集中投入することで、難易度の高い仕事を分担でき、業務効率化や人材の育成にもつながります。

単純作業はアウトソーシングを行い、コア業務に集中できる環境を整えられるのがアウトソーシングのメリットの一つです。

外部の知見やノウハウの活用

アウトソーシングサービスは千差万別ですが、それぞれのサービスは強みを持っています。

たとえば給与計算業務などに強みを持っているアウトソーシングサービスは、給与計算業務に関する専門的な知識やノウハウを持っています。

そのため、自社で給与計算業務を行うよりも質が高く正確な業務を遂行してくれます。

とくに専門性の高い業務をアウトソーシングすると、顧客のニーズによって変化が起こってしまった業務についても、柔軟に対応してもらえます。

他にも新規事業を展開する際に、自社に事業に関するノウハウが足りない場合は、アウトソーシングを活用することで業務スキルの向上が図れます。

自社では持ちえない知見やノウハウを活かすことで、自社のさまざまな業務を発展させることが可能です。

業務効率化の促進

前述したようにアウトソーシングサービスが持っている強みを業務委託することで、自社が業務を行うよりも質が高く正確な業務を行なってくれます。

納期通りの納品なども行なってくれるため、業務効率化も十分に見込めます。

また、事業を拡大すると組織も拡大していきます。

その際は、新たにノンコア業務にリソースを割く必要が出てきますが、アウトソーシングを活用すれば、自社の組織を拡大することなく、十分なリソースを確保できます。

アウトソーシングを常に選択肢に入れることで、経営戦略の面からも多くのメリットがあり、組織のスリム化などにもつながります。

そのためあらゆる事業分野での業務効率化の促進が期待できます。

アウトソーシングのデメリット

アウトソーシングのデメリットとしては、以下の4点が主に挙げられます。

• 自社内にノウハウが蓄積されない
• 情報漏洩のリスクがある
• ガバナンスが弱くなる
• コストの最適化が難しい

それぞれのデメリットについて解説していきます。

自社内にノウハウが蓄積されない

自社の業務をアウトソーシングすることは、業務の効率化につながりますが、反面としてアウトソーシングした業務に関するノウハウが自社に蓄積されないというデメリットがあります。

たとえばITOを行なって、自社の情報システムに関わる業務をアウトソーシングすると、質の高い業務は担保されますが、アウトソーシングした業務に関しては自社が関わることはないため、将来的に自社でIT人材を育成して補いたいと考えていてもノウハウがないため、難しくなってしまいます。

解決策としては、新たに優秀なIT人材を確保する必要があります。

また、常にアウトソーシング先とのコミュニケーションを絶やさず、常に業務の状況がどのようになっているかを把握することも必要です。

情報漏洩のリスクがある

アウトソーシングに委託する際は、自社の情報を外部に渡すことになります。

そのため情報漏洩のリスクはどのアウトソーシング先に依頼したとしてもあるということがデメリットです。

もちろん情報漏洩の防止のためのルールを定めている企業がほとんどですが、アウトソーシング先の企業にサーバー攻撃などがあった場合に、情報が流出してしまう可能性はゼロではありません。

また情報保護に関するルールも自社とアウトソーシング先で異なる場合があります。

たとえば個人情報の管理について、自社で厳しいルールを設けていてもアウトソーシング先の企業はそこまで厳しいルールを設けていないなどです。

アウトソーシング先に依頼をする前は、セキュリティについての認識合わせをきちんとしておくことが大切です。

ガバナンスが弱くなる

ガバナンスとは、自社で業務の内容を監視し統制する仕組みのことです。

ガバナンスが健全に機能することで、健全な経営が行われていることを証明できます。

しかし、業務をアウトソーシングすることで、対象業務をガバナンスすることは難しくなってしまいます。

業務内容を適切に把握ができない、品質管理についての確認ができないなどのリスクがあります。

そのため、アウトソーシング先を選択する際には、きちんとコミュニケーションが頻繁に取ることができ、これまでの実績から信用度が高い企業を選択するなどが大切です。

アウトソーシング先に丸投げするのではなく、手を取り合って進めていくイメージです。

コストの最適化が難しい

業務の効率化やコア業務への人員集中に意識が行ってしまい、アウトソーシングをすることが目的化してしまうと、コスト削減できると思っていたものの、反対にコストがかかりすぎてしまうケースもあります。

アウトソーシングしたい業務を選定する際は、その業務をアウトソーシングすることで、どれくらいの業務効率が達成できるのか、どれくらいのコストをかけるとアウトソーシングできるのかなどを考え、費用対効果を見ていくことが大切です。

闇雲にアウトソーシングを行なってしまうと、コストが肥大化してしまうので注意が必要です。

アウトソーシングに適した業務領域

どのような業務をアウトソーシングすれば良いか悩んでいる場合は、以下の業務領域がアウトソーシングに適しているので、自社の課題や業務負担になっていないかを確認してみてください。

• 営業
• 人事労務
• 経理事務
• 情報システム
• コールセンター

営業

営業活動のアウトソーシングを活用する企業は多くなってきています。

営業のアウトソーシングは、テレアポ代行と営業代行の2つに大きく分かれます。

テレアポ代行は、文字通り自社でターゲットとしたい企業に対して電話をかけ、アポイントを獲得する業務を代行してくれます。

テレアポはリストの作成や実際に荷電する際に、多くの工数が必要になるため、アウトソーシングすることで、自社の営業リソースを本来の業務に集中できます。

また自社の営業活動を伸ばすために、営業代行を依頼する企業も多いです。

営業代行は自社の営業社員と同様に客先を訪問し、契約に至るまでをカバーしてくれます。

ベンチャー企業など、そもそも営業リソースが足りていない場合は有効活用できるでしょう。

人事労務

人事労務は、採用計画の立案から多くの応募者の書類管理、各応募者に対しての連絡など業務負担が大きい業務でもあります。

さらに人材を確保するためには、一定の経験も必要になるため、負担が担当者に集中してしまうケースも少なくありません。

人事労務では、採用業務をアウトソーシングする企業が増えてきています。

自社が確保したい人材像を共有し、アウトソーシング先に採用業務を委託することで、採用業務に関わる負担を軽減することが可能です。

一方できちんとコミュニケーションが取れていないと、理想の人材とは異なる人材を確保してしまうリスクもあります。

そのため、一次面接のみをアウトソーシングし、最終面接など最終決定の場面は自社で行うなどで対応しているケースも多くあります。

経理事務

経理事務などの業務はデータ入力など単純な作業が多くなってしまうのが、デメリットとして挙げられます。

経理業務などは専門的な知識が必要なケースもありますが、記帳業務などは専門的な知識は必要ないため、日々の取引の記録などをアウトソーシングすることで、担当者の負担を大きく軽減できます。

さらに専門的な人材を経理業務に配置している場合は、より経理の専門的な部分を任せることで業務負担を減らし、効率化につながっていきます。

また、経理業務などは繁忙期に多くの記帳業務などが発生するため、その期間だけスポットで対応してもらうなど企業の状況に合わせて柔軟な対応も可能です。

情報システム

情報システムなどIT領域は、IT人材の育成が追いついていない背景から、多くの企業でニーズの高い領域です。

近年ではITが急速な発展を遂げており、ITを活用しなければ、自社を持続的に発展させることは不可能と言っても過言ではありません。

従業員をIT人材として育成しようとしても、ノウハウを持っていない、そもそもの余裕がないなどの課題を抱えている企業は多いです。

こうした企業を対象に、情報システムに関連する業務をすべて請け負うアウトソーシングなどもあります。

また、開発などを行なっている企業でも、規模によっては人材が不足してしまうケースもあるでしょう。

そうした場合は、開発の企画のみを自社で補い、実際の開発を行う工程をアウトソーシングするなども行えます。

コールセンター

コールセンターを自社で用意する場合は、場所から人員、設備などあらゆるモノとコストがかかってしまいます。

そのためほとんどの企業がコールセンターを設置する際は、アウトソーシングを活用しています。

コールセンターに特化したアウトソーシングもあるため、自社でコールセンターを運営するよりも質の高い業務を行なってくれるでしょう。

コールセンターのコストを維持するには、大きな負担が自社にかかってしまうため、負担を軽減するためにもコールセンターの活用は最適です。

アウトソーシングを導入する前に確認すべきポイント

実際にアウトソーシングを導入する前には、以下の3点のポイントを確認しておくことが大切です。

• 現状の課題を把握する
• 業務の選別化を行う
• 導入の目的を固める

それぞれのポイントについて解説していきます。

現状の課題を把握する

繰り返しになりますが、アウトソーシングすることが目的になってはいけません。

自社でなぜアウトソーシングをするのか、アウトソーシングすることで自社にはどんなメリットがあるのかを確認しなければ、負担になっていない業務をアウトソーシングするなど本末転倒なことになってしまいます。

そのためアウトソーシングに依頼する前に、自社の課題を分析することが大切です。

リソースが足りていない業務範囲はどこか、コア業務に人材を集中するためにアウトソーシングできる業務はどこか、専門的な知識がないため効果が薄い業務はどこかなどです。

きちんと自社の現状と課題を把握することで、適切な業務にアウトソーシングを依頼することが可能になります。

業務の選別化を行う

現状の課題などを把握できたら、業務の選別を行なっていきます。

選別はコア業務とノンコア業務に振り分けています。

ノンコア業務は自社の利益には直結しておらず、定型業務となっており、誰が行なっても再現性の高い業務になります。

こうしたノンコア業務振り分けられた業務は、アウトソーシングすることで、コストの削減などにつながっていきます。

業務フローが固まっているものなどは、アウトソーシングに依頼した際もスムーズな対応が可能なため、積極的に検討してみても良いでしょう。

導入の目的を固める

アウトソーシングをすることで、自社がどのような姿になっていたいのか、どのような目標を達成したいかなど導入の目的を固めておくことも大切です。

明確な目的があれば、スムーズな依頼と人材の有効活用につながりますが、アレもコレも闇雲にアウトソーシングしてしまうと、デメリットが大きくなってしまいます。

なぜこの業務をアウトソーシングするのか、自社全体のどのような目標達成のためにアウトソーシングを行うかなどをきちんと固めてから、アウトソーシング先の選定に入りましょう。

まとめ

アウトソーシングを有効的に活用することで、自社の事業は大きく発展する可能性を秘めています。

業務効率化やコア業務への人材の集中、コスト削減に至るまであらゆるメリットを享受できます。

一方できちんとしたアウトソーシングの効果を受けるためには、明確な目的は必須になります。

なぜアウトソーシングを行うのかを明確にしながら、自社にとって本当にアウトソーシングが必要な業務に対してアウトソーシングをしてみてください。